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Assistant administratif formation & développement (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : PO009
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Assurer des tâches administratives, d’organisation et de facilitation relatives aux formations individuelles et/ou collectives
afin de
fournir un service efficace et équitable aux collaborateurs de l’INAMI
Assister le Conseiller en formation ou un tiers dans une ou plusieurs activités spécifiques du département Formation & Développement
afin de
contribuer à la professionnalisation continue de la gestion interne du département et de ses principales activités
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiers
- analyser et suivre les dossiers qui lui sont confiés
afin de
- contribuer à un service efficace et optimal en terme de formation et de développement du personnel
Exemples de tâches
- Traiter les demandes de formation en s’assurant qu’elles répondent aux conditions d’octroi
- Assurer un suivi administratif des dossiers de formation suivant les procédures en vigueur
- Suivre les procédures de marchés publics en cours et produire les documents administratifs qui y sont liés
- Réaliser les enregistrements comptables/budgétaires nécessaires et l’établissement de la facture lors de formations confiées à des tiers externes payants
En tant que
gestionnaire de données
- encoder et actualiser les données/informations dans fichiers/programmes spécifiques et classer des dossiers, des documents ou d’autres informations sous format papier ou électronique
afin de
- faciliter l’exploitation ultérieure des informations
Exemples de tâches
- Classer les documents ou mails liés à la gestion de demandes de formation ou de toutes autres activités du service
- Encoder, vérifier et interpréter des données suivant les procédures internes en vigueur
- Assurer un contrôle qualité et une mise à jour pointue des banques de données/tableaux de suivi en tenant compte des délais impartis
- Elaborer et tirer des listes sur base de la banque de données
- Alimenter et actualiser les fichiers liés à son domaine de responsabilité
En tant que
organisateur
- assurer des tâches de coordination, de planification et de suivi administratif
afin de
- contribuer à une organisation efficace des activités du service
Exemples de tâches
- Elaborer des tableaux de suivi et des check-lists des actions à mener en fonction de la tâche confiée
- Coordonner et contacter différents acteurs en fonction des besoins (fournisseurs, commanditaires, collaborateurs internes/externes, …)
- Effectuer la réservation de salle et du matériel nécessaire pour le bon déroulement de la formation/réunion
- Assurer la préparation et la diffusion des documents préparatoires à la formation/réunion (invitations, inscriptions, confirmations, liste de présence, syllabus, documents de travail, ordres du jour…)
- Gérer (envoi, réception, analyse, encodage) les documents post-formation/réunion (fiches d’évaluation des participants, rapport de feed-back du/des formateur(s), procès-verbaux de réunions)
En tant que
personne de contact
- répondre aux demandes formulées par les collaborateurs internes ou par des acteurs externes
afin de
- de leur fournir une information adéquate et adaptée à leurs besoins
Exemples de tâches
- Répondre aux demandes d’information par téléphone/par mail ou transférer vers les personnes adéquates
- Fournir les documents nécessaires en fonction des demandes/besoins
- Assurer l’accueil et l’accompagnement des formateurs/visiteurs ou collaborateurs internes
- Agir en tant qu’intermédiaire entre les différentes parties concernées (formateurs, collaborateurs, …) et les tenir au courant de l’évolution de la demande/de l’action
En tant que
soutien au management
- fournir une aide spécifique dans la gestion du service ou dans certaines activités confiées au département
afin de
- de contribuer à son fonctionnement optimal
Exemples de tâches
- Réaliser des reporting systématiques ou ponctuels d’activités spécifiques
- Rédiger des lettres, notes, rapports, présentations pour le service et en assurer la mise en forme
- Elaborer des tableaux, formulaires, check-list
- Gérer le matériel et l’économat
Positionnement
La fonction est dirigée par
Responsable formation et développement (Conseiller en formation)
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.