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Attaché secrétariat conseil d'administration (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA034
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Exercer la fonction de greffier auprès des chambres de conciliation francophone et néerlandophone
afin de
apprécier la recevabilité des plaintes et constituer des dossiers relatifs à ces dernières pour expertise
Mettre sur pied et organiser le greffe de la Commission de conciliation-construction
afin de
recruter et former des experts de par l'organisation de séances de formation
Diffuser et promouvoir l'action de la Commission de conciliation-construction
afin de
informer tous les publics de la structure et de l'action de la Commission et ce, sous une forme scientifique ou vulgarisée
Finalités
En tant queorganisateur
- assurer l'organisation des chambres de conciliation dans le cadre du traitement des dossiers de plaintes
afin de
- désigner un expert (architecte, entrepreneur, ingénieur) parmi les 320 experts reconnus par la Commission
Exemples de tâches
- déterminer la recevabilité de la plainte (plaintes techniques concernant la construction dans lesquelles intervient au moins un particulier)
- fixer une date d'audience et y convoquer les parties
- préparer la feuille d'audience et la liste d'experts potentiels
- désigner l'expert en fonction de sa spécialité
- envoyer la décision aux parties
En tant que
greffier
- assister à l'expertise sur le terrain (5 à 6 par mois)
afin de
- s'assurer du caractère contradictoire de la procédure et des délais prévus
Exemples de tâches
- inviter les parties et l'expert à respecter les délais stricts prévus par le règlement
- communiquer aux parties toute nouvelle pièce à joindre au dossier
- organiser l'intervention de la chambre compétente à tout moment de l'expertise
- recevoir les procès-verbaux de conciliation et le rapport définitif, et en faire rapport aux membres du Conseil d'administration
- afin de
afin de
- tâches possibles
Exemples de tâches
- signer des factures pour accord de paiement
- constituer une bibliothèque spécialisée et mise à jour
- afin de
afin de
- tâches possibles
Exemples de tâches
- répondre à la correspondance
- répondre aux courriers électroniques
- afin de
afin de
- tâches possibles
Exemples de tâches
- lancer des appels d'offres aux sociétés spécialisées dans l'organisation de tels événements
- assurer la coordination du projet avec la firme choisie, en collaboration avec les membres du Conseil d'administration
- assurer la médiation entre la firme, l'administration centrale et les membres du Conseil d'administration, de même que leur communiquer tout changement de décision relatif aux financements ou autres
- afin de
afin de
- tâches possibles
Exemples de tâches
- se charger de la collaboration avec la firme choisie, prendre des décisions de dernière minute (ex. : organisation pratique, matériels, changement de salle pour la conférence de presse) et veiller à la mise en oeuvre des décisions prises
- organiser la conférence de presse, se charger des fardes de presse, des contacts avec les journalistes, etc.
- répondre à toutes les questions du public grâce aux contacts directs et informels
- rédiger et diffuser un publi-reportage dans les médias spécialisés et la presse
En tant que
gestionnaire de données
- recueillir des informations chiffrées (telles que le nombre de dossiers, le nombre de contacts, la profession des experts, le pourcentage de réussite des conciliations)
afin de
- évaluer le travail de la Commission
Exemples de tâches
- effectuer une évaluation chiffrée des dossiers
- se charger des extrapolations et des statistiques
- rédiger un rapport annuel
- communiquer le rapport aux membres du Conseil d'administration et le leur faire approuver
En tant que
gestionnaire de dossiers
- constituer la liste des experts à laquelle la Commission a recours
afin de
- proposer des experts spécialisés lors des procédures de conciliation
Exemples de tâches
- examiner des candidatures d'experts (vérifier le respect des critères, ex. : être ingénieur, architecte ou entrepreneur, avoir 10 ans d'expérience, etc.)
- organiser la formation des experts, donnée par les membres de la Commission concernant la procédure de conciliation
- constituer la liste des experts (environ 320)
- évaluer l'expert et le travail accompli (respect des coûts et des délais, résultats de conciliation)
Positionnement
La fonction est dirigée par
président du Conseil d'administration
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.