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Gestionnaire de dossiers comptables (postes diplomatiques et consulaires) (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : BB003
Niveau: C
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Gérer, analyser et contrôler tous les mouvements et données comptables des postes consulaires et diplomatiques belges à l’étranger
afin de
pouvoir calculer les dépenses de manière correcte et optimale et d’assurer le fonctionnement normal des postes en procédant au remboursement périodique de leurs dépenses
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiers
- Gérer et contrôler les documents comptables et budgétaires avec précision et méthode
afin de
- garantir le fonctionnement des postes diplomatiques en procédant aux remboursements périodiques.
Exemples de tâches
- Préparer les transferts pour le poste
- Contrôler les fonds disponibles (en caisse et à la banque)
- Consulter l’application consulaire permettant de gérer tous les produits et tâches consulaires (délivrance de visas, de passeports, …) des postes (Consunet) et postes honoraires (Consuweb) ainsi que les flux financiers (taxes consulaires et frais de production) y afférents
En tant que
gestionnaire de dossiers
- Contrôler les pièces comptables avec précision et régularité
afin de
- permettre la bonne exécution des instructions fournies par les différents services
Exemples de tâches
- Consulter Logistics (application de regroupement, suivi et gestion de l’ensemble des demandes d’autorisation émises par l’ensemble des postes et concernant tous les services du SPF)
- Contrôler et, le cas échéant, adapter les autorisations des services gestionnaires de crédits et en surveiller l’exécution
En tant que
gestionnaire de dossiers
- Créer les grilles budgétaires
afin de
- garantir l’imputation correcte et rapide en poste des dépenses effectuées
Exemples de tâches
- Consulter Fedcom (système SAP de comptabilité fédérale)
- Adapter les bons de commande (purchase orders – PO)
En tant que
gestionnaire de dossiers
- Contrôler et suivre les enveloppes budgétaires annuelles allouées à un poste spécifique
afin de
- pouvoir signaler à temps aux acteurs concernés tout dépassement imminent
Exemples de tâches
- Consulter budget.net (le volet budgétaire spécifique qui fournit, par poste et par catégorie de budget, un aperçu des budgets, dépenses, soldes, révisions budgétaires et justifications relevant du poste et du département)
- Contrôler les enveloppes budgétaires annuelles dans le cadre de la gestion autonome
- Consulter Per All (banque de données du personnel)
En tant que
gestionnaire de litiges
- Traiter avec rapidité et efficacité les plaintes et litiges simples ou courants
afin de
- offrir au client une solution justifiée
Exemples de tâches
- Réceptionner le litige ou la plainte et en examiner la nature
- Rassembler des informations complémentaires (prendre contact avec les personnes concernées, analyser les motifs du litige ou de la plainte, etc.)
- Rédiger une recommandation ou une proposition
- Informer les parties concernées de l’état d’avancement
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le chef de service et le(s) chef(s) de service adjoint(s) B&B4 Contrôle de gestion des postes
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
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Profil de compétences comportementales
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