Identificatie van de functie

Functiecode : SA001

Niveau: B

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Zorgen voor de organisatie, de coördinatie en de planning van de activiteiten van de griffie

teneinde

de kwaliteit van de tenuitvoerlegging van het administratieve beheer van de detentie te waarborgen, met inachtneming van de geldende regelgeving en wetgeving.

 

Resultaatgebieden

Als

coach

de medewerkers begeleiden en motiveren in het kader van hun dagelijkse activiteiten in de griffie

teneinde

ervoor te zorgen dat de medewerkers hun taken op een correcte en gemotiveerde wijze kunnen uitoefenen.

 

Voorbeelden van taken

• In staat zijn de rol van functionele chef uit te oefenen in het kader van de ontwikkelcirkels

• Luisteren naar zijn medewerkers teneinde te anticiperen en problemen zo vlug mogelijk op te lossen

• Optreden als coach voor zijn medewerkers teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen en zijn deskundigheid inzake de aangelegenheden die verband houden met de griffie over te dragen

 

Als

coördinator

zorgen voor de dagdagelijkse organisatie van de activiteiten en toezien op de kwalitatieve uitvoering van de administratieve of operationele taken

teneinde

een goed verloop van de dienstactiviteiten te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• Concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden doorgeven aan de directe medewerkers

• Oplossen van problemen die de medewerkers niet zelfstandig kunnen oplossen

• Organiseren en leiden van vergaderingen

• Opstellen, (doen) uitvoeren en zorgen voor de follow-up van de werkplanning door de medewerkers

• Toezien op de correcte uitvoering van de taken en zorgen voor een goede toepassing van de procedures en reglementen die van kracht zijn

 

Als

externe contactpersoon

juiste informatie verstrekken naar aanleiding van vragen van de burger, gedetineerden en andere interne en externe diensten

teneinde

een professioneel en passend antwoord te bieden op de diverse verzoeken.

 

Voorbeelden van taken

• Zorgen voor de behandeling van de post (brieven, faxen, nota's, ...) met inachtneming van de deontologie

• Praktische vragen met betrekking tot het administratieve beheer van de detentie, gesteld door de bevoegde diensten van buiten de gevangenis, (mondeling en schriftelijk) behandelen

• Informatie versturen naar derden met inachtneming van de deontologische regels

• Inkomende boodschappen beantwoorden en verspreiden

• Regelmatig deelnemen aan overleg op regionaal en federaal niveau inzake de toepassing van regelgeving en wetgeving

 

Als

kennisbeheerder

zijn eigen competenties en administratieve kennis ontwikkelen en bijwerken en deze verspreiden onder alle medewerkers

teneinde

zijn eigen deskundigheid bij te werken en die van zijn medewerkers te ontwikkelen.

 

Voorbeelden van taken

• Op de hoogte blijven van alle nieuwe (praktische en/of materiële) technieken in zijn bevoegdheidsdomeinen

• Op de hoogte blijven van de nieuwe regelgevingen of van de evolutie van de bestaande regelgevingen

• Op de hoogte blijven van het opleidings- en bijscholingsaanbod

• De relevante informatie op duidelijke en proactieve wijze doorgeven

 

Als

interne contactpersoon

contacten onderhouden met de hiërarchie, de medewerkers (collega's, gedetineerden, ...) en de externe partners

teneinde

de behoeften van iedereen af te bakenen, de adequate informatie door te geven en bijgevolg te streven naar een optimale samenwerking binnen de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• Regelmatig en actief communiceren met de directie

• Zorgen voor de follow-up en de verspreiding van de dienstorders in verband met de inhoud van de functie

• Efficiënt samenwerken met de externe partners volgens de geldende richtlijnen

• Enige nuttige informatie op relevante wijze verstrekken

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De directeur van de penitentiaire inrichting

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.