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Conseiller coordination - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA007
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Guider, coordonner et encadrer un certain nombre de services faisant partie du service de coordination et d'appui du SPF
afin de
conserver un aperçu du fonctionnement de ces services et de les faire fonctionner aussi efficacement que possible
Conseiller directement, assister, représenter et aider le président du comité de direction
afin de
faciliter la tâche de ce dernier et de lui assurer, là où cela s'avère nécessaire, une intervention coordonnée du département, tant au niveau interne qu'au niveau externe
Finalités
En tant quedirigeant et coach / conseiller politique
- intervenir pour le (les chefs de service du) service social, le service logistique, le secrétariat permanent de la commission des plaintes des habitants des centres fermés et de la commission de régularisation pour le séjour des étrangers au sein du Royaume
afin de
- permettre à ces services de fonctionner de manière optimale
Exemples de tâches
- veiller à ce que les dossiers soumis au président soient en ordre, tant au niveau politique qu'au niveau du contenu
- donner des avis sur les dossiers problématiques
- contribuer à fournir une politique optimale par la concrétisation des lignes politiques du plan de management du président dans les matières concernées
- agir en tant que relais entre ces services et le président
En tant que
secrétaire du comité de direction
- veiller à assurer le secrétariat des réunions du comité de direction
afin de
- assurer le fonctionnement efficace du comité de direction
Exemples de tâches
- préparer les réunions, consulter les personnes de contact, proposer l'ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à l'exécution de décisions déterminées
- agir en tant que personne de contact pour les membres du comité de direction
En tant que
coordinateur
- veiller au traitement coordonné des dossiers administratifs qui concernent deux ou plusieurs directions générales ou services du SPF
afin de
- éviter que ces dossiers soient traités de manière incorrecte ou incomplète
Exemples de tâches
- prospecter et contacter les personnes ou les services éventuellement compétents
- donner des directives et demander des informations
- respecter les délais
- traiter les dossiers / la correspondance de manière coordonnée
En tant que
représentant du département ou du président
- assurer la participation du département au sein de certains organes
afin de
- permettre le bon fonctionnement de ces organes
Exemples de tâches
- présider l'organe consultatif spécial qui émet des avis sur les demandes d'aide financière de la part des membres du personnel du département
- préparer, assister et assurer le suivi des réunions mensuelles de la conférence des gouverneurs de province
- assurer le rôle de suppléant au sein de la commission pour le traitement des plaintes des habitants des centres fermés
- présider le comité consultatif en matière de refus d'octroi de congé de vacances aux membres de la police intégrée
- agir en tant que représentant du département au sein de la commission interdépartementale de développement durable
En tant que
coordinateur / médiateur
- faire office de point de contact unique au sein du service central des plaintes du président
afin de
- faire traiter les plaintes formulées par les membres du département ou par des tiers
Exemples de tâches
- assurer le transfert des plaintes reçues par l'intermédiaire de l'adresse électronique prévue spécialement à cet effet
- assurer le suivi de ces plaintes
- assurer une médiation là où cela s'avère nécessaire
- estimer l'impact éventuel au niveau de la politique du département
En tant que
personne de confiance
- assister le président lors du traitement de dossiers très spécifiques et/ou confidentiels
afin de
- finaliser ces dossiers de la manière la plus rapide et la plus efficace possible
Exemples de tâches
- assister le président lors des entretiens de sollicitation pour des fonctions de management
- assister le président lors de l'audition des membres du personnel concernés par des dossiers contestés ou délicats
- agir en tant que relais entre le président et les membres du personnel ou des personnes externes
En tant que
vérificateur
- contrôler, au nom du président, les dossiers que les directions générales et les services d'encadrement transmettent au ministre par l'intermédiaire du président
afin de
- veiller à ce que les dossiers soumis au ministre soient bien traités au niveau de la qualité
Exemples de tâches
- contrôler des dossiers quant à l'aspect politique et formel
- informer le président de dysfonctionnements éventuels
- assurer la délégation de paraphe au nom du président
En tant que
chef de projet
- aider à la réalisation d'un projet de modernisation ('business process reengineering')
afin de
- mener ce projet à bonne fin
Exemples de tâches
- organiser des réunions
- encadrer des collaborateurs
- assurer le suivi et la communication
- receuillir des informations
Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction du SPF Intérieur
La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.