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Assistant administratif - administration du personnel (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : PO002
Niveau: C
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Faire le suivi administratif des dossiers relatifs aux affaires administratives du personnel (In &Out, formations certifiées, congés annuels/maternités/paternité, accidents du travail, maladie, temps partiel, pensions) conformément aux statuts des membres du personnel statutaire et contractuel ainsi qu’au règlement de travail
afin de
offrir un service prompt et correct aux collaborateurs de l’INAMI, ainsi que de répondre adéquatement aux sollicitations externes.
Finalités
En tant quegestionnaire de dossier
- traiter et suivre les dossiers des membres du personnel, dans le respect de la réglementation en vigueur
afin de
- réagir de façon rapide et efficace tout problème/toutes modifications survenant dans les dossiers individuels
Exemples de tâches
- Réceptionner et vérifier les documents constitutifs d’un dossier ainsi que l’alimenter à l’aide des pièces prévues dans la réglementation/procédure (demande d’informations complémentaires, demande de clarification de certains éléments, demande de documents spécifiques, …)
- Suivre l’état d’avancement des dossiers en cours (en interne ou adressés à des organismes tiers) et prendre les mesures nécessaires en fonction des procédures en vigueur ou de la réglementation (ex : refus de jours de congés en fonction des quotas réglementaires)
- Prendre contact avec les organismes extérieurs (Medex, Ethias, Commission des Pensions, mutuelles) afin d’obtenir les données/réponses nécessaires dans les dossiers du personnel
- Prendre contact avec les collaborateurs afin de les prévenir de procédures à suivre en fonction de leur situation individuelle
- Préparer le dossier pour l’autorité qui a le pouvoir de décision
En tant que
collaborateur administratif
- exécuter un ensemble de tâches administratives selon les procédures en vigueur
afin de
- assurer un traitement optimal des dossiers
Exemples de tâches
- Encoder les données ou effectuer les modifications nécessaires dans les bases de données/logiciels adéquats, tenir à jour les informations relatives au personnel
- Faire le suivi de la correspondance
- Compléter des lettres types, des documents, des attestations ou des arrêtés
- Assurer le classement adéquat des dossiers/documents (de manière physique ou électronique)
En tant que
personne de contact interne
- répondre aux questions des membres du personnel et leur fournir toutes informations relatives à leur dossier
afin de
- leur transmettre des informations pertinentes et adaptées à la réglementation en vigueur
Exemples de tâches
- Répondre à des questions concernant des dossiers individuels concrets
- Informer le personnel de modifications en termes de procédures ou de réglementation ayant des répercussions sur leur dossier
En tant que
spécialiste
- maintenir et actualiser ses connaissances en matière de réglementation/législation et des procédures ad hoc
afin de
- pouvoir appliquer son expertise dans le traitement des dossiers du personnel et d’offrir ainsi un service de qualité
Exemples de tâches
- Se tenir informé des évolutions réglementaires/législatives et procédurales
- Suivre des formations liées à son expertise
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le responsable de la cellule administrative du personnel
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.