Identificatie van de functie

Functiecode : PO006

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Een of meerdere projectverantwoordelijke(n) bijstaan in het beheer van projecten en/of subprojecten

teneinde

voor de interne en externe klanten een kwaliteitsvolle dienstverlening te waarborgen, met inachtneming van de doelstellingen en de overeengekomen planning.

 

Resultaatgebieden

Als

projectassistent

subprojecten of specifieke aspecten van projecten autonoom kunnen beheren,

teneinde

het (de) betrokken project(en) te helpen realiseren met inachtneming van de doelstellingen en de toegestane termijn.

 

Voorbeelden van taken

• Informatie en gegevens die nodig zijn voor de voortgang van het project verzamelen en analyseren, informatie over het (de) lopende project(en) samenvatten in de vorm van rapporten, PowerPoint-presentaties, grafieken.

• De planning van het project helpen uitwerken en de geplande acties helpen realiseren en organiseren, daarna helpen opvolgen en evalueren.

• Actief deelnemen aan werkvergaderingen.

• Proactief advies en voorstellen formuleren om het beheer van het (de) project(en) te verbeteren.

• Op basis van voorafgaand overleg met de projectverantwoordelijke(n) de communicatie over de vordering van het (de) project(en) verzorgen.

 

Als

organisator

bijdragen aan de organisatie van initiatieven met betrekking tot projecten en producten behandeld door de dienst, zoals de ondersteuning bij de uitvoering van administratieve en organisatorische taken,

teneinde

bij te dragen tot de optimale werking en een bijdrage te leveren aan de klanttevredenheid en aan de voortgang van project(en).

 

Voorbeelden van taken

• De praktische en organisatorische aspecten van evenementen uitvoeren (de betrokken personen uitnodigen, zalen reserveren en het nodige materiaal – drank, informaticamateriaal – ter beschikking stellen, de deelnemers ontvangen, verslagen opstellen van vergaderingen en vastgelegde acties …).

• Gerichte communicatieacties organiseren in overleg met de betrokken projectverantwoordelijke(n), verslagen verspreiden bij de betrokken doelgroep.

• Het administratief en organisatorisch luik van de netwerken die door de dienst worden bestuurd beheren.

• De website(s) updaten.

• De georganiseerde en/of geplande acties correct opvolgen.

 

Als

contactpersoon

de medewerkers en (interne en externe) klanten op een snelle en strikte manier inlichten, informeren en bijstaan,

teneinde

rekening houdend met de doelstellingen van de cel tegemoet te komen aan de aanvragen.

 

Voorbeelden van taken

• Verzoeken, vragen en klachten in ontvangst nemen om ze te behandelen en/of ze aan de juiste personen/diensten door te sturen.

• Als tussenpersoon fungeren tussen de projectverantwoordelijke(n) en externe (leveranciers, consultancybureaus, opleidingsinstituten,…) en/of interne partners (afdeling boekhouding, communicatiedienst,…) en contact onderhouden met alle actoren van het (de) project(en) (opleiders, opleidingsinstellingen, deelnemers, initiatiefnemers van het project,…) en aan hun eventuele verzoeken tegemoet komen.

• Medewerkers en klanten de juiste documenten en formulieren bezorgen.

• De stand van zaken van de behandelde dossiers en aanvragen opvolgen.

• De chef en back-up informeren over complexe dossiers en aanvragen.

 

Als

kennisbeheerder

erop toezien dat kennis, knowhow en vaardigheden met de collega’s worden gedeeld en instaan voor het groeien van de eigen kennis,

teneinde

de eigen vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen tot de permanente verbetering van de werking van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• Alle informatie die relevant is voor de dienst ter beschikking stellen van de betrokken medewerkers en/of klanten.

• Actief deelnemen aan de werkgroep(en) om de werkprocedures van de dienst volgens de dienstrichtlijnen te documenteren en/of te verbeteren.

• Veranderingen in de materies die in de dienst worden behandeld constant opvolgen.

• Nieuwe collega’s helpen en begeleiden, om hun onthaal en integratie in de dienst te vergemakkelijken.

• Opleidingen volgen in het kader van de eigen ontwikkeling.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De hiërarchische meerdere die officieel verantwoordelijk is voor de dienst van de assistent projectbeheer.

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.