Identification de la fonction

Code de la fonction : BV005

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Traiter les dossiers ou effectuer certaines démarches consécutives dans la gestion d’un dossier, en ce qui concerne les matières relevant du domaine de compétence du Protocole (privilèges et immunités de personnes jouissant d’un statut privilégié, visites de hauts dignitaires étrangers, cérémonial, sécurité externe, gestion du palais d’Egmont, du centre de conférences et de Val Duchesse, noblesse et service des Ordres)

afin de

fournir une prestation de services, dans les délais impartis et de manière professionnelle, aux clients du Protocole

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer le traitement et le suivi, de manière organisée, des dossiers relatifs aux matières relevant du domaine de compétence du Protocole

afin de

faciliter et structurer l’accès à l’information et de fournir les services requis aux clients

 

Exemples de tâches

• Réceptionner les dossiers et vérifier que toutes les informations sont exactes et complètes

• Analyser les éléments constitutifs des dossiers en effectuant des recherches approfondies si cela s’avère nécessaire (demande d’information complémentaire, demande d’éclaircissement de certains éléments, demande de documents spécifiques, etc.)

• Contrôler la conformité des données vis-à-vis de la règlementation en vigueur

• Effectuer les démarches prévues dans les dossiers selon les procédures et règles et classer les dossiers clôturés

 

En tant que

gestionnaire de données ou de documentation

encoder et enregistrer des informations dans des fichiers automatisés

afin de

simplifier l’utilisation des informations et de faciliter l’exploitation ultérieure des données

 

Exemples de tâches

• Enregistrer toutes les données relatives aux privilèges et immunités dans le registre

• Compléter les tableaux de bord du Protocole et établir et fournir des données statistiques

• Rédiger des notes verbales, attestations ou courriers standard ayant trait aux dossiers du Protocole

• Assurer l’enregistrement et la gestion de documents dans SharePoint

 

En tant que

assistant administratif

du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s), accomplir des tâches administratives

afin de

apporter un soutien administratif qui facilite le travail du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s) ou du service

 

Exemples de tâches

• Réceptionner ou traiter la correspondance entrante, diffuser l’information auprès du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s) ou auprès des autres membres du service ou d’autres départements

• Rédiger des courriers standard ou personnalisés pour le(s) supérieur(s) hiérarchique(s) – tenir une correspondance à la mise en pages impeccable, assurer l’établissement et le suivi de tableaux de bord, fournir des travaux de dactylographie soignés

• Effectuer une série de tâches administratives liées au suivi du secrétariat du chef de service ou du service (copies, rédaction de courriers, classement, agenda, accompagnement des visiteurs, etc.)

 

En tant que

organisateur pratique

contribuer aux activités opérationnelles, techniques ou organisationnelles pour des évènements et réceptions au palais d’Egmont, au centre de conférences ou à Val Duchesse

afin de

contribuer au bon déroulement d’évènements et favoriser par ce biais le rayonnement positif du Protocole

 

Exemples de tâches

• Contribuer à l’organisation pratique d’évènements (dîners et réceptions, visites de hauts dignitaires, manifestations, colloques, etc.)

• Accomplir des tâches administratives pour le supérieur hiérarchique et le maître d’hôtel (correspondance, encodage, classement, gestion du stock, demande et transfert d’informations, etc.)

• Accueillir et accompagner des visiteurs lors d’évènements

• Contrôler les installations avant et pendant des évènements

 

En tant que

collaborateur d’accueil

accueillir et accompagner les visiteurs à bon port ou mettre à disposition les documents requis (ambassadeurs, personnel diplomatique, personnes d’autres organisations publiques, particuliers souhaitant organiser un évènement, etc.)

afin de

contribuer à l’image professionnelle véhiculée par le Protocole

 

Exemples de tâches

• Accueillir les visiteurs

• Renvoyer auprès de personnes ou services spécialisés

• Organiser des visites guidées

• Fournir des documents ou brochures

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions de clients (internes ou externes) et faire suivre les questions complexes aux personnes ou services spécialisés

afin de

aider au mieux les clients à trouver une réponse à leur question

 

Exemples de tâches

• Répondre aux questions simples ou ordinaires des clients, personnellement, par téléphone ou par courrier électronique

• Demander les informations nécessaires ou analyser des documents afin d’aider davantage les clients

• Répondre à des questions concrètes relatives aux mode de fonctionnement, timing et outils utilisés

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Supérieurs hiérarchiques (chef du Protocole, chef de service, chef fonctionnel)	Informations générales relatives à la matière à traiter (aspects de contenu, instructions, procédures à suivre, timings, etc.) ; Informations spécifiques liées aux dossiers	Oralement ou par courrier électronique	Quotidiennement
Missions diplomatiques établies en Belgique, postes consulaires et organisations internationales	Questions et informations spécifiques relatives aux diverses matières protocolaires ; mention de problèmes spécifiques	Notes verbales ; par courrier papier ou électronique ; par téléphone ; oralement	Quotidiennement
Tiers (autres SPF, organisations externes, organisations privées)	Questions ou informations spécifiques relatives aux matières à traiter	Par courrier papier ; par formulaire ; par courrier électronique ; pax fax ; oralement	Quotidiennement
Postes belges	Questions spécifiques relatives aux missions diplomatiques, au personnel des missions diplomatiques, aux matières protocolaires spécifiques	Par courrier électronique ou papier ; par valise diplomatique	Quotidiennement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Supérieurs hiérarchiques (chef du Protocole, chefs de service, chef fonctionnel)	Informations spécifiques relatives à la matière à traiter (état d’avancement des dossiers, réponses à des questions particulières, etc.)	Oralement ; par écrit ; par courrier électronique	Quotidiennement
Missions diplomatiques établies en Belgique, postes consulaires et organisations internationales	Fournir les services demandés (cartes d’identité, plaques d’immatriculation CD, permis de conduire, attestations fiscales, établissement du programme de visites de V.I.P., établissement de plans de table, organisation d’escortes, demande de salons pour V.	Notes verbales ; par courrier papier ou électronique ; par téléphone ; oralement	Quotidiennement
Tiers (autres SPF, parquets, organisations externes, organisations privées)	Fournir des informations, fournir des services liés aux matières protocolaires (informations relatives aux visites de V.I.P., informations destinées aux communes en matière de cartes d’identité, réponse à des offres portant sur des évènements, transfert o	Par courrier papier ; par formulaire ; par courrier électronique ; par fax ; oralement	Quotidiennement

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef fonctionnel et chef de service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Organisation du travail personnel

• Réponses orales, réponses téléphoniques aux questions simples

• Évaluation des questions et renvoi vers la personne ad hoc

• Validation des documents soumis

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui diffère des procédures normales et des directives spécifiques régissant l’exécution des tâches des collaborateurs

• Transmission aux clients du Protocole d’informations très spécifiques ou spécialisées

• Modification de l’organisation interne du travail

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Non pertinent

 

Budget de travail propre

Non pertinent

 

Autres données quantitatives

1. Non pertinent

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Notes circulaires relatives aux matières protocolaires, instructions concrètes du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s)

 

Quelles innovations

• Suggestions individuelles portant sur l’exécution de la fonction

• Propositions d’amélioration des questions pratiques, organisationnelles ou débouchant sur des économies

 

Sur base de quel cadre de référence

• Fonctionnement du Protocole

• Conventions de Vienne de 1961 et 1963 sur les relations diplomatiques et consulaires

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.