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Attaché A2 coordination de bureau(x) - Adjoint du directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : NSD017
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)
Raison d'être de la fonction
Planifier, coordonner et superviser les activités de responsables d'équipes de sa direction en concertation avec le directeur
afin de
garantir la réalisation des objectifs dans les délais et selon les normes de qualité.
Remplacer le directeur pendant son absence
afin de
assurer la continuité des opérations au sein de la direction.
Finalités
En tant quecoordinateur
- coordonner et diriger les activités de un ou plusieurs responsable(s) d'équipe(s)
afin de
- garantir la réalisation des objectifs opérationnels dans le respect du plan stratégique
Exemples de tâches
- contrôler l'exécution opérationnelle du Plan d'Administration, l'application, des procédures internes et des règles de fonctionnement de sa direction.
- contrôler les flux de travail
- diagnostiquer les forces et faiblesses du service
- contrôler la gestion des applications informatiques spécifiques de la direction, participer à leur amélioration
- définir les objectifs opérationnels du service
En tant que
superviseur
- superviser le contrôle effectué par les responsables d'équipes de la conformité des activités avec les dispositions légales et réglementaires
afin de
- assurer les droits des travailleurs en matière de sécurité sociale et/ou d'optimaliser la perception finale des recettes
Exemples de tâches
- contrôler la réalisation opérationnelle du plan d'administration dans le respect des délais et des normes de qualité ainsi que la motivation des actes administratifs
- superviser l'enregistrement des données relatives à la gestion des cotisations de sécurité sociale
- superviser les corrections des données relatives à la gestion des cotisations de sécurité sociale
En tant que
Conseiller interne adjoint de direction
- Fournir des avis à la hiérarchie dans les matières spécifiques liées à la mission du service ou à la gestion
afin de
- permettre à la hiérarchie de formuler les objectifs stratégiques de la direction et assurer la continuité des opérations au sein du service en l'absence du directeur.
Exemples de tâches
- participer à la concertation en matière de structure de l'organisation et de processus
- rédiger des notes pour la direction (informations, analyses, avis)
- réaliser et transmettre à la hiérarchie des mesures de performance afin de garantir le planning et le contrôle de gestion
- participer à l'amélioration des applications informatiques de la direction
- participer à la gestion des ressources humaines de la direction en assurant des formations, le suivi de stagiaires et en participant à des recrutements
En tant que
coach
- stimuler le développement des compétences au sein de la direction dans le cadre des cycles d'évaluation
afin de
- augmenter le niveau des prestations
Exemples de tâches
- diagnostiquer les forces et les zones de développement des collaborateurs
- stimuler la délégation de missions compatibles avec le potentiel des collaborateurs
- favoriser l'adaptation du style de management au profil des collaborateurs
- stimuler le développement d'un esprit d'équipe
En tant que
expert
- assister le directeur dans le traitement des dossiers complexes en application de la réglementation
afin de
- procurer rapidement et efficacement une solution durable aux questions spécifiques de sa direction
Exemples de tâches
- collecter des informations pertinentes
- analyser et le gérer certains dossiers complexes et/ou spécifiques
- proposer des solutions pour des difficultés récurrentes
En tant que
formateur
- acquérir et transférer les nouvelles connaissances au sein du service
afin de
- augmenter l'expertise et l'autonomie des responsables d'équipes et des collaborateurs
Exemples de tâches
- contrôler la diffusion de l'information sur la matière, les méthodes et les processus de la direction
- contrôler le bon déroulement de la formation et l'entraînement
- estimer et formuler les besoins en formation
- collaborer à la rédaction des notes de service et notes d'information
En tant que
gestionnaire de projet
- piloter ou participer activement à un projet déterminé
afin de
- apporter les améliorations qualitatives à la gestion du service
Exemples de tâches
- établir les objectifs du projet
- planifier les étapes du projet
- déterminer et gérer les risques
- intégrer le projet dans l'environnement existant
En tant que
conseiller externe
- fournir son expertise
afin de
- conseiller les autorités
Exemples de tâches
- collaborer à l'examen des projets de nouvelles mesures soumis par les autorités gouvernementales
- participer à des réunions, groupes de travail, …
- formuler des avis écrits sur la base de législation, de la jurisprudence et/ou de directives
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le responsable de sa direction générale
le conseiller ou le conseiller général de sa direction
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.