Identificatie van de functie

Functiecode : PO001

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Organiseren en opvolgen van de administratieve, organisatorische en facilitaire taken voor een of meerdere hiërarchische meerderen van de cel Human Resources

teneinde

hen te ondersteunen bij de vervulling van hun werkzaamheden

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

de informatie met betrekking tot de dossiers voor het geheel van de materies die door de cel worden behandeld (aanwerving, functiedefinities, onthaal van de stagiairs, ontwikkelcirkels, interne opleidingen, standaardopleidingen, gecertificeerde opleidingen, overgangsexamens, welzijn, tevredenheidsenquêtes,…) verzamelen, verwerken en ordenen

teneinde

over alle nodige elementen en informatie te beschikken voor de behandeling van de dossiers

 

Voorbeelden van taken

• de nodige informatie verzamelen (inhoud van de te begeven of uit te werken functies, informatie over de kandidaten en / of stagiairs, opleidingsaanvragen,…)

• analyseren van de informatie en voorbereiden van concrete voorstellen (van functiedefinitie, van opleidingskeuzen, selectieprofielen,…) aangepast aan de vragen van de gesprekspartners

• deelnemen aan selecties en ontwerpen van processen-verbaal uitwerken

• verantwoordelijk zijn voor de contacten met de kandidaten / stagiairs / personeelsleden en zorgen voor de coördinatie van de interacties met de andere personen die in de processen van de cel interveniëren (uitnodigingen, communicatie en opvolging)

• de opvolging van de dossiers verzekeren (coderen in verschillende bestanden, regelmatige update, uitwerken van een stand van zaken,…) en beheren van het klassement en de archivering van de verschillende stukken van de dossiers

 

Als

contactpersoon

communiceren van de nodige informatie en de vragen van de personeelsleden en interne of externe partners beantwoorden voor het geheel van de domeinen die door de cel worden beheerd

teneinde

de interne en externe klanten maximaal te ondersteunen bij het zoeken naar een antwoord op hun vragen door hen correcte informatie te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• doorspelen van informatie komende van de directie of van de cel naar de personeelsleden toe

• voorbereiden en geven van presentaties aan de personeelsleden betreffende de HR-materies

• beantwoorden van vragen van de personeelsleden en partners met betrekking tot de HR-materies

• optreden als contactpersoon tussen de hiërarchische verantwoordelijke en de externe en/of interne partners (Selor, OFO, P&O, …)

• beheren van het geheel van de documenten en informatie die eigen zijn aan de dienst om een antwoord te kunnen bieden op de vragen van de medewerkers en/of externe contacten en zorgen voor een gepaste overdracht van de belangrijke informatie

 

Als

directiesecretaris

administratieve en organisatorische taken verrichten en coördineren

teneinde

de hiërarchische verantwoordelijke te ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak en zo bij te dragen aan het doeltreffend verloop van zijn werkzaamheden.

 

Voorbeelden van taken

• uitvoeren van een geheel van administratieve taken die verband houden met de opvolging van het secretariaat van de cel (opnemen van binnenkomende en uitgaande oproepen, inkomende en uitgaande post, opstellen van typebrieven,…)

• opnemen van de organisatie van de vergaderingen, de betrokken personen uitnodigen, de zaal voorbehouden en zich vergewissen van de terbeschikkingstelling van de nodige uitrustingen (drank, informaticamateriaal,…)

• deelnemen aan vergaderingen en eventueel het opstellen van de verslagen met het oog op het informeren van de betrokken personen over de genomen beslissingen en de acties te bepalen die geïmplementeerd dienen te worden

• beheren van de agenda van de hiërarchische verantwoordelijke zowel op het niveau van de planning van de vergaderingen als de coördinatie van de opleidingen en interventies die dienen te worden verricht

 

Als

assistent van de cel

Optreden als contactpunt van de cel voor de collega’s, de andere departementen en de externe partners

teneinde

een uitwisseling van gedachten in de hand te werken en een betere samenwerking mogelijk te maken tussen de cel en de rest van de organisatie of de externe partners.

 

Voorbeelden van taken

• contacten aanknopen met verscheidene actoren op verzoek van de hiërarchische meerdere

• de hiërarchische meerdere voor bepaalde taken vervangen wanneer die afwezig is

• op geargumenteerde wijze zijn mening uiten bij uitwisselingen binnen de cel

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De attaché HR (DPO102)

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.