Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA053

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger, organiser, coordonner et assurer le suivi des services administratifs, juridiques et techniques de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs opérationnels d'une manière efficiente, conformément aux objectifs stratégiques prédéfinis, ainsi qu'assurer un service d'excellente qualité aux clients internes/externes

 

Assister le directeur général de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'administration (de l'ensemble de la direction générale)

 

Finalités

En tant que

responsable

organiser et diriger les services administratifs, techniques et juridiques de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs opérationnels de ces services en exécution du plan managérial et accroître l'efficience de ce dernier

 

Exemples de tâches

• traduire, en concertation avec le directeur général, le plan stratégique en un plan opérationnel annuel et finaliser ce plan avec les différents responsables de service (collaborateurs directs)

• veiller à ce que ces plans soient traduits en objectifs concrets pour ces services (équipes) et en objectifs personnels pour les collaborateurs (directs)

• prendre les initiatives nécessaires pour que ces services (équipes) puissent accomplir leurs tâches d'une manière aussi optimale que possible

• veiller à l'organisation et au suivi de l'ensemble de ces services (planification, détermination de priorités, organisation de moments de concertation, etc.)

• organiser en temps utile, si nécessaire, une évaluation intermédiaire ainsi que procéder aux adaptations éventuellement souhaitables (rapport au directeur général, communication des points chauds, etc.)

 

En tant que

dirigeant

diriger, coordonner, superviser et guider les activités des responsables des différents services sous sa responsabilité

afin de

atteindre les objectifs opérationnels fixés

 

Exemples de tâches

• mettre en place et entretenir une structure organisationnelle adéquate (définir les normes internes, les règles et les procédures à respecter)

• piloter, motiver et évaluer les collaborateurs (directs), à savoir donner des directives, des responsabilités et des objectifs clairs à chaque responsable de service, par exemple, en tenant compte de leurs possibilités de développement

• répartir les activités et veiller à la coordination, de même qu'organiser et présider des réunions de l'équipe

• évaluer et assurer le suivi des résultats et procéder à des rectifications si nécessaire

• suivre personnellement les dossiers et projets spécifiques / importants

 

En tant que

coach

donner des avis et se charger de l'accompagnement et du développement des collaborateurs des différents services dont il est responsable

afin de

veiller à la motivation de ces agents dans l'accomplissement de leurs tâches et à l'amélioration constante du niveau de leurs prestations

 

Exemples de tâches

• accompagner chaque collaborateur (direct) en vue de la réalisation des objectifs fixés

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs (directs), identifier les points faibles de l'interlocuteur et les compétences à développer, accompagner chaque collaborateur (direct) dans sa progression ('feed-back' constructif), en tant que personne de confiance, de même que formuler des solutions pour les situations personnelles

• participer à l'évaluation des compétences des collaborateurs d'une manière à la fois correcte, objective et nuancée

• coordonner les activités de groupe

 

En tant que

assistant (premier collaborateur du directeur général)

assister le directeur général de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'administration (de la direction générale dans son ensemble)

 

Exemples de tâches

• remplacer le directeur général lorsque celui-ci est absent

• participer à l'établissement du plan stratégique (à long terme) et opérationnel (à court terme) de la direction générale

• mettre au point des propositions visant à améliorer la structure et le fonctionnement de la direction générale dans son ensemble

• contribuer à la conception de propositions stratégiques et d'avis

• vérifier tous les dossiers soumis à la signature du directeur général

 

En tant que

conseiller stratégique

donner des avis à la direction générale en ce qui concerne la matière spécifique, la structure organisationnelle et les processus

afin de

offrir à la direction générale la possibilité de formuler des objectifs stratégiques et de les atteindre

 

Exemples de tâches

• participer à la concertation en matière de structure organisationnelle et de procédures (réunions de l'équipe, groupes de travail, etc.)

• donner des avis à la direction générale dans des matières spécifiques (fonctionnement des services sous sa responsabilité, de la direction générale dans son ensemble, etc.)

• formuler des objectifs (qualitatifs et quantitatifs) et des priorités pour les services sous sa responsabilité (et pour l'ensemble de la direction générale)

• adapter les objectifs en fonction des nécessités, des objectifs centraux et des analyses de risques

• participer personnellement ou mandater des collaborateurs (directs) pour participer à des groupes de travail ou à des projets au niveau de l'Administration, du SPF, etc.

 

En tant que

conseiller interne

conseiller des collaborateurs dans des matières spécifiques et opérationnelles ainsi que veiller à la qualité de la communication et à l'harmonisation internes

afin de

faciliter le déroulement des opérations d'exécution et d'atteindre les objectifs fixés

 

Exemples de tâches

• se montrer disponible pour répondre en première instance à des questions spécifiques de nature opérationnelle

• informer les collaborateurs de l'état d'avancement et des développements (en ce qui concerne les missions, la politique stratégique, les processus de changement, etc.)

• aider les collaborateurs à résoudre les problèmes rencontrés dans des dossiers difficiles et délicats

 

En tant que

personne de contact / représentant du service

entretenir des relations tant internes qu'externes

afin de

propager la vision et les valeurs de l'organisation et du service, ainsi que garantir la qualité de la circulation des informations et l'adéquation de ces dernières aux besoins des usagers internes/externes

 

Exemples de tâches

• faire office de point de contact du service et être disponible à cet effet

• construire et entretenir un réseau de contacts, ainsi que maintenir des relations avec les partenaires

• veiller à donner un 'feed-back' systématique sur les services fournis

• participer à des séances de travail, des projets, etc.

• signaler tout élément pertinent dans le contexte du travail

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

transmettre des connaissances au sein du service

afin de

améliorer l'expertise et les possibilités de fonctionnement autonome des collègues et des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• développer et/ou participer au développement de banques de données de documentation, tenir à jour et collecter la documentation disponible (actualisation)

• faire le nécessaire pour que les connaissances relatives à la matière, aux méthodes et aux processus soient aisément disponibles (en donnant des avis, par exemple)

• veiller à l'application correcte de la réglementation et des procédures

• veiller à l'uniformité de la mise en oeuvre (matières spécifiques et opérationnelles)

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général

 

La fonction dirige : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.