Identificatie van de functie

Functiecode : PO011

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Verzorgen van een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten

teneinde

optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst HRM

 

De dossierbeheerders ondersteunen bij het afhandelen van een aantal opeenvolgende stappen binnen personeelsdossiers

teneinde

bij te dragen aan de dossierbehandeling door de administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers.

 

Resultaatgebieden

Als

administratief medewerker

een aantal administratieve taken in de dienst volgens de geldende voorschriften uitvoeren

teneinde

ervoor te zorgen dat de interne medewerkers beschikken over de noodzakelijke documenten en informatie.

 

Voorbeelden van taken

• Verzamelen en beheren van gegevens als onder meer persoonsgegevens wijzigen in de database, beheren van afwezigheden

• Archiveren van informatie

• Formulieren invullen met betrekking tot het personeel

 

Als

administratief medewerker

ondersteuning geven aan de dossierbeheerder(s) van de dienst HRM in het kader van de opvolging of afhandeling van de personeelsdossiers

teneinde

de dossiers voor te bereiden voor een concreet advies of een concrete beslissing door de dossierbeheerder.

 

Voorbeelden van taken

• Ontvangen van het dossier

• Het dossier onderzoeken op basis van de reglementering (vb verloven)

• Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling

• Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten

• Kennis geven van de stand van zaken aan betrokkenen

 

Als

secretariaatsmedewerker

het secretariaat van de dienst HRM (mee) beheren

teneinde

bij te dragen tot een goede organisatie en werking van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst

• Behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling

• Opmaken van verslagen van interne vergaderingen

• Opstellen van roosters/afspraken/planning

• Boeken/reserveren van vergaderingen en afspraken

 

Als

onthaalmedewerker

externe klanten en medewerkers van de organisatie klantvriendelijk ontvangen en hun vragen beantwoorden

teneinde

hen maximaal te ondersteunen bij het vinden van informatie.

 

Voorbeelden van taken

• Onthaal van bezoekers

• Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden

• Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten

• Verschaffen van de nodige documenten/brochures

• Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen

 

Als

data-invoerder

invoeren en wijzigen van gegevens in geautomatiseerde bestanden

teneinde

het verdere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken

• invoeren en wijzigen van de gegevens

• Verschaffen van lijsten van ingevoerde gegevens

• Controleren van de ingevoerde gegevens

• Up to date houden van de databank

 

Als

organisator

instaan voor de praktische organisatie van vergaderingen, manifestaties, colloquia, activiteiten, bijeenkomsten

teneinde

via een vlotte praktische ondersteuning bij te dragen tot de activiteiten binnen de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• Voorbereiden en uitwerken van de planning

• Beleggen vergaderingen met betrokken partijen

• Aanleggen materiaallijst/ledenlijst

• Contact opnemen met leveranciers

• Reserveren van accommodaties

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

HR- adviseur

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.