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Gestionnaire de documentation (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : CO004
Niveau: B
Famille de fonctions : Gestionnaires de produits
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Accomplir différentes tâches administratives contribuant à la gestion de la bibliothèque spécialisée
afin de
collecter, de conserver, de cataloguer, d’inventorier et de mettre de la documentation et des informations pertinentes à la disposition des collaborateurs de l’INAMI et/ou de tierces personnes
Accompagner les utilisateurs de la bibliothèque dans leur recherche de documentation et d’information
afin de
répondre à leurs besoins professionnels en information.
Finalités
En tant quedocumentaliste
- assurer le suivi et évaluer la pertinence de l’offre en matière de livres, de revues, de CD-ROM et autres informations et documentation
afin de
- sélectionner et commander les informations et/ou la documentation pertinente(s) répondant aux besoins en information et en documentation des utilisateurs.
Exemples de tâches
- Evaluer les besoins en information des utilisateurs.
- Repérer les collections incomplètes.
- Suivre l’offre de la littérature spécialisée.
- Commander des livres, des revues, des articles de revues et autres informations et documentation et formuler des propositions d’achat
- Élaguer la documentation disponible.
En tant que
gestionnaire d’information
- développer une structure logique, répertorier et encoder la documentation/les informations disponibles dans des fichiers manuels ou automatiques (selon cette structure)
afin de
- permettre à l’utilisateur d’accéder rapidement à des informations / de la documentation pertinente(s) / utile(s).
Exemples de tâches
- Rédiger une notice bibliographique dans le catalogue de gestion de la bibliothèque selon l’International Standard Bibliographic Description (I.S.B.D.) et rédiger un résumé du contenu de livres, CD-ROM ou publications sérielles.
- Interpréter et introduire des données dans une database (Docleg = banque de données comprenant la coordination officieuse ainsi que l’historique de la législation Soins de Santé et Indemnités) et/ou dans des fichiers Word comprenant les coordinations officieuses de la législation S.S.I.
- Encoder la documentation/les informations disponibles (des livres, des revues, des lois et des arrêtés, des articles, des documents parlementaires des Parlements fédéral, flamand, wallon et bruxellois, des questions et réponses de la Chambre et du Sénat, des notes, des procès-verbaux, des rapports ou différentes publications) dans des fichiers
- Contrôler et mettre à jour la banque de données et les fichiers.
- Optimaliser les systèmes d’indexation et de classification.
En tant que
conseiller
- assister les utilisateurs internes ou externes de la bibliothèque dans des recherches d’informations / de documentation et/ou rechercher des informations / de la documentation pour les utilisateurs
afin de
- mettre à leur disposition les informations / la documentation demandée de sorte qu’ils puissent poursuivre leur travail au moyen de ces informations.
Exemples de tâches
- Accueillir, guider et informer des utilisateurs individuels ou des groupes d’utilisateurs internes ou externes sur le fonctionnement de la bibliothèque et les services qu’elle propose.
- Interpréter et analyser les demandes d’informations / de documentation des utilisateurs sur place, par téléphone, par e-mail ou par fax et les assister éventuellement dans leurs recherches
- Assurer le prêt de livres, de revues et autre documentation.
- Chercher de la documentation dans les archives.
- Réorienter vers d’autres services ou sources externes
En tant que
gestionnaire/diffuseur de connaissances
- élaborer et diffuser un aperçu des nouvelles informations / de la nouvelle documentation disponibles
afin de
- stimuler et de faciliter l’utilisation des informations / de la documentation.
Exemples de tâches
- Se tenir informé et assurer le suivi de nouvelles documentations/ informations pertinentes pour les utilisateurs (nouveaux numéros de revues, articles de journaux, nouvelles lois et de nouveaux arrêtés, des documents parlementaires, des questions et des réponses parlementaires, des listes d’acquisition de livres, de CD-ROM, de revues, d’abonnements en ligne)
- Sélectionner les informations, les lois, les articles pertinents,…
- Créer des aperçus d’information et en assurer le lay-out.
- Effectuer des suivis personnalisés et diffuser aux personnes concernées
En tant que
collaborateur administratif
- exécuter des tâches administratives et logistiques liées à la gestion des différents supports d’information
afin de
- collecter, de diffuser, d’archiver et de mettre les informations et/ou la documentation à la disposition des utilisateurs dans les meilleures conditions possibles.
Exemples de tâches
- Assurer l’administration liée au suivi des commandes (livres, CD-Rom, revues, …) : contrôle de la livraison et de la facturation, introduction des données administratives et comptables, diffusion aux abonnés/utilisateurs.
- Gérer les abonnements en ligne : enregistrer les données d’accès, contrôler l’accessibilité (gérer notamment les mots de passe), la disponibilité et l’exactitude des abonnements en ligne pour des banques de données et des revues.
- Assurer l’administration des prêts : inscrire les nouveaux emprunteurs, effectuer des réservations, envoyer des rappels.
- Dresser l’inventaire des livres pour le patrimoine, enregistrer des livres, rayer les livres élagués, etc.
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le responsable du département documentation (bibliothèque)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.