Identificatie van de functie

Functiecode : DSA053

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het leiden, organiseren, coördineren en opvolgen van de administratieve, juridische en technische diensten van de directie-generaal (DG) Zelfstandigen

teneinde

op een efficiënte wijze de operationele doelstellingen te bereiken in overeenstemming met de vooropgestelde strategische doelstellingen, en een uitstekende dienstverlening aan de interne/externe klanten te verzekeren.

 

Het bijstaan van de directeur-generaal van de DG Zelfstandigen

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen van de administratie (DG in haar geheel) te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke

organiseren en leiden van de administratieve, technische en juridische diensten van de DG Zelfstandigen

teneinde

de operationele doelstellingen van deze diensten in uitvoering van het managementplan te realiseren en de efficiëntie ervan te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• in overleg met de directeur-generaal het vertalen van het strategisch plan in een jaarlijks operationeel plan en dit plan daarna verder uitwerken met de verschillende dienstverantwoordelijken (directe medewerkers)

• ervoor zorgen dat deze plannen worden vertaald in concrete doelstellingen voor deze diensten (teams) en in persoonlijke doelstellingen voor de (directe) medewerkers

• het nemen van de nodige initiatieven opdat deze diensten (teams) hun opdrachten zo optimaal mogelijk kunnen uitvoeren

• zorgen voor de organisatie en opvolging van deze diensten in hun geheel (het bepalen van de planning en prioriteiten, het organiseren van overlegmomenten, ...

• instaan voor een tijdige tussentijdse evaluatie en aanpassingen indien nodig (rapportering aan de directeur-generaal, het aangeven van knelpunten, ...

 

Als

leidinggevende

leiden, coördineren, superviseren en aansturen van de werkzaamheden van de dienstverantwoordelijken van de verschillende diensten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is

teneinde

de vastgelegde operationele doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het opzetten en onderhouden van een adequate organisatiestructuur (het opmaken van te volgen interne normen, regels en procedures)

• het sturen, motiveren en evalueren van de (directe) medewerkers (het geven van duidelijke richtlijnen, objectieven en verantwoordelijkheden aan elke dienstverantwoordelijke, ... met inbegrip van hun ontwikkelmogelijkheden

• het verdelen van de activiteiten en waken over de coördinatie; het beleggen en voorzitten van teamvergaderingen

• het opvolgen en evalueren van de resultaten en zonodig bijsturen

• het zelf opvolgen van specifieke/belangrijke dossiers en projecten

 

Als

coach

verschaffen van advies en instaan voor de begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers van de verschillende diensten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is

teneinde

ervoor te zorgen dat ze hun taken op een gemotiveerde wijze uitoefenen en dat hun prestaties op een hoger niveau worden gebracht.

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van elke (directe) medewerker naar de vastgestelde doelstellingen

• het voeren van individuele gesprekken met de (directe) medewerkers, het definiëren van de knelpunten en van de aanwezige en te ontwikkelen competenties, het begeleiden van elke (directe) medewerker in zijn/haar progressie (constructieve feedback), en als vertrouwenspersoon het formuleren van oplossingen voor persoonlijke situaties

• deelnemen aan de evaluatie van de competenties van anderen op een correcte, objectieve en genuanceerde wijze

• het coördineren van de groepsactiviteiten

 

Als

assistent (eerste medewerker van de directeur-generaal)

bijstaan van de directeur-generaal van de DG Zelfstandigen

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen van de administratie (DG in haar geheel) te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het vervangen van de directeur-generaal bij zijn/haar afwezigheid

• het mee opmaken van het strategisch (lange termijn) en operationeel (korte termijn) plan van de DG

• het uitwerken van voorstellen m.b.t. het verbeteren van de structuur en de werking van de DG in haar geheel

• bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en adviezen

• het nazien van alle dossiers die ter ondertekening van de directeur-generaal worden voorgelegd

 

Als

beleidsadviseur

verschaffen van adviezen aan de directie-generaal inzake de specifieke materie, de organisatiestructuur en processen

teneinde

de directie-generaal de mogelijkheid te bieden de strategische doelstellingen te formuleren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan overleg inzake de organisatiestructuur en processen (stafvergaderingen, werkgroepen, ...

• het verschaffen van adviezen aan de directie-generaal inzake specifieke materie (werking van de diensten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, de DG in haar geheel, ...

• het formuleren van doelstellingen (kwalitatief en kwantitatief) en prioriteiten voor de diensten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is (en voor de DG in haar geheel)

• het bijsturen van de doelstellingen in functie van de noodwendigheden en in functie van de centrale doelstellingen en risicoanalyses

• zelf participeren of het mandateren van (directe) medewerkers om te participeren aan werk- of projectgroepen op het niveau van de administratie, de FOD, ...

 

Als

intern raadgever/adviseur

geven van raad aan de medewerkers inzake specifieke en operationele materies en zorgen voor een goede interne communicatie en afstemming

teneinde

het verloop van de toegepaste verrichtingen te vergemakkelijken en de vastgelegde doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• zich beschikbaar tonen om in eerste instantie een antwoord te bieden op specifieke vragen van operationele aard

• het informeren van de medewerkers over de gang van zaken en ontwikkelingen (i.v.m. opdrachten, strategisch beleid, veranderingsprocessen, ...

• het helpen van de medewerkers bij het oplossen van moeilijke en delicate dossiers

 

Als

contactpersoon/vertegenwoordiger van de dienst

onderhouden van zowel interne als externe relaties

teneinde

de visie en waarden van de organisatie en de dienst uit te dragen en een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen ten aanzien van de interne/externe klanten

 

Voorbeelden van taken

• optreden en bereikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• het opbouwen en onderhouden van een netwerk van contacten, het onderhouden van relaties met partners

• zorgen voor systematische feedback over de geleverde diensten

• deelnemen aan werksessies, projecten, ...

• het signaleren van relevante zaken uit het werkveld

 

Als

kennisbeheerder

overdragen van de kennis binnen de dienst

teneinde

de expertise te verhogen en het autonoom handelen van de collega's en medewerkers te versterken

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van en/of meewerken aan documentatiegegevensbanken, het bijhouden/verzamelen van beschikbare documentatie (bijwerken, ...

• het ter beschikking stellen van de kennis over de materie, methodes en processen (het geven van adviezen, ...

• zorgen voor de correcte toepassing van de reglementering en de procedures

• het verzekeren van eenheid van toepassing inzake specifieke en operationele materies

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal

 

De functie leidt : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.