Identificatie van de functie

Functiecode : SD013

Niveau: B

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

De uitkeringsaanvraagdossiers van de sociaal verzekerden samenstellen en hierbij hun rechten garanderen en hen informeren over hun verplichtingen, en de opvolging van hun dossiers verzekeren in samenwerking met de RVA

teneinde

hen correct en zo snel mogelijk te vergoeden en de voorschotten van de RVA te beheren in toepassing van de reglementering ter zake.

 

Resultaatgebieden

Als

kennisbeheerder

de kennis en de interne expertise van zijn uitbetalingsbureau proactief ontwikkelen, handhaven en verspreiden

teneinde

zijn eigen expertise en die van zijn collega’s te vernieuwen.

 

Voorbeelden van taken

• inlichtingen inwinnen en aan zelfstudie doen via lezen, bestuderen en updaten van zijn documentatie

• deelnemen aan de opleidingen

• als referentiepersoon, opleider of mentor aan zijn collega’s de verworven kennis, attitudes en competenties overdragen en zich proactief tot hun beschikking stellen voor inlichtingen, hulp of ondersteuning in het kader van moeilijke dossiers

• zijn eigen expertise proactief vergroten aan de hand van alle nuttige middelen (collega's, reglementering, opleidingen werkloosheid, ...).

 

Als

dossierbeheerder

de kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren, d.w.z. de reeks verrichtingen uitvoeren die noodzakelijk is om te voldoen aan de vraag van de klant door de procedures toe te passen en, desgevallend, te beslissen over de interpretatie die gegeven moet worden aan procedures, regels of complexe wetgeving

teneinde

de verschillende taken optimaal uit te voeren en op die manier de correcte en snelle verwerking van de uitkeringsaanvragen mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• de dossiers bestuderen en de fouten die eraan gekoppeld zijn opsporen en corrigeren;

• de reglementering correct toepassen, in het bijzonder met inachtneming van de opgelegde termijnen, en de problemen die eraan gekoppeld zijn opsporen en analyseren;

• de reglementering en de adequate onderrichtingen toepassen; in geval van vrije keuze of interpretatie van de procedures, regels of complexe wetgeving, een persoonlijke analyse maken en verbanden waarnemen tussen de verschillende informatie-elementen;

• zijn werk dagelijks plannen, correct organiseren en uitvoeren in functie van de algemene planning van de dienst en de verwachtingen van de klant om te anticiperen op de periodes van grote drukte; zijn collega’s op dit gebied adviseren;

• de werktools, in het bijzonder de informaticatools, gebruiken die hij tot zijn beschikking heeft; de behandelde dossiers die nog actief zijn klasseren.

 

Als

contactpersoon

inlichtingen verstrekken en antwoorden op vragen of klachten van de interne klanten (personeelsleden HVW) of externe klanten met betrekking tot het dossier en de keuzes met betrekking tot de dossierbehandeling rechtvaardigen

teneinde

volledige informatie te verstrekken over het dossier of een antwoord op de vraag of de klacht voor te stellen

 

Voorbeelden van taken

• mondeling en schriftelijk contact opnemen met de (interne of externe) klant en de meest efficiënte contacten aanknopen (bijvoorbeeld naast het adres ook het telefoonnummer van de klant vragen);

• contact opnemen met de verwante instellingen (RVA, FOREM, ACTIRIS, VDAB, ADG, werkgevers, sociale secretariaten, ziekenfondsen, ...) via telefoon, via een bezoek ter plaatse, tijdens vergaderingen of via briefwisseling bij de verschillende etappes van de procedure (C51, na ontvangst van een C2 of een C29, betaling en verificatie);

• de legitieme belangen van de klant bevestigen bij derden, aan de hand van attesten eigen aan onze instelling (attesten bestemd voor het OCMW, inlichtingenblad ziekenfonds, …);

• de interne of externe klant onthalen, informeren, adviseren en bijstaan in de materie waarvoor de dienst bevoegd is en hem snel doorverwijzen naar de geschikte interne of externe dienst, op basis van een correcte analyse van zijn aanvraag; de keuzes inzake de behandeling van het dossier rechtvaardigen.

 

Als

teamlid

een permanente geest van samenwerking bevorderen binnen de dienst

teneinde

een hoog kwaliteitsniveau te handhaven met betrekking tot de uit te voeren taken, zelfs in moeilijke omstandigheden, en bij te dragen tot de teamdoelstellingen.

 

Voorbeelden van taken

• actief deelnemen aan de interne vergaderingen met betrekking tot de werkorganisatie en ze indien nodig lanceren;

• de dossiers eigen aan de dienst bespreken teneinde zijn expertise aan te wenden;

• de informatie die nodig is voor de uitvoering van de taken overmaken aan de collega's van de dienst, maar ook aan de andere diensten;

• waken over de toegankelijkheid van de informatie voor de collega’s;

• zich organiseren onder collega’s en met het diensthoofd om uitzonderlijk en tijdelijk andere taken uit te voeren, initiatieven nemen om de samenwerking binnen het team te verbeteren.

 

Als

medewerker toelaatbaarheid

de werkloze ontvangen en hem informeren over zijn rechten en plichten, de noodzakelijke stukken voor de samenstelling van zijn dossier verzamelen en de opvolging ervan verzekeren

teneinde

zo snel mogelijk een volledig dossier in te dienen bij de RVA die vervolgens uitspraak doet over het recht op de werkloosheidsuitkeringen.

 

Voorbeelden van taken

• de werklozen ontvangen, feedback geven over de informatie of documenten en deze helpen invullen; het dossier aanmaken en alle nodige coderingen invoeren in de computer

• de werkloze informeren over zijn plichten op het vlak van werkloosheidscontrole of inschrijving als werkzoekende en over zijn persoonlijke situatie

• dagelijkse kantoortaken uitvoeren

• de conformiteit van het dossier controleren en de noodzakelijke informatie invoeren

• de eventuele problemen of fouten met betrekking tot het dossier opsporen in elke etappe van de procedure

 

Als

medewerker betaling

beheren van de betalingen en de verificatieresultaten

teneinde

ervoor te zorgen dat de begunstigden de hun verschuldigde bedragen tijdig ontvangen

 

Voorbeelden van taken

• nagaan of de betaaldocumenten goed ingevuld en ondertekend zijn en geen doorhalingen bevatten; de ad hoc brieven opmaken en terugsturen

• het voor beslag vatbare aandeel van de uitkering berekenen en de beslagen, overdrachten, … behandelen

• ervoor zorgen dat de nodige informatie in het systeem zit

• de lijsten brugpensioen en maximale vrijstelling behandelen

• de borderellen behandelen binnen de voorgeschreven termijnen, en dit in elke etappe van het verificatieproces

 

Als

boekhouder en schuldbeheerder

de reglementering toepassen, alsook de instructies van de RVA en die van de HVW inzake het voeren van een boekhouding en de inning of de diverse wettelijke invorderingen van werkloosheidsuitkeringen en andere onterecht uitbetaalde sociale uitkeringen

teneinde

de werking van de instelling te verzekeren, enerzijds met inachtneming van de boekhoudkundige verplichtingen als openbare dienst en anderzijds om de rechten van de HVW en van de derden te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• de HVW-schulden en de schulden van de HVW-administratie aanmaken en opvolgen en een schuldvorderingsdossier opmaken

• de schulden ‘derden’ creëren en opvolgen (onderhoudsgeld, beslagen, indeplaatsstellingen, ...) en de schuldvorderingsdossiers opmaken

• regelmatig uitleg geven aan de collega’s (onder andere over de inventaris), teneinde bij te dragen tot de verheldering van de behandelingen, transacties en resultaten van de boekhouding en het schuldbeheer

• de commentaarzones van de verschillende soorten schulden gebruiken om duidelijke en concrete boodschappen over te maken aan de andere gebruikers

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Chef uitbetalingsbureau

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.