Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB002

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Etre la personne de référence, tant vis-à-vis des collaborateurs que des clients du service, pour toute problématique relative au budget, au contrôle de la gestion, au contrôle interne, aux contrats de gestion

afin de

d’assister, sur la base de son expertise, le gouvernement fédéral et plus particulièrement le ministre du Budget dans l'élaboration, l'exécution et le contrôle de l'exécution de la politique budgétaire.

 

Piloter et seconder en termes de contenu, sur la base de son expertise, les activités des collaborateurs junior et senior en matière de budget, contrôle de gestion, contrôle interne, contrats de gestion, etc.

afin de

offrir aux autres organismes publics, les services optimaux leur permettant d'affecter leurs moyens budgétaires à la réalisation de leurs objectifs, de la manière la plus efficace, efficiente et économe.

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

assister le Ministre du Budget, les membres du gouvernement et les présidents des SPF dans les domaines de la conception et de la concrétisation de la stratégie budgétaire et du contrôle de la gestion en ce qui concerne le fonctionnement du secteur public, en focalisant sur une gestion optimale des moyens rares,

afin de

aboutir à un fonctionnement coordonné entre les différentes institutions publiques et au sein de chacune d’elles et de réaliser ainsi les objectifs du gouvernement et du Parlement de la façon la plus efficace, efficiente et économe possible.

 

Exemples de tâches

• Conseiller le Ministre du Budget, principalement via des avis écrits, en particulier sur le plan du contrôle administratif et budgétaire et dans la préparation des discussions budgétaires au Parlement.

• Conseiller les Ministres, le Président des comités de direction et le Directeur général Assistance à l'élaboration du budget, aussi bien oralement (pendant les réunions) que par écrit, dans les négociations concernant les questions budgétaires.

• Conseiller les cellules stratégiques et les services d'encadrement B&CG de chaque SPF, SPP et OIP (Organismes d'intérêt public), aussi bien oralement (pendant les réunions, au téléphone) que par écrit (lettre, mail).

• Donner des avis, aussi bien oralement (pendant les réunions, au téléphone) que par écrit (lettre, mail), aux experts des services d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion dans chaque SPF, SPP ou OIP, et aux services d'encadrement et de ligne de tous les SPF, SPP et OIP.

• Faire des projets de circulaires budgétaires; donner des avis lors de l'élaboration de la loi-programme; tous les avis mentionnés peuvent être rédigés indépendamment ou après consultation avec des consultants externes.

 

En tant que

expert/ spécialiste

disposer d'un très haut niveau de connaissances dans les domaines les plus divers et capter, promouvoir et implémenter les nouvelles techniques budgétaires et de contrôle de gestion

afin de

vérifier les avis formulés par les collaborateurs au Ministre du Budget tant du point de vue de l'exactitude, que de l'opportunité, la bonne gestion, l'efficacité et l'efficience, la régularité et la faisabilité budgétaire et, dans le cadre de ce rôle de partenaire horizontal, proposer un support qualitatif au management et aux autres SPF, OIP et institutions de sécurité sociale.

 

Exemples de tâches

• Proposer des réponses précises aux questions, y compris vérifier les réponses formulées par les collaborateurs, concernant la comptabilité de l'État et le droit budgétaire, et fournir des avis motivés (y compris vérification) sur des dossiers de contrôle administratif et budgétaire, en ce compris les dossiers destinés au Conseil des Ministres.

• Intervenir de façon proactive et en solutionnant les problèmes, en vue d'influencer les processus de décision et de fournir des avis préalables concernant les options budgétaires dans une perspective pluriannuelle (pour le Ministre du Budget, pour les autres membres du gouvernement, pour les groupes de travail, etc.

• Conseiller le Ministre du Budget sur le suivi à donner aux avis de l’Inspection des Finances, commissaires du gouvernement et représentants du Ministre du Budget.

• Amener les collaborateurs à réfléchir à la standardisation des procédures et à la formulation de propositions d'amélioration de celles-ci et, pour cela, leur faire mettre en place et tenir à jour les bases de données; faire analyser de façon approfondie les problèmes spécifiques; apprécier et soutenir l'usage de techniques de contrôle de gestion, de comptabilité analytique, d'audit, de contrôle interne et de mesure de prestations pour toute l'autorité fédérale (SPF, OIP, institutions de sécurité sociale et entreprises publiques); soutenir l'élaboration, l'analyse et le suivi des contrats de gestion conclus entre l'autorité fédérale et diverses institutions.

• Représenter la Belgique à des réunions dans le cadre de relations nationales et européennes/internationales.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

organiser de manière experte et dirigée, les processus dans lesquels une nouvelle connaissance est développée, rendue accessible aux différents collaborateurs dans l'organisation et partagée avec eux, et dans lesquelles la connaissance disponible est valorisée

afin de

développer volontairement la connaissance, les aptitudes et les compétences et construire un centre de connaissances portant sur les matières budgétaires (le budget fédéral, les contrats de gestion des institutions de sécurité sociale), y compris les nouvelles techniques budgétaires, le contrôle de la gestion, les marchés publics, la comptabilité en partie double et analytique, le calcul des coûts, le contrôle interne, l’audit; réunir les différents domaines de connaissances et les combiner sur différents terrains de travail.

 

Exemples de tâches

• Assurer une diffusion homogène de l’information à l’intérieur du service; stimuler les collaborateurs et les amener à apporter des données (dossiers de principe) dans le centre de connaissances concernant les matières budgétaires et vérifier ensuite la rédaction et la mise à jour des dossiers de principe qui explicitent les mécanismes et les paramètres qui sont à la base de la composition et de l'évolution des grands postes budgétaires (responsabilisation et contrôle de qualité.

• Vérifier les données (chiffrées) regroupées, intégrées et interprétées par les collaborateurs, en rapport avec l'élaboration et l'exécution du budget fédéral et à l'attention de la cellule stratégique Budget (tableaux de synthèse des crédits - provisions - enveloppes).

• Evaluer en permanence l'information existante constituée par les collaborateurs avec les données des SPF et des autres institutions, en vue de rédiger des notes interprétatives et assurer un suivi adéquat dans le temps.

• D'une manière structurée, identifier et grouper des informations plus générales concernant la spécialité émanant de diverses sources et les grouper en vue d'une interprétation dans un cadre général (aspects partiels spécifiques d'un budget); formaliser et standardiser les connaissances, mettre en place une structure de connaissance qui soutient la politique des connaissances en accord avec les objectifs stratégiques et opérationnels (management de la connaissance).

• Identifier les sources de connaissance et les demandeurs de connaissances, et créer des canaux d’accession aux connaissances au sein et en dehors de l’organisation, et participer ainsi au transfert de connaissances sur tous les aspects du budget fédéral et du contrôle de gestion (coaching/ training).

 

En tant que

chef de projet

coordonner, diriger et développer divers projets (aussi bien ceux directement liés aux procédures budgétaires que ceux qui sont plus orientés 'support')

afin de

optimaliser le fonctionnement du service, améliorer les procédures budgétaires existantes - processus, techniques en matière de contrôle de la gestion et développer de nouvelles techniques en vue de mettre en place un budget et une comptabilité publics plus performants.

 

Exemples de tâches

• Établir une planification au moyen de fiches de projet descriptives et contrôler cette planification par une gestion et un suivi permanents de ces fiches; évaluer les résultats obtenus et prendre la responsabilité des rapports intermédiaires et finaux.

• Organiser des réunions, lancer et dynamiser des groupes de travail (avec des intervenants internes et externes) et construire des réseaux.

• Coordonner, faciliter et stimuler l’équipe de projet, composée de quelques personnes provenants des divers services concernées et éventuellement des consultants.

• Exécuter ou faire exécuter des missions d'études (étalonnage, analyse comparative), etc.; collaborer et entretenir des contacts avec le monde de la consultance, des institutions de recherche et des universités.

• Prendre les initiatives nécessaires pour faire valider les projets, aider à implémenter ceux-ci et suivre l'implémentation.

 

En tant que

conseiller interne

remettre des avis au DG, aux chefs et aux collaborateurs

afin de

les orienter et assister dans leurs tâches et veiller à la qualité des services rendus aux clients.

 

Exemples de tâches

• Assister les collaborateurs lors de l'élaboration de la législation et de la réglementation à destination des services publics en matière de budget, de contrôle de gestion, de contrôle interne, d'audit interne, de contrats de gestion, ainsi que lors de l'exécution de certains projets, méthodes, techniques dans le cadre de ces matières, et soutenir la finalisation des activités budgétaires (budget initial et contrôle budgétaire) et du processus de contrôle administratif et budgétaire (y compris les procédures de recours contre les avis des Inspecteurs des Finances et des Commissaires du gouvernement).

• Faire rapport aux collaborateurs sur les discussions et décisions prises pendant les réunions de coordination.

• Formuler des conseils généraux pour le management, par écrit ou de manière orale.

• Suggérer des conseils techniques spécifiques.

 

En tant que

coach

assister et soutenir les travaux et développer les compétences de fond des collaborateurs (coordinateurs senior et junior et experts financiers) de la Direction générale (Service de l'Assistance à l'élaboration du Budget)

afin de

de leur permettre d'utiliser leurs connaissances et expérience de manière optimale et professionnelle dans l'exercice de leur fonction (formation sur le terrain), les orienter et les assister dans leurs tâches, veiller à la qualité des services rendus aux divers clients

 

Exemples de tâches

• Partager son expertise en examinant ensemble les dossiers traités ou à traiter et donner des instructions spécifiques pour le traitement des dossiers.

• Dans le cadre de travaux effectués, donner de manière constructive le feed-back nécessaire afin de donner aux collaborateurs une formation ciblée en matière de budgetet de contrôle de la gestion, et leur faire prendre conscience de leurs points forts et de leurs points faibles.

• Surveiller et accompagner leurs activités concernant la coordination budgétaire et le traitement des dossiers de contrôle administratif et budgétaire.

• Accompagner les collaborateurs dans le cadre des réunions: préparation, participation, rapportage.

• Assurer des formations internes.

 

En tant que

représentant

intervenir adéquatement comme délégué du SPF Budget et Contrôle de la Gestion (B&CG) et du Ministre du Budget lors de divers forums et plates-formes tant nationaux qu'internationaux

afin de

orienter les autres SPF, SPP et parastataux quant au respect des normes budgétaires et à la réalisation des objectifs budgétaires, concrétisant ainsi le rôle horizontal du SPF Budget et Contrôle de la Gestion, dans une optique tant méthodologique qu'opérationnelle; aider au développement de nouvelles pistes de réflexion en matière de budget fédéral et, sur le plan comptable, de techniques budgétaires, de contrôle de gestion et de systèmes de contrôle interne; faire connaître ces efforts au niveau international.

 

Exemples de tâches

• Participer, avec voix consultative, à des réunions de divers niveaux concernant l'élaboration et l'exécution du budget:- réunions de la cellule budgétaire d'autres SPF- réunions bilatérales techniques de divers SPF- certaines réunions postbilatérales comprenant des représentants d'un SPF déterminé, sa cellule stratégique et la cellule stratégique du Budget.

• Participer, comme expert, à des groupes de travail d'autres SPF ou SPP, en présence ou non de la cellule stratégique du Budget, afin d'apporter des solutions à certaines problématiques budgétaires.

• Représenter le Ministre du Budget dans diverses institutions parastatales ou au comité de gestion d'autres services publics, ou intervenir comme Commissaire du gouvernement.

• Suivre, d'un point de vue budgétaire, les négociations de divers comités et forums de réflexion et influer sur la prise de décision (comité B, comités de secteur).

• Préparer des documents de travail et intervenir au niveau international (Commission européenne, OCDE (Organisation de coopération et de développement économiques).

 

En tant que

développeur

évaluer et corriger des outils de contrôle de gestion existants et développer de nouveaux outils

afin de

permettre aux organisations publiques, grâce à des outils adaptés de contrôle de la gestion, de suivre un grand nombre de paramètres (quantitatifs) et d'améliorer la maîtrise des coûts.

 

Exemples de tâches

• Se renseigner auprès du management et des entités relativement aux options et priorités.
  

• Uniformiser et développer les techniques de traitement des dossiers de contrôle administratif et budgétaire.

• Vérifier la présence, le fonctionnement et les résultats des systèmes de gestion existants; apporter de la cohérence dans les paramètres et modes de mesure des systèmes de gestion existants.

• Élaborer de nouveaux outils de gestion, soutenus souvent par de consultants externes et basés la plupart du temps sur des systèmes connus (en dehors de l’organisation publique) tels que le tableau de bord équilibré (balances score card), la comptabilité analytique…) ; de paramétrer ces systèmes (définir des indicateurs) en fonction de la situation concrète et de priorités souhaitées.

• Adapter, développer et communiquer les directives et paramètres, modèles, manuels et rapports, de même que les modifications en cours de la législation et des techniques.

 

En tant que

facilitateur/ conseiller

associer les intervenants internes et externes à tous les niveaux aux objectifs budgétaires du gouvernement en général et du Ministre du Budget en particulier

afin de

obtenir la collaboration de ces intervenants afin de réaliser ces objectifs et, sur la base de leur expertise, les soutenir pour leur permettre de pouvoir développer leurs projets dans ce cadre aussi efficacement que possible.

 

Exemples de tâches

• Promouvoir la collaboration en équipe par-delà le cadre des cellules, des services internes et des SPF: instaurer des groupes de travail, des réseaux, etc., et se soucier de la qualité de l'image donnée.

• S’associer à la réflexion pour la préparation et l'élaboration des choix stratégiques dans le cadre du budget et du contrôle de la gestion et ce, tant pour l'autorité fédérale que dans le cadre de la conclusion de contrats de gestion.

• Introduire les choix stratégiques et les politiques dans les lignes directrices opérationnelles et rationnelles ainsi que dans des standards utilisables pour toute l'autorité fédérale, y compris les institutions qui en dépendent.

• Sur la base d'une réflexion stratégique et méthodologique, soutenir, accompagner, coordonner et évaluer le processus d’implémentation d'une nouvelle structure budgétaire et de contrôle de gestion.

• Rappeler constamment à chaque correspondant budgétaire les raisons d'être des objectifs budgétaires.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management, directeur-général	Instructions écrites et orales, conseils	Par lettre, e-mail, tél./réunions, groupe de pilotage	quotidien /hebdomadiare
Collaborateurs	Questions et conseils orales, écrites	Contact personnel, lettre, e-mail	quotidien
Cellule stratégique budget	Questions et instructions écrites	Par lettre, e-mail	hebdomadaire
Cellule stratégique budget	Questions orales	Par téléphone	hebdomadaire
Autres SPF	Données	Par lettre, e-mail, fax	presque quotidien
Autres SPF	Questions orales	Par téléphone	presque quotidien
Autres services B&C	Questions écrites	Contact personnel, e-mail	meermaals per week
Autres (IF, cour des Comptes, Thesaurie)	Questions écrites et orales	Formel et informel, tél.	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management, directeur-général	Conseils écrits et oraux	Par lettre, e-mail, contact personnel	ad hoc
Collaborateurs	Conseils oraux et instructions	Personnel, lettre, e-mail	quotidien
Cellule stratégique budget	Conseils et questions écrits	Dossier, lettre, e-mail	quotidien
Autres SPF	Conseils écrits	e-mail…	quotidien
Autres SPF	Questions orales	Par téléphone	quotidien
Autres SPF	Conseils oraux	Réunion, groupe de pilotage	ad hoc
Autres services B&C	Questions et conseils écrites et oraux	e-mail, lettre, tel.	hebdomadaire
Autres (IF, Cours des Comptes, Thes.)	décisions	Par lettre, e-mail, fax…	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur général (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• La planification du travail dans le respect de certains délais.

• Coordination de la collecte et du traitement des données budgétaires des différents SPF, OIP et institutions publiques de sécurité sociale.

• La contenu de ses propres notes, rapports et de ceux de collaborateurs qui relèvent de sa compétence.

• Répondre en seconde ligne aux questions et donner de l'information aux personnes de contact des SPF, OIP et institutions publiques de sécurité sociale, etc.

• Contacts avec le personnel B&CG des autres SPF, l'inspection des finances, la Cour des comptes, la Trésorerie, le monde de la consultance, les universités, les institutions nationales et internationales, etc.

• Conduire et/ou participer à des réunions et participer à la négociation manière de piloter des spécialistes-conseil en gestion budgétaire.

• Fournir des conseils en qualité de commissaire du gouvernement et délégué du Ministre du Budget.

• La manière d'organiser le contrôle des engagements.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Mesures stratégiques concernant le budget, le contrôle de la gestion et les contrats de gestion qui devraient être appliquées à toute l'autorité fédérale

• Contacts avec la cellule stratégique Budget.

• Suivre des formations.

• La réalisation d'objectifs stratégiques du SPF B&CG et du service Assistance à l'Elaboration du budget en particulier.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. en tant que chef de projet, pilote souvent plusieurs personnes (au niveau fonctionnel)

2. en tant que coach, il renforce les compétences d’une DG de 40 personnes de niveaux A et B (à adapter éventuellement)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Constitution coordonnée du 17 février 1994.

• Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.

• Loi du 29 octobre 1846 relative à l'organisation de la Cour des comptes.

• Circulaire pour la préparation du Budget 2009.

• Arrêté royal du 8 avril 1954 règlant les modalités de contrôle des inspecteurs des finances dans certains organismes d'intérêt public.

• Arrêté royal du 1er juillet 1964 fixant les règles d'imputation des recettes et des dépenses budgétaires des services d'administration générale de l'État.

• Arrêté royal du 31 mai 1966 portant règlement du contrôle de l'engagement des dépenses dans les services d'administration générale de l'État.

• Arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l'État.

• Arrêté royal du 4 février 1988 qui prévoit les modalités selon lesquelles des crédits dissociés peuvent être reportés à l'année suivante.

• Arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire.

• Loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public.

• Loi du 16 mai 2003 fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu’à l’organisation du contrôle de la Cour des comptes. (l'entrée en vigueur de cette loi a été fixée au 1er janvier 2007 pour la Région de Bruxelles-Capitale, au 1er janvier 2008 pour la Communauté germanophone, au 1er janvier 2009 pour la Communauté française et la Région wallonne et au 1er janvier 2010 pour la Communauté flamande).

• Loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l’Etat fédéral. (l’entrée en vigueur de cette loi a été fixée au 1er janvier 2009).

• Arrêté ministériel du 8 juillet 1966 portant règlement interne du contrôle de l'engagement des dépenses.

 

Quelles innovations

• Responsable de l'élaboration et de l'implémentation de la nouvelle loi sur la comptabilité de l'Etat (loi du 22 mai 2003 portant l'organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral) : budget de prestations, nouvelle comptabilité publique, nouvelle structure et nouveau cycle budgétaires, audit interne et contrôle interne.

• Réglementation, instructions budgétaires, circulaires, notes et études.

• Développement de la toute nouvelle branche « contrôle de gestion ».

• Amélioration continue des systèmes existants.

• Développement de nouveaux outils de gestion.

• Responsable de l'élaboration et de l'implémentation de la révision de l'AR pour le contrôle administratif et budgétaire (contrôle ex-ante, ex-post, etc.).

 

Sur base de quel cadre de référence

• Tendances et evolutions par rapport au domaines du budget et contrôle de la gestion (législation, réglementation et théorie)

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.