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Collaborateur administratif (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : SA006
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Effectuer différentes tâches administratives et d’organisation
afin de
contribuer de façon optimale aux prestations du service
Finalités
En tant quegestionnaire de données
- encoder et importer des données dans des fichiers automatisés (Document Management System) ou l’intranet
afin de
- faciliter l’exploitation ultérieure des données
Exemples de tâches
- Interpréter les données et les encoder dans les bases de données
- Imprimer les listes des données importées
- Contrôler les données importées
- Tenir à jour la (les) base(s) de données/introduire les données à temps
- Alimenter et gérer quotidiennement l’intranet (news, textes, rubriques diverses…)
En tant que
organisateur
- préparer l’organisation pratique des réunions, manifestations, conférences, activités et assemblées de manière thématique
afin de
- garantir la bonne organisation pratique de ces manifestations
Exemples de tâches
- Elaborer un planning
- Convoquer les parties concernées
- Etablir une liste du matériel/de membres
- Contacter les fournisseurs
- Réserver les locaux
En tant que
gestionnaire de documentation
- effectuer le classement (format papier et Document Management System)
afin de
- garantir une facilité d’accès à l’information et aux documents pour le service.
Exemples de tâches
- Recueillir les documents à classer
- Suivre la procédure administrative en matière du classement
- Veiller à l’accessibilité du classement (apporter des étiquettes, table des matières, …)
En tant que
collaborateur administratif
- exécuter les tâches du service selon les règles en vigueur
afin de
- permettre au responsable hiérarchique d’assumer l’ensemble de ses tâches d’une manière efficiente
Exemples de tâches
- Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
- Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
- Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
- Etablir des tableaux/plannings/accords.
- Répondre au téléphone
En tant que
collaborateur d’accueil
- être responsable du front-office du service
afin de
- fournir une information fiable et de qualité aux interlocuteurs du service
Exemples de tâches
- Accueillir des visiteurs
- Répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières du client interne et externe
- Orienter vers les personnes et/ou services spécialisé(e)s
- Fournir les documents/brochures nécessaires
- Réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client
Positionnement
La fonction est dirigée par
L’Attaché A2 - Politique de communication (ICO005)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.