Identificatie van de functie

Functiecode : BV005

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Verwerken van de dossiers, of bepaalde consecutieve stappen in het beheer van een dossier, met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol (Voorrechten en immuniteiten van mensen met een bevoorrecht statuut, de bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en het Ceremonieel, de externe veiligheid, het beheer van het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal, de adel en de ridderorden)

teneinde

op professionele wijze en binnen de gestelde termijnen diensten te verlenen aan de klanten van het Protocol

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbehandelaar

het dossier met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol op georganiseerde wijze beheren en opvolgen

teneinde

de toegang tot de informatie te vergemakkelijken en te structureren en de nodige diensten te verlenen aan de klant.

 

Voorbeelden van taken

• Een dossier in ontvangst nemen en de volledigheid en correctheid van de informatie verifiëren

• De samenstellende elementen van het dossier ontleden door nog meer onderzoek uit te voeren indien dit nodig blijkt (aanvullende informatieaanvraag, verzoek tot verduidelijking van bepaalde elementen, aanvraag van specifieke documenten, enz.)

• De conformiteit van de gegevens nazien t.o.v. de geldende regelgeving

• De voorziene stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures en voorschriften en de beëindigde dossiers klasseren

 

Als

gegevens- en/of documentatiebeheerder

gegevens in geautomatiseerde bestanden coderen en invoeren

teneinde

de latere benutting van de gegevens te vergemakkelijken en de verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren.

 

Voorbeelden van taken

• Registreren van alle gegevens mbt de voorrechten en immuniteiten in het register van het protocol

• Invullen van boordtabellen en opmaken en afleveren van statistische gegevens

• Opmaken van standaard verbale nota’s, brieven en/of attesten m.b.t. de dossiers van Protocol

• Documenten registreren en beheren in sharepoint

 

Als

administratief assistent

van de hiërarchische meerdere(n)
administratieve taken uitvoeren

teneinde

administratieve ondersteuning te geven die hiërarchische meerdere of de dienst toelaat om zijn/haar werkzaamheden te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken

• Ontvangen en verwerken van binnenkomende briefwisseling, informatie verdelen aan de hiërarchische meerdere(n) of aan de andere personeelsleden van de dienst of aan andere departementen

• Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de hiërarchische meerdere (briefwisseling met perfecte lay-out maken, boordtabellen kunnen maken en opvolgen, verzorgd typewerk kunnen afleveren)

• Een geheel van administratieve taken verrichten die verband houden met de opvolging van het secretariaat van het diensthoofd of de dienst (kopieën, opstelling van brieven, klassement,agenda, bezoekers begeleiden,…)

 

Als

praktische organisator

bijdragen tot de operationele, technische en/of organisatorische activiteiten van sommige evenementen en recepties in het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal

teneinde

bij te dragen tot het goede verloop van een evenement wat tevens de positieve uitstraling van het Protocol bevordert.

 

Voorbeelden van taken

• Bijdragen tot de praktische organisatie van een evenement (diners en recepties, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders, manifestaties, colloquia,…)

• Administratieve taken uitvoeren voor de hiërarchische meerdere en de hotelmeester (briefwisseling, encoderen, klassement, stockbeheer, informatie opvragen en doorgeven,…)

• Bezoekers onthalen en begeleiden tijdens het evenement

• Controle uitvoeren op de installaties vóór en tijdens het evenement

 

Als

onthaalmedewerker

bezoekers ontvangen en begeleiden naar de juiste bestemming of de nodige documenten ter beschikking stellen (ambassadeurs, diplomatiek personeel, personen van andere overheidsorganisaties, privé personen die een evenement wensen te organiseren,..;)

teneinde

bij te dragen bij het professioneel imago dat het Protocol uitstraalt

 

Voorbeelden van taken

• Onthaal van bezoekers

• Doorverwijzen naar deskundige personen of diensten

• Rondleidingen verzorgen

• Verschaffen van documenten/brochures

 

Als

contactpersoon

Vragen van (interne of externe) klanten beantwoorden en complexe vragen doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten

teneinde

de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag

 

Voorbeelden van taken

• Eenvoudige en/of routinematige vragen beantwoorden van klanten hetzij persoonlijk hetzij telefonisch hetzij via mail

• Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen

• Concrete vragen beantwoorden in verband met de werkwijze, timing, gebruikte instrumenten

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

functionele chef en diensthoofd

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.