Identificatie van de functie

Functiecode : SA010

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Taken uitvoeren inzake administratie, organisatie, planning voor een directeur-generaal* en eventueel een directoraat-generaal

teneinde

de verwezenlijking van de opdracht van de directeur-generaal en / of de werking van het directoraat-generaal te vergemakkelijken
De term “directeur-generaal” dekt eveneens die van coördinator van de ondersteunende diensten. De term “directoraat-generaal” dekt eveneens de term van “ondersteunende diensten”

 

Resultaatgebieden

Als

assistent

uitvoeren en opvolgen van de administratieve taken die onder de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal vallen

teneinde

hem te ondersteunen en zijn taak te verlichten zodat hij zich op zijn opdracht kan concentreren

 

Voorbeelden van taken

• Organiseren van de agenda van de directeur-generaal

• Plannen van vergaderingen, de deelnemers uitnodigen en de zalen en het IT-materiaal reserveren

• Een deel van de briefwisseling van de directeur-generaal op zich nemen

• Een (nieuwe) lay-out opmaken voor de documenten en de documenten uitprinten

• Ondersteunen van de organisatie van events en seminaries voor het directoraat-generaal

 

Als

administratief medewerker

administratieve taken van het directoraat-generaal uitvoeren en opnemen

teneinde

de globale werking van het directoraat-generaal te ondersteunen en vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• De interne procedures van het secretariaat en het organogram van het DG updaten

• Opvolgen van de e-mails die bestemd zijn voor het secretariaat (transfer, herinneringen…)

• De inkomende post ordenen en verdelen binnen de termijn die voor heel het directoraat-generaal geldt

• Opvolgingstabellen aanmaken en bijhouden met betrekking tot verschillende acties van het DG (stafvergaderingen, opvolging van de opleidingen…)

• Onthaalsessies organiseren voor de nieuwe medewerkers

 

Als

contactpersoon

(interne of externe) personen inlichten en hun vragen beantwoorden

teneinde

hen in staat te stellen binnen de kortste termijn over correcte en adequate informatie te beschikken.

 

Voorbeelden van taken

• Telefonische oproepen beantwoorden, deze indien nodig doorschakelen, een boodschap noteren

• Externe personen ontvangen

• De medewerkers informeren over de werking van het directoraat-generaal (interne procedure)

 

Als

dossierbeheerder

gegevens en informatie coderen, aanvullen, verbeteren

teneinde

een optimale kwaliteit van de gegevens die in de informaticasystemen of de papieren klassementen aanwezig zijn, te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• De KPI-gegevens, opleidingsaanvragen, aanvragen van opdrachten volgens de geldende procedure coderen en er de opvolging van verzekeren

• De post rangschikken

• Lijsten valideren en updaten

• Documenten archiveren

 

Als

opsteller

verschillende communicatievormen op verzoek van de directeur-generaal voorstellen of aanpassen

teneinde

bij te dragen aan een communicatie die duidelijk is en binnen de kortst mogelijke termijn van de directeur-generaal uitgaat.

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van voorstellen van briefwisseling in naam van de directeur-generaal

• Documenten of presentaties verbeteren en updaten (lay-out, deel van de inhoud)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De directeur-generaal (manager) of de coördinator van de ondersteunende diensten (A4) of een assistent van de DG (A3) naargelang de structuur waarbinnen de functie actief is.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.