Identificatie van de functie

Functiecode : DSA007

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het leiden, coördineren en coachen van een aantal diensten die behoren tot de coördinatie- en ondersteuningsdienst van de FOD

teneinde

het overzicht te behouden op de werking van deze diensten en ze zo vlot mogelijk te laten functioneren.

 

Het rechtstreeks adviseren, assisteren, vertegenwoordigen en bijstaan van de voorzitter van het directiecomité

teneinde

de taak van de voorzitter te faciliteren, en deze - waar nodig - een gecoördineerd optreden van het departement, intern en extern, te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende en coach enerzijds en beleidsadviseur anderzijds

fungeren voor de (hoofden van) sociale dienst, de logistieke dienst, het permanent secretariaat van de klachtencommissie van de inwoners van gesloten centra en van de regularisatiecomissie voor het verblijf van vreemdelingen in het rijk

teneinde

deze diensten optimaal te laten werken

 

Voorbeelden van taken

• erover waken dat dossiers die aan de voorzitter worden voorgelegd inhoudelijk en beleidsmatig in orde zijn

• adviseren over probleemdossiers

• bijdragen tot een optimaal beleid door het concretiseren van de beleidslijnen van het managementplan van de voorzitter in de betreffende materies

• instaan als bemiddelaar tussen deze diensten en de voorzitter

 

Als

secretaris van het directiecomité

zorgen voor het secretariaat van de vergaderingen van het directiecomité

teneinde

de efficiënte werking van het directiecomité te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de vergaderingen, het consulteren van contactpersonen, het voorstellen van de agenda, het opmaken van notulen, erover waken dat bepaalde beslissingen worden uitgevoerd

• fungeren als contactpersoon en aanspreekpunt voor de leden van het directiecomité

 

Als

coördinator

zorgen voor de gecoördineerde behandeling van administratieve dossiers bij dewelke 2 of meer algemene directies of diensten van de FOD betrokken zijn

teneinde

te vermijden dat dergelijke dossiers verkeerd of onvolledig worden afgehandeld

 

Voorbeelden van taken

• het prospecteren en contacteren van mogelijk bevoegde diensten of personen

• het geven van richtlijnen, het opvragen van informatie

• het (doen) respecteren van deadlines

• het (doen) afhandelen van dossiers/ briefwisseling op een gecoördonneerde manier

 

Als

vertegenwoordiger van het departement of de voorzitter

het verzekeren van de deelname van het departement in een aantal organen

teneinde

deze organen vlot te laten werken

 

Voorbeelden van taken

• het voorzitten van het sociaal adviescomité dat advies uitbrengt over de aanvragen tot financiële steun van personeelsleden van het departement

• het voorbereiden, bijwonen en opvolgen van de maandelijkse vergaderingen van de conferentie van provinciegouverneurs

• zetelen als plaatsvervangend lid in de commissie voor de behandeling van de klachten van de inwoners van gesloten centra

• het voorzitten van het raadgevend orgaan inzake weigering van vakantieverlof aan leden van de geïntegreerde politie

• het vertegenwoordigen van het departement in de interdepartementale raad voor duurzame ontwikkeling

 

Als

coördinator/bemiddelaar

fungeren als enig aanspreekpunt van de centrale klachtendienst van de voorzitter

teneinde

de klachten van personeelsleden van het departement of van derden te (laten) behandelen

 

Voorbeelden van taken

• het doorsturen van de ontvangen klachten naar het specifiek daarvoor bestemde e-mailadres

• het verzekeren van de opvolging van de klachten

• bemiddelen waar nodig

• evaluatie: het inschatten van de mogelijke impact op het beleid van het departement

 

Als

vertrouwenspersoon

het bijstaan van de voorzitter bij de behandeling van zeer specifieke en/of vertrouwelijke dossiers

teneinde

deze dossiers op de meest efficiënte en snelle manier tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van de voorzitter bij sollicitatiegesprekken voor managementfuncties

• het begeleiden van de voorzitter bij verhoren van personeelsleden die betrokken zijn bij betwiste of delicate dossiers

• fungeren als bemiddelaar tussen voorzitter en personeelsleden of externen

 

Als

verificateur

in naam van de voorzitter het controleren van de dossiers die de algemene directies en de stafdiensten via de voorzitter aan de minister toesturen

teneinde

te verzekeren dat de minister kwalitatief goed behandelde dossiers in handen krijgt

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van dossiers op vormelijke en beleidsmatige aspecten

• het informeren van de voorzitter over eventuele disfuncties

• paraferingsdelegatie in naam van de voorzitter

 

Als

projectleider

het helpen verwezenlijken van een moderniseringsproject (BPR (business process reengineering))

teneinde

dit project tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van vergaderingen

• het coachen van de medewerkers

• het verzekeren van de opvolging en de communicatie

• het verzamelen van informatie

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité van de FOD Binnenlandse Zaken

 

De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.