Identificatie van de functie

Functiecode : DBB004

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het ondersteunen van de lijn- of stafmanager en de betrokken diensten in de budgettaire verantwoordelijkheden door voorstellen in te dienen voor de deelbegroting waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, en het motiveren en becommentariëren van deze voorstellen

teneinde

de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur te ondersteunen bij het opstellen en verdedigen van de globale begroting van de FOD Financiën.

 

De toegekende kredieten volgens de begrotings- en vastleggingsregels zo optimaal mogelijk aanwenden

teneinde

tot een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de deelbegroting te komen.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het analyseren, interpreteren, evalueren en corrigeren van de begrotingsvoorstellen die door de staf- of lijndiensten worden ingediend, en de opmaak van een geconsolideerde deelbegroting

teneinde

tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor zijn/haar staf- of lijndienst, zodat de beoogde doelstellingen van zijn entiteit maximaal verwezenlijkt kunnen worden, en alle nodige informatie aan het management ter beschikking te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de ingediende budgettaire voorstellen

• het toetsen van deze voorstellen aan de doelstellingen van de organisatie

• het verantwoorden van de gevraagde begrotingsmiddelen

 

Als

account manager

het capteren, motiveren en verantwoorden van de initiële begrotingsvoorstellen van zijn/haar staf- of lijndienst via de teamchef begroting bij de hoofdbudgethouder en de stafdirecteur

teneinde

de belangen van de stafdienst of lijndienst die hij/zij vertegenwoordigt optimaal te verdedigen in continu overleg met de teamchef begroting

 

Voorbeelden van taken

• het verantwoorden en argumenteren van de gevraagde begrotingsmiddelen

• het evalueren van deze voorstellen op basis van de opgelegde parameters en het becommentariëren van de mogelijke afwijkingen t.o.v. vergelijkbare uitgaven van vorige jaren

• het signaleren van mogelijke budgettaire ontsporingen en deze bespreken met de teamchef/hoofdbudgethouder

• het adviseren van de lijn- of stafdienst bij de te nemen beslissingen omtrent de budgettaire impact

• het opbouwen van een vertrouwensrelatie en het verzorgen van de structurele communicatie met de lijn- of stafmanager die hij/zij vertegenwoordigt op budgettair vlak

 

Als

projectmedewerker

het bijwonen van projectvergaderingen van de lijn- of stafdiensten om een inzicht te verschaffen in de budgettaire haalbaarheid van de voorgestelde projecten

teneinde

proactief te interageren en financieel onhaalbare projecten tijdig bij te sturen.

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan diverse begrotingsvergaderingen

• deelnemen aan projectvergaderingen met een impact op het budget van zijn/haar lijn- of stafdienst, teneinde de kostprijs, de budgettaire haalbaarheid van het project en de uitvoeringskalender juist te kunnen beoordelen

 

Als

kennisbeheerder

het opstellen van verslagen en documenten betreffende de begroting en begrotingsvoorstellen van zijn/haar lijn- of stafdienst, evenals het verzamelen, integreren en beheren van alle relevante informatie

teneinde

alle betrokken partijen correcte informatie te verschaffen.

 

Voorbeelden van taken

• het opvragen en integreren van notulen van beleidsinformatie en beslissingen i.v.m. een budgettaire weerslag op projecten die de entiteit aanbelangen

• het centraliseren en exploiteren van de betrokken financiële informatie van de organisatie

• op informele wijze informatie bekomen en overleg plegen met de account managers van de andere stafdiensten

 

Als

gegevensbeheerder

het inzamelen van alle informatie die nodig is voor het opstellen van een deelbegroting

teneinde

tot een zo evenwichtig mogelijke begroting te komen voor de staf- of lijndienst.

 

Voorbeelden van taken

• het opvragen van relevante informatie bij de diverse entiteiten

• het periodiek opvolgen van de parameters die de budgettaire situatie van elke entiteit weergeven

• de centrale verwerking van de budgettaire informatie van de entiteiten

• het toetsen van de boekhoud- en betalingsgegevens met de toegekende begrotingsmiddelen

 

Als

coördinator

het coördineren van de hele begrotingscyclus (opmaak en aanpassingen van de begroting, begrotingscontrole, herverdelingen van basisallocaties) voor de lijn- of stafdienst

teneinde

het opstellen en het opvolgen van de begroting binnen de opgelegde planning te kunnen realiseren

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de organisatie/planning van de begrotingscyclus

• ervoor zorgen dat de vooropgestelde deadlines worden nageleefd binnen de organisatie

• het briefen van de departementale begrotingsrichtlijnen aan de medewerkers en de correspondenten

• het organiseren en coördineren van de communicatie aangaande financieel relevante informatie binnen de organisatie

 

Als

organisator

het organiseren van het eigen werk en dat van de medewerkers, rekening houdend met de beschikbare middelen en de opgelegde prioriteiten

teneinde

de uitvoering van de werkzaamheden binnen de gestelde termijnen te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het beoordelen van de werkdruk

• het beoordelen van de beschikbare middelen

• het verdelen van het werk onder de medewerkers

• het geven van een overzicht van het uitgevoerde werk

• het faciliteren van het beslissingsproces in het kader van de verdeling van de toegekende budgettaire middelen

 

Als

leidinggevende

optreden als leidinggevende voor de medewerkers

teneinde

een optimaal werkresultaat van het team te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het aansturen en opvolgen van de medewerkers inzake hun administratieve taken

• waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk

• het vertrouwd maken van nieuwe medewerkers met de specifieke context van de organisatie en met de werkinstrumenten en hen zo in staat stellen om hun werk doordacht uit te oefenen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen, voorstellen	als dossier	ad hoc
management	wetgeving, vragen, advies	per brief, e-mail ...	wekelijks
lijn- of stafdiensten	vragen tot herschikking budgetten	als dossier	ad hoc
lijn- of stafdiensten	wetgeving, vragen, advies	per brief, e-mail ...	dagelijks
teamchef begroting	beslissingen	als dossier	dagelijks
hoofdbudgethouder	richtlijnen	vergadering, brief, instructie ...	ad hoc
lijn- of stafdiensten	voorstellen met een budgettaire weerslag	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
teamchef begroting	questions écrites	als dossier	maandelijks
lijn- of stafdiensten	informatie met de beschikbare budgetten en mogelijkheden tot herschikking	als dossier	maandelijks
hoofdbudgethouder	begrotingsvoorstel	als dossier	ad hoc
hoofdbudgethouder	kredietbehoeften	per brief, e-mail ...	ad hoc
teamchef begroting	schriftelijke en mondelinge adviezen	persoonlijk contact, dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

teamchef Begroting

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• voorstel van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst

• voorstel tot herschikking van de basisallocaties binnen het toegekende budget

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• goedkeuring van de deelbegroting van de lijn- of stafdienst

• goedkeuring tot herschikking van basisallocaties

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

afhankelijk van de staf- of lijndienst voor wie hij de deelbegroting opstelt

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Handelt bij het uitvoeren van meervoudige opdrachten binnen duidelijke procedures en richtlijnen conform een reglementair/wettelijk kader, waarvan enkel kan worden afgeweken mits goedkeuring van de hiërarchische overste maar waarbinnen de werkwijze zelf kan bepaald worden in functie van de te realiseren opdracht 

• richtlijnen in verband met de opmaak en de aanpassing van de begroting

 

Welke vernieuwingen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.