Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB004

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Soutenir le manager de ligne ou d'encadrement ainsi que les services qui le concernent quant aux responsabilités budgétaires, en faisant des propositions qui visent la partie du budget dont il est responsable, ainsi que motiver et commenter ces propositions

afin de

soutenir le gestionnaire principal du budget et le directeur d'encadrement dans l'élaboration et la justification du budget global du SPF Finances

 

Utiliser de manière optimale les crédits alloués, selon les règles budgétaires et d'engagement

afin de

parvenir à une exécution la plus efficace possible des parties du budget

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

analyser, interpréter, évaluer et corriger les propositions budgétaires déposées par ses services d'encadrement et de ligne, ainsi qu'élaborer un budget partiel consolidé

afin de

parvenir, pour ses services d'encadrement ou de ligne, à un budget le plus équilibré possible, de manière à pouvoir concrétiser au maximum les objectifs poursuivis par son entité, et mettre toutes les informations indispensables à la disposition du management

 

Exemples de tâches

• analyser les propositions budgétaires déposées

• comparer ces propositions aux objectifs de l'organisation

• justifier les moyens budgétaires demandés

 

En tant que

account manager

recueillir, motiver et justifier les propositions budgétaires initiales de son service d'encadrement ou de ligne, par le biais du chef d'équipe Budget, auprès du gestionnaire principal du budget et du directeur du service d'encadrement

afin de

défendre, de manière optimale, les intérêts du service d'encadrement ou de ligne qu'il représente et ce, en concertation continue avec le chef d'équipe Budget

 

Exemples de tâches

• justifier et argumenter les moyens budgétaires demandés

• évaluer ces propositions sur la base des paramètres imposés et commenter les anomalies possibles par rapport à des dépenses comparables d'années antérieures

• signaler de possibles écarts budgétaires et en discuter avec le chef d'équipe/gestionnaire principal du budget

• conseiller le service de ligne ou d'encadrement quant à l'impact budgétaire des décisions à prendre

• établir une relation de confiance et entretenir une communication structurelle avec le management de ligne ou d'encadrement qu'il représente budgétairement parlant

 

En tant que

collaborateur de projet

assister à des réunions de projet des services de ligne ou d'encadrement, afin de se faire une idée de la faisabilité budgétaire des projets proposés

afin de

interagir de manière proactive et adapter en temps opportun des projets impossibles à atteindre du point de vue financier

 

Exemples de tâches

• participer à diverses réunions budgétaires

• participer à des réunions de projet ayant un impact sur le budget de son service de ligne ou d'encadrement, afin de pouvoir évaluer correctement le coût, la faisabilité budgétaire du projet et le calendrier d'exécution

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

rédiger des rapports et des documents relatifs au budget et aux propositions budgétaires de son service de ligne ou d'encadrement, ainsi que collecter, intégrer et gérer toute information pertinente

afin de

fournir des informations correctes à toutes les parties intéressées

 

Exemples de tâches

• demander et intégrer des comptes rendus d'informations stratégiques et de décisions, relatives aux répercussions budgétaires de projets concernant son entité

• centraliser et exploiter des informations financières relatives à son organisation

• obtenir des informations de manière informelle et se concerter avec les gestionnaires de clientèle ('account managers') des autres services d'encadrement

 

En tant que

gestionnaire de données

recueillir toutes les informations indispensables à l'élaboration d'un budget partiel

afin de

parvenir à un budget aussi équilibré que possible de son service d'encadrement ou de ligne

 

Exemples de tâches

• recueillir des informations pertinentes auprès de diverses entités

• assurer le suivi périodique des paramètres qui traduisent la situation budgétaire de chaque entité

• assurer le traitement centralisé des informations budgétaires des entités

• comparer les données de comptabilité et de paiement aux moyens budgétaires accordés

 

En tant que

coordinateur

coordonner l'ensemble du cycle budgétaire (établir et adapter le budget, contrôler le budget, redistribuer les allocations de base) pour son service d'encadrement ou de ligne

afin de

pouvoir réaliser l'élaboration et le suivi du budget dans les limites de la planification imposée

 

Exemples de tâches

• collaborer à l'organisation/à la planification du cycle budgétaire

• veiller à ce que les dates butoir fixées soient respectées au sein de son organisation

• donner des séances d'informations ('briefing') à ses collaborateurs et correspondants quant aux directives budgétaires départementales

• organiser et coordonner la communication relative à des informations financières pertinentes au sein de l'organisation

 

En tant que

organisateur

organiser son propre travail et celui de ses collaborateurs en tenant compte des moyens disponibles et des priorités imposées

afin de

garantir l'exécution des activités dans le respect des délais fixés

 

Exemples de tâches

• estimer la pression de travail

• estimer les moyens disponibles

• répartir le travail entre ses collaborateurs

• donner un aperçu du travail effectué

• faciliter le processus décisionnel dans le cadre de la répartition des moyens budgétaires octroyés

 

En tant que

dirigeant

tenir son rôle de dirigeant vis-à-vis de ses collaborateurs

afin de

garantir un résultat de travail optimal de l'équipe

 

Exemples de tâches

• diriger et assurer le suivi des collaborateurs dans leurs tâches administratives

• veiller à l'exactitude et à la qualité du travail fourni

• familiariser les nouveaux collaborateurs avec le contexte spécifique de l'organisation et avec les outils de travail, et leur permettre ainsi de s'acquitter de leur tâche de manière réfléchie

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions, propositions	en tant que dossier	ad hoc
management	données chiffrées	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
services de ligne ou d'encadrement	demande d'ajustement	en tant que dossier	ad hoc
services de ligne ou d'encadrement	données chiffrées	par lettre, e-mail ...	quotidien
chef de l'équipe Budget	décisions	en tant que dossier	quotidien
gestionnaire principal du budget	directives	réunion, lettre, instructions	ad hoc
services de ligne ou d'encadrement	propositions comportant une implication budgétaire	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef de l'équipe Budget	questions écrites	en tant que dossier	mensuel
services de ligne ou d'encadrement	informations quant aux budgets disponibles et aux possibilités d'ajustement	en tant que dossier	mensuel
gestionnaire principal du budget	proposition budgétaire	en tant que dossier	ad hoc
gestionnaire principal du budget	besoins de crédits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
chef de l'équipe Budget	conseils écrits et oraux	contact personnel, dossier	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de l'équipe Budget

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propositions du budget partiel de son service de ligne ou d'encadrement

• propositions d'ajustement des allocations de base dans les limites du budget qui lui est accordé

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• approbation du budget partiel de son service de ligne ou d'encadrement

• approbation visant l'ajustement des allocations de base

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

dépend du service de ligne ou d'encadrement pour lequel il élabore le budget partiel

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• il exécute des missions multiples dans les limites des procédures et des directives clairement définies, conformément à un cadre réglementaire/légal dont il ne peut être dérogé que moyennant l'approbation du supérieur hiérarchique, mais au sein duquel la méthode de travail proprement dite peut être définie en fonction de la mission à réaliser

• directives en rapport avec l'élaboration et l'ajustement du budget

 

Quelles innovations

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.