Identificatie van de functie

Functiecode : SA004

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Administratieve en organisatorische steun bieden aan een dienst- of administratiehoofd en hem helpen bij het uitoefenen van zijn functie

teneinde

bij te dragen tot de goede werking van de dienst en tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het dienst- of administratiehoofd

 

Resultaatgebieden

Als

secretariaatsmedewerker

Uitvoeren van administratieve taken voor het beheer van het secretariaat van een dienst- of administratiehoofd volgens de geldende regels

teneinde

ervoor te zorgen dat het dienst- of administratiehoofd over de nodige documenten of informatie beschikt op het overeengekomen moment

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst

• Behandelen van de inkomende en uitgaande correspondentie

• Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en presentaties

 

Als

organisator

Organiseren en plannen van de activiteiten van het dienst- of administratiehoofd

teneinde

het voor het dienst- of administratiehoofd mogelijk te maken om zich te concentreren op zijn activiteiten

 

Voorbeelden van taken

• Beheren van de agenda van het dienst- of administratiehoofd

• Plannen van vergaderingen, versturen van uitnodigingen, reserveren van zalen en ter beschikking stellen van het nodige materiaal

• Reserveren en ter beschikking stellen van het logistiek materiaal voor de dienst

• Organiseren van verplaatsingen

 

Als

onthaalbediende

Verantwoordelijk zijn voor de « front-office » van de dienst

teneinde

de klanten in contact te brengen met de juiste personen en diensten

 

Voorbeelden van taken

• Ontvangen van bezoekers

• Beantwoorden van de telefoon

• Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten

• Ontvangen en doorgeven van boodschappen

 

Als

contactpersoon

Ontvangen van vragen en op een adequate manier voorbereiden van oplossingen/antwoorden op klachten van zowel interne als externe personen en het verstrekken van de nodige informatie aan de aanvragers

teneinde

de kwaliteit van de dienstverlening aan de klanten te verbeteren en te zorgen voor een goede doorstroming van informatie

 

Voorbeelden van taken

• Persoonlijk beantwoorden, per telefoon of per e-mail, van vragen voor eenvoudige en/of routine-inlichtingen

• Ontvangen van klachten, deze behandelen en een voorstel tot antwoord uitwerken

• Doorgeven van informatie die van de hiërarchie komt aan de medewerkers

• Handelen als tussenpersoon tussen de hiërarchische overste en de externe (andere autoriteiten, consultants, …) en/of interne partijen (P&O, begroting, logistiek, …)

• Informeren van de betrokken partijen over de vooruitgang van de dossiers

 

Als

gegevensbeheerder

Klasseren en archiveren van de papieren of elektronische versie van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst

teneinde

te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot de nodige informatie/kennis voor het dienst- of administratiehoofd en zijn medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie

• De documenten, dossiers of informatie klasseren en archiveren volgens de geldende regels

• Toezien op de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van etiketten, inhoudstafel, …)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De dienst- of administratiechef

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.