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Assistant administratif RH (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : PO011
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Fournir plusieurs tâches d'assistance en ce qui concerne l'accueil de clients externes, la fourniture d'informations aux collaborateurs internes ainsi que le traitement administratif de documents
afin de
contribuer de manière optimale à la prestation de services de qualité du service GRH
Soutenir les gestionnaires de dossiers lors du traitement de plusieurs étapes consécutives au sein des dossiers de personnel
afin de
contribuer au traitement des dossiers par la préparation administrative et le suivi des dossiers.
Finalités
En tant quecollaborateur administratif
- réaliser plusieurs tâches administratives dans le service selon les prescriptions en vigueur
afin de
- veiller à ce que les collaborateurs internes disposent des documents et des informations nécessaires.
Exemples de tâches
- Collecter et gérer des données, notamment modifier les données personnelles dans la banque de données, gérer les absences
- Archivage d'informations
- Compléter des formulaires relatifs au personnel
En tant que
collaborateur administratif
- soutenir le(s) gestionnaire(s) de dossiers du service GRH dans le cadre du suivi et du traitement des dossiers de personnel
afin de
- préparer les dossiers pour un avis concret ou une décision concrète par le gestionnaire de dossiers.
Exemples de tâches
- Réception du dossier
- Étudier le dossier sur base de la règlementation (p. ex. congés)
- Collecter les informations nécessaires au traitement
- Collecter et compléter les documents nécessaires
- Informer les personnes concernées de la situation
En tant que
collaborateur secrétariat
- (co-)gérer le secrétariat du service GRH
afin de
- contribuer à une bonne organisation et un bon fonctionnement du service.
Exemples de tâches
- Établir des courriers types et des courriers personnalisés pour le service
- Traitement de la correspondance entrante et sortante
- Établissement de rapports de réunions internes
- Établissement d'horaires/de rendez-vous/de planning
- Réserver des réunions et prendre des rendez-vous
En tant que
collaborateur accueil
- accueillir de manière individualisée les clients et les collaborateurs externes de l'organisation et répondre à leurs questions
afin de
- les soutenir au maximum dans la recherche d'informations.
Exemples de tâches
- Accueil des visiteurs
- Répondre personnellement, par téléphone ou par mail, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières de clients internes
- Renvoyer vers les personnes et/ou services spécialisés
- Fournir les documents/brochures nécessaires
- Demander les informations nécessaires et/ou vérifier les documents afin d'aider le client
En tant que
importateur de données
- introduire et modifier les données dans les fichiers automatisés
afin de
- faciliter l'utilisation des données.
Exemples de tâches
- introduire et modifier les données
- Fournir les listes des données introduites
- Contrôler les données introduites
- Maintenir à jour la banque de données
En tant que
organisateur
- se charger de l'organisation pratique de réunions, manifestations, colloques, activités, assemblées
afin de
- contribuer via un soutien pratique fluide aux activités au sein du service.
Exemples de tâches
- Préparer et élaborer le planning
- Organiser les réunions avec les parties concernées
- Dresser la liste du matériel/des membres
- Contacter les fournisseurs
- Réserver des accommodations
Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller RH
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.