Adviseur-generaal managementondersteuning (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NSA079
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Op een kwaliteitsvolle manier adviseren, ondersteunen en informeren van het algemeen bestuur op strategisch en operationeel gebied
teneinde
op inhoudelijk, organisatorisch en beleidsvlak een bijdrage te leveren aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie
Coördineren en aansturen van het team belast met de ondersteuning van de manager op het vlak van beleid en coördinatie
teneinde
de manager de mogelijkheid te bieden gefundeerde strategische doelstellingen te formuleren en te verwezenlijken
Resultaatgebieden
Alscoördinatorinstaan voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen de overheidsdienst
teneinde
het algemeen bestuur te ondersteunen om een maximale efficiëntie en effectiviteit in de dienstverlening te bereiken
Voorbeelden van taken
- coördineren en opvolgen van de opdrachten en werkzaamheden die gezamenlijk door de verschillende diensten of directoraten-generaal onder de manager worden uitgevoerd
- coördineren, overleg plegen met de verschillende directoraten-generaal en de stafdiensten, bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie,...
- sturen en opvolgen van projecten en werkgroepen in verband met de organisatie, het beleid van de organisatie en de verbetering van de dienstverlening
- bijdragen tot het ontwerp van de interne audit, zowel op financieel als op operationeel vlak
Alsbeleidsadviseurmee uittekenen van het strategisch plan van de organisatie, evalueren van de operationele acties ter realisatie van dit plan en voorstellen doen tot eventuele bijsturing
teneinde
de realisatie te waarborgen van de verbintenissen die zijn opgenomen in het managementplan of de bestuursovereenkomst
Voorbeelden van taken
- coördineren van het overleg voor het opmaken van het managementplan en concrete actieplannen
- voorstellen doen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie
- initiëren van verbeteringsprojecten binnen de organisatie op basis van de analyse van de al dan niet bereikte doelstellingen in het managementplan of de bestuursovereenkomst
- deelnemen aan de directieraad en de stuurgroepen van strategische projecten
Alsleidinggevendeleiden, aansturen en opvolgen van een team medewerkers dat instaat voor ondersteuning op het vlak van het beleid en de coördinatie en (eventueel) de administratieve ondersteuning van de manager
teneinde
een efficiënte werking van het team te verzekeren via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker
Voorbeelden van taken
- stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers
- verzekeren en stimuleren van de samenwerking tussen de teamleden
- verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers
- plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan
- motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers
Alsverantwoordelijke interne communicatieverzorgen van de interne communicatie met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie
teneinde
consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om het strategisch plan te realiseren
Voorbeelden van taken
- vertalen van het beleid (top-down) via interne vergaderingen, dienstnota's en instructies
- instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg tussen de verschillende diensten
- instaan voor de rapportering aan het management
Alschange agentaansturen en opvolgen van verbeterings- en vernieuwingsprojecten die aansluiten bij het strategisch plan
teneinde
de objectieven van dit strategisch plan te realiseren
Voorbeelden van taken
- definiëren van de projectdoelstellingen en opmaken van het projectplan
- aansturen en/of opvolgen van de projectmedewerkers
- opvolgen van de voortgang van het project en bijsturen indien nodig
- evalueren van de projecten in functie van het bereiken van de doelstellingen
Alsintern raadgever/adviseuradviseren van het management en andere betrokkenen wat betreft de eigen specialisatie
teneinde
het management in staat te stellen om een beslisisng te nemen op basis van een gefundeerd advies
Voorbeelden van taken
- het management ondersteunen met concrete adviezen
- beantwoorden van interne en externe vragen, parlementaire vragen,...
- behandelen van specifieke dossiers die bestemd zijn voor de manager
Alsvertegenwoordigervertegenwoordigen van de manager (voorzitter, administrateur-generaal of directeur-generaal) bij interne en/of externe instanties
teneinde
het standpunt van de organisatie te verduidelijken en te verdedigen
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan interne coördinatievergaderingen
- deelnemen aan externe vergaderingen om het standpunt van de organisatie te verduidelijken
- deelnemen aan seminaries, congressen, symposia,...
- fungeren als contactpersoon voor verschillende formele en informele netwerken
Alsverantwoordelijke beheerhet bijstaan van de manager bij het dagelijkse beheer van de directie-generaal/de stafdirectie
teneinde
bij te dragen tot een optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel, ICT en logistiek) die ter beschikking worden gesteld aan de directie-generaal/de stafdirectie
Voorbeelden van taken
- beheren van de werkingsbudgetten
- oriënteren en controleren van de uitvoering van het personeelsplan
- organiseren van de logistieke omkadering van de werknemers
- organiseren van de evaluatiecyclus
- goedkeuren van de aanvragen van diensten voor kleinere aankopen
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter / de directeur-generaal (bij grote organisaties), de administrateur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|