Identificatie van de functie

Functiecode : SA005

Niveau: B

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

de dagelijkse activiteiten van een groep medewerkers coördineren en plannen

teneinde

een doelmatige en doeltreffende werking van de dienst te waarborgen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

de dagelijkse activiteiten organiseren en plannen en toezien op een kwalitatieve uitvoering van administratieve (dossieropvolging en –beheer) en/of operationele taken (uitvoeren van controles, …)

teneinde

de activiteiten van de dienst op een efficiënte wijze uit te voeren en concrete resultaten te behalen

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van de planning; plannen van de prioriteiten; verdelen en opvolgen van de taken en bijsturen van de resultaten

• Doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan directe medewerkers

• Toezicht houden op de correcte uitvoering van taken en/of de correcte afhandeling van dossiers

• Oplossen van problemen die de medewerkers niet zelfstandig kunnen oplossen en bijspringen bij moeilijke dossiers

• Verzorgen van de communicatie van de hiërarchische oversten/directie aan de medewerkers (dienstnota’s regels en procedures, …).

 

Als

intern aanspreekpunt

communiceren en overleggen met de hiërarchische oversten en collega’s dienstverantwoordelijken omtrent de werkzaamheden binnen de eigen dienst

teneinde

de eigen dienstverlening af te stemmen op de activiteiten van de andere diensten.

 

Voorbeelden van taken

• Bijwonen van overlegvergaderingen

• Afstemmen van de planning van de eigen dienst met de andere diensten en de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten

• Opvolgen en filteren van de dienstnota’s, nieuwe regels en procedures,

 

Als

extern aanspreekpunt

vragen van de burger en andere externe diensten en instanties telefonisch of schriftelijk beantwoorden

teneinde

specifieke informatie te bezorgen, adviezen te verstrekken en snel en correct te antwoorden op vragen

 

Voorbeelden van taken

• Verzorgen van briefwisseling (brieven, fax, nota’s)

• Verschaffen van inlichtingen (schriftelijk of mondeling)

• Doorsturen van informatie naar derden

• Beantwoorden en filteren van inkomende boodschappen

• Overleg omtrent operaties of activiteiten waarbij externe instanties betrokken zijn

 

Als

coach

de medewerkers motiveren en begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten

teneinde

de medewerkers te responsabiliseren en ervoor te zorgen dat ze op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen

 

Voorbeelden van taken

• De medewerkers bij te staan en hen bij hun ontwikkeling te helpen (kennis en competenties) door gesprekken te voeren in het kader van de ontwikkelcirkels

• Luisteren naar de medewerkers en hun problemen en zoeken naar oplossingen.

• Aanmoedigen van de medewerkers tot het nemen van initiatieven.

• Begeleiden van de nieuwe medewerkers.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

teamverantwoordelijke

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.