Attaché gestion des contrats (M/F/X)

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB013

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Assurer le suivi de la réglementation concernant les marchés publics et les finances publiques

afin de

surveiller l'application correcte de cette matière dans le suivi financier et administratif des programmes de R&D (Recherche et développement).

Finalités

En tant que

gestionnaire de contrat

apporter son soutien dans la préparation des contrats et apporter son aide dans le déroulement des marchés publics

afin de

harmoniser les règles administratives et financières en matière de contrats de recherche

Exemples de tâches

apporter son aide dans la rédaction d'un contrat-type et d'annexe-type

relire les nouveaux contrats et leurs annexes, contrôler et parapher le tableau budgétaire

participer à la rédaction d'un cahier des charges, ou le rédiger soi-même, pour un marché public, veiller à une publication correcte et fournir son soutien lors de la sélection

établir des estimations pluriannuelles pour les programmes de recherche lors de l'établissement du budget et lors du contrôle budgétaire

entretenir des contacts avec les instances compétentes (p.ex.: inspecteur des finances, etc.)

En tant que

gestionnaire de contrat

assurer le suivi des aspects financiers et administratifs des contrats de R&D

afin de

permettre aux ayants-droit de percevoir les montants qui leur sont dus au moment exact et que les objectifs budgétaires soient atteints

Exemples de tâches

traiter les demandes d'engagement de crédits

tenir à jour un classement par contrat, rédiger la correspondance

tenir à jour les tableaux pour la gestion financière des contrats, introduire les données

traiter les demandes d'avances et les dossiers de créances

traiter les demandes d'adaptations budgétaires, établir les annexes aux contrats

En tant que

contrôleur

contrôler les dépenses de recherche

afin de

vérifier si les moyens accordés sont utilisés correctement

Exemples de tâches

contrôler des pièces justificatives

vérifier si la réglementation et les prescriptions contractuelles sont appliquées correctement

dépister des problèmes et d'éventuelles erreurs commises dans le dossier

contrôler la concordance entre les données des Sections Budget et Comptabilité avec ses propres données

En tant que

conseiller

fournir une réponse aux questions de tiers et des gestionnaires de programmes, et donner des conseils techniques dans les affaires financières et budgétaires

afin de

faire usage de son expertise et la transmettre

Exemples de tâches

conseiller les gestionnaires de programmes dans les affaires financières et budgétaires

informer et conseiller les ayants-droit (p.ex. en ce qui concerne les paiements, etc.)

donner des avis, formuler une proposition pour des dossiers qui traitent un problème spécifique

participer à des groupes de travail interne

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir au courant de la jurisprudence, de la législation et des règles budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics et les arrêtés ministériels

afin de

fournir des informations pertinentes et adéquates

Exemples de tâches

assurer le suivi de la législation et de la réglementation

suivre l'évolution de l'informatique dans le secteur

s'autoformer, lire la littérature spécialisée

participer à des formations spécifiques et des séminaires

fournir des informations aux personnes concernées

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

responsable gestionnaire de contrat

législation, décisions

presse, note, e-mail, réunions

quotidien

gestionnaires de programme

décisions

contact pesronnel, e-mail

quotidien

promoteurs

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

services financier ESF

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

services financier universités

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin. centres de recherche

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin. bureaux d'étude

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

section comptabilité

questions orales

contact personnel

quotidien

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

gestionnaires de program.

avis orales, légistlation

contact personnel

quotidien

promoteurs

avis orale, écrite, décisions