Identificatie van de functie

Functiecode : NSA079

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Op een kwaliteitsvolle manier adviseren, ondersteunen en informeren van het algemeen bestuur op strategisch en operationeel gebied

teneinde

op inhoudelijk, organisatorisch en beleidsvlak een bijdrage te leveren aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie

 

Coördineren en aansturen van het team belast met de ondersteuning van de manager op het vlak van beleid en coördinatie

teneinde

de manager de mogelijkheid te bieden gefundeerde strategische doelstellingen te formuleren en te verwezenlijken

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

instaan voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen de overheidsdienst

teneinde

het algemeen bestuur te ondersteunen om een maximale efficiëntie en effectiviteit in de dienstverlening te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• coördineren en opvolgen van de opdrachten en werkzaamheden die gezamenlijk door de verschillende diensten of directoraten-generaal onder de manager worden uitgevoerd

• coördineren, overleg plegen met de verschillende directoraten-generaal en de stafdiensten, bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie,...

• sturen en opvolgen van projecten en werkgroepen in verband met de organisatie, het beleid van de organisatie en de verbetering van de dienstverlening

• bijdragen tot het ontwerp van de interne audit, zowel op financieel als op operationeel vlak

 

Als

beleidsadviseur

mee uittekenen van het strategisch plan van de organisatie, evalueren van de operationele acties ter realisatie van dit plan en voorstellen doen tot eventuele bijsturing

teneinde

de realisatie te waarborgen van de verbintenissen die zijn opgenomen in het managementplan of de bestuursovereenkomst

 

Voorbeelden van taken

• coördineren van het overleg voor het opmaken van het managementplan en concrete actieplannen

• voorstellen doen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie

• initiëren van verbeteringsprojecten binnen de organisatie op basis van de analyse van de al dan niet bereikte doelstellingen in het managementplan of de bestuursovereenkomst

• deelnemen aan de directieraad en de stuurgroepen van strategische projecten

 

Als

leidinggevende

leiden, aansturen en opvolgen van een team medewerkers dat instaat voor ondersteuning op het vlak van het beleid en de coördinatie en (eventueel) de administratieve ondersteuning van de manager

teneinde

een efficiënte werking van het team te verzekeren via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker

 

Voorbeelden van taken

• stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers

• verzekeren en stimuleren van de samenwerking tussen de teamleden

• verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers

• plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan

• motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers

 

Als

verantwoordelijke interne communicatie

verzorgen van de interne communicatie met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie

teneinde

consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om het strategisch plan te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• vertalen van het beleid (top-down) via interne vergaderingen, dienstnota's en instructies

• instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg tussen de verschillende diensten

• instaan voor de rapportering aan het management

 

Als

change agent

aansturen en opvolgen van verbeterings- en vernieuwingsprojecten die aansluiten bij het strategisch plan

teneinde

de objectieven van dit strategisch plan te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• definiëren van de projectdoelstellingen en opmaken van het projectplan

• aansturen en/of opvolgen van de projectmedewerkers

• opvolgen van de voortgang van het project en bijsturen indien nodig

• evalueren van de projecten in functie van het bereiken van de doelstellingen

 

Als

intern raadgever/adviseur

adviseren van het management en andere betrokkenen wat betreft de eigen specialisatie

teneinde

het management in staat te stellen om een beslisisng te nemen op basis van een gefundeerd advies

 

Voorbeelden van taken

• het management ondersteunen met concrete adviezen

• beantwoorden van interne en externe vragen, parlementaire vragen,...

• opmaken van nota's

• behandelen van specifieke dossiers die bestemd zijn voor de manager

 

Als

vertegenwoordiger

vertegenwoordigen van de manager (voorzitter, administrateur-generaal of directeur-generaal) bij interne en/of externe instanties

teneinde

het standpunt van de organisatie te verduidelijken en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interne coördinatievergaderingen

• deelnemen aan externe vergaderingen om het standpunt van de organisatie te verduidelijken

• deelnemen aan seminaries, congressen, symposia,...

• fungeren als contactpersoon voor verschillende formele en informele netwerken

 

Als

verantwoordelijke beheer

het bijstaan van de manager bij het dagelijkse beheer van de directie-generaal/de stafdirectie

teneinde

bij te dragen tot een optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel, ICT en logistiek) die ter beschikking worden gesteld aan de directie-generaal/de stafdirectie

 

Voorbeelden van taken

• beheren van de werkingsbudgetten

• oriënteren en controleren van de uitvoering van het personeelsplan

• organiseren van de logistieke omkadering van de werknemers

• organiseren van de evaluatiecyclus

• goedkeuren van de aanvragen van diensten voor kleinere aankopen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
Interne diensten	mondelinge vragen	persoonlijk contact, vergadering	dagelijks
Interne diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
externe instanties, kabinet	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
Interne diensten	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
Interne diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen en nota's	per brief, e-mail ...	ad hoc
externe instanties, kabinet	schriftelijke adviezen en nota's	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter / de directeur-generaal (bij grote organisaties), de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• beleidsadviezen aan het management

• voorstellen voor verbeterings- en/of vernieuwingsprojecten

• aansturen en opvolgen van verbeterings- en/of vernieuwingsprojecten

• organisatie en werkverdeling binnen het eigen team

• operationele beslissingen in het kader van de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden

• beantwoorden van interne en externe vragen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• bepalen van de doelstellingen van verbeterings- en/of vernieuwingsprojecten

• formele administratieve en financiële beslissingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de regelgeving gekoppeld aan de specificiteit van de organisatie

• de regelgeving binnen verschillende domeinen (budget, begroting, evaluatiecycli, moderniseringsprojecten,...)

 

Welke vernieuwingen

• initiatieven voor verbeterings- en/of vernieuwingsprocessen gekoppeld aan de strategische doelstellingen van de organisatie

• verbeteringen van de interne werkprocessen en procedures

• voorstellen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• het managementplan en de strategische doelstellingen van de organisatie

• de beslissingen van het directiecomité

• eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.