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Chef de greffe - établissement pénitentiaire (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : SA001
Niveau: B
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer l’organisation, la coordination et la planification des activités du greffe
afin de
garantir la qualité de l’exécution de la gestion administrative de la détention dans le respect de la réglementation et de la législation en vigueur.
Finalités
En tant quecoach
- accompagner et motiver les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes au sein du greffe
afin de
- veiller à ce que les collaborateurs puissent exercer leurs tâches de manière correcte et motivée
Exemples de tâches
- Etre à même d’exercer le rôle de chef fonctionnel dans le cadre des cercles de développement
- Etre à l’écoute de ses collaborateurs afin d’anticiper et de solutionner au plus vite les problèmes
- Servir de coach à ses collaborateurs afin de les motiver dans l’accomplissement de leurs tâches et de transmettre son expertise dans les matières liées au greffe
En tant que
coordinateur
- veiller à l’organisation journalière des activités et surveiller l’exécution qualitative des tâches administratives ou opérationnelles
afin de
- garantir le bon déroulement des activités du service
Exemples de tâches
- Transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs
- Résoudre les problèmes que les collaborateurs ne peuvent pas résoudre eux-mêmes
- Organiser et présider des réunions
- Elaborer, (faire) exécuter et assurer le suivi du planning de travail par les collaborateurs
- Surveiller l’exécution correcte des tâches et veiller à la bonne application des procédures et règlements en vigueur
En tant que
personne de contact externe
- relayer les informations correctes aux demandes émanant du citoyen, des détenus et autres services internes et externes
afin de
- assurer une réponse professionnelle et adéquate aux diverses sollicitations
Exemples de tâches
- Veiller au traitement du courrier (lettres, fax, notes…) dans le respect de la déontologie,
- Traiter (oralement et par écrit) les questions pratiques relatives à la gestion administrative de la détention, posées par les services compétents, externes à la prison,
- Envoyer des informations à des tiers dans le respect des règles déontologiques,
- Répondre et diffuser les messages entrants,
- Prendre part de manière régulière aux concertations au niveau régional et fédéral ayant trait à l’application des réglementations et de la législation.
En tant que
gestionnaire de connaissances
- développer et actualiser ses propres compétences et connaissances administratives et diffuser celles-ci auprès de chacun des collaborateurs
afin de
- actualiser sa propre expertise et de développer celle de ses collaborateurs.
Exemples de tâches
- se tenir informé de toutes nouvelles techniques (pratiques et/ou matérielles) dans ses domaines de compétences
- se tenir informé des nouvelles réglementations ou de l’évolution des réglementations existantes
- se tenir au courant des offres de formation et de remise à niveau
- transmettre de manière claire et proactive les informations pertinentes
En tant que
personne de contact interne
- entretenir des contacts avec la hiérarchie, les collaborateurs (collègues, détenus…) et les partenaires externes
afin de
- cerner les besoins de chacun, de transmettre l’information adéquate et donc tendre vers un travail de collaboration optimal au sein de l’organisation
Exemples de tâches
- communiquer régulièrement et activement avec la direction
- assurer le suivi et la diffusion des notes de services en lien avec le contenu de la fonction
- collaborer efficacement avec les partenaires externes suivant les directives en vigueur
- relayer toute information utile de manière pertinente
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le directeur de l’établissement pénitentiaire
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.