Identificatie van de functie

Functiecode : IBB014

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Ontwikkelen, implementeren en beheren van een geïntegreerd systeem voor beheerscontrole

teneinde

de (financiële / economische) beheerscontrole van alle processen in de overheidsorganisatie mogelijk te maken.

 

Aanleveren van financiële informatie aan het management

teneinde

het management toe te laten de werking van de overheidsinstelling op financieel vlak te evalueren en beslissingen te nemen voor de optimalisering van processen en werkingskosten.

 

Resultaatgebieden

Als

ontwikkelaar

evalueren en bijsturen van de bestaande instrumenten voor beheerscontrole en ontwikkelen van nieuwe instrumenten (boordtabellen, risicoanalyse, enz.)

teneinde

de overheidsinstelling via aangepaste instrumenten voor beheerscontrole in staat te stellen tal van (kwantitatieve) parameters op te volgen en de kostenbeheersing te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• het management en de entiteiten bevragen omtrent de opties en prioriteiten

• nagaan van de aanwezigheid, de werking en de resultaten van de bestaande beheerssystemen

• consistentie creëren in de parameters en de meetwijzen van de bestaande beheerssystemen

• uitwerken van nieuwe beheersinstrumenten, vaak ondersteund door externe consultants, meestal gebaseerd op (buiten de overheidsinstelling) gekende systemen (balanced scorecards, analytische boekhouding, enz.): dit is vooral parametriseren van deze systemen (indicatoren definiëren) in functie van de concrete situatie en de gewenste prioriteiten

• opmaken van een rapport/dossier als voorstel voor het management

 

Als

projectleider

implementeren van nieuwe beheersinstrumenten (bv. FEDCOM, prestatiebudget, analytische boekhouding, balanced scorecards, systeem voor interne controle, integriteitsbewaking, managementplannen, procedurehandboeken, enz.) in de overheidsinstelling, of aanbrengen van structurele verbeteringen aan de bestaande systemen

teneinde

een coherente opvolging van diverse beheersparameters over de ganse overheidsinstelling mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een plan van aanpak (doelstelling, stappen, meetpunten, tijdsplanning, de nodige middelen in termen van geld, tijd en mensen)

• dit plan van aanpak verdedigen bij het management

• coördineren, faciliteren en stimuleren van het projectteam, bestaande uit enkele mensen uit de diverse betrokken diensten en eventueel consultants

• opvolgen van de tijdsplanning en de (tussentijdse) resultaten, en desgevallend bijsturen van de planning en/of werkwijze

• periodiek rapporteren over de werkzaamheden en de resultaten aan het management

 

Als

systeembeheerder

permanent opvolgen van de werking (het gemak, de nauwkeurigheid, enz.) en het gebruik van het beheerssysteem

teneinde

ervoor te zorgen dat het beheerssysteem optimaal functioneert en de gevraagde beheersparameters op de voorziene wijze worden aangeleverd

 

Voorbeelden van taken

• periodieke controle op het aanleveren van gegevens, en op de verzamelwijze van deze gegevens (eventueel ter plaatse)

• kritische evaluatie van de bruikbaarheid, de effectiviteit en de opportuniteit van de beheersinstrumenten en de gemeten parameters

 

Als

analist

verzamelen, verwerken en rapporteren van alle gemeten beheersparameters

teneinde

het management te voorzien van de nodige beheersinformatie om de kernprocessen te optimaliseren en een betere kostenbeheersing te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de gemeten parameters, met aandacht voor het realiteitsgehalte ervan

• detecteren van anomalieën, trends, enz., inzake kostenstructuren en andere beheersmatige gegevens

• formuleren van aanbevelingen ter optimalisering van de beheersprocessen (geen inhoudelijke aanbevelingen: dit is de verantwoordelijkheid van de entiteit)

• rapporteren van bevindingen en aanbevelingen aan het management

 

Als

beleidsadviseur

adviseren van het centrale en decentrale management inzake beheerscontrole

teneinde

het management te ondersteunen bij het verzamelen en aanwenden van de beheersinformatie

 

Voorbeelden van taken

• het directiecomité adviseren omtrent de mogelijkheid tot en het nut van het opvolgen van bepaalde beheersgegevens enerzijds en omtrent de gebruikte manier om een beheerssysteem in te voeren

• de verschillende entiteiten (directeurs-generaal, diensthoofden, projectverantwoordelijken, enz.) adviseren bij de implementatie en het gebruik van een beheerssysteem

 

Als

onderzoeker

opzoeken en onderzoeken van (bij andere overheden) bestaande systemen voor beheerscontrole

teneinde

de eigen kennis van systemen te kunnen aanwenden bij de ontwikkeling van een beheerssysteem

 

Voorbeelden van taken

• benchmarken

• raadplegen van vakliteratuur

• contacten uitbouwen met andere overheden

 

Als

vertegenwoordiger

uitdragen van de visie op beheerscontrole als verbeterinstrument

teneinde

te overtuigen en zo een draagvlak te creëren dat nodig is om tot een zinvolle gegevensopvolging te komen

 

Voorbeelden van taken

• houden van workshops in de entiteiten, met het management en/of de gegevensverzamelaars, om inzicht in (de noodzaak van) beheersopvolging te bewerkstelligen

• aanleveren van informatie over het eigen of andere beheerssystemen aan het management en de gebruikers, door de verspreiding van schriftelijke informatie of mondelinge toelichting

• deelnemen aan werkgroepen binnen en buiten de overheidsinstelling rond beheerscontrole en verbeterprojecten

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur van de stafdienst B&B of hoofd beheerscontrole

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.