Identification de la fonction

Code de la fonction : NSD010

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Diriger, coordonner et soutenir les activités d'un grand bureau ou service régional

afin de

garantir la réalisation des missions de l’institution et, en particulier, des objectifs du bureau ou service régional sous sa responsabilité

 

Utiliser de façon optimale, conformément aux directives, des moyens budgétaires, humains et matériels disponibles

afin de

garantir le bon fonctionnement du bureau ou service régional, en interaction avec les autres services ou bureaux , au sein de la division hiérarchiquement responsable.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

diriger et coordonner son bureau ou service régional

afin de

assurer la qualité et la rapidité des services rendus aux usagers et en faire le rapportage.

 

Exemples de tâches

• organiser la constitution des dossiers et le service à l'usager dans le respect des directives et en tenant compte des impératifs réglementaires

• donner des directives claires et des objectifs précis à chaque membre de l’équipe, évaluer ses collaborateurs, veiller au suivi des cycles d'évaluation au sein du bureau

• suivre et améliorer les résultats de son bureau

• veiller à la tenue correcte des tableaux de bord, statistiques, analyses et indicateurs ainsi qu’à leur rapportage.

• gérer le patrimoine de l'institution de façon décentralisée (bâtiment, mobilier, matériel informatique et divers)

 

En tant que

coordinateur du bureau / service

veiller à la gestion et à la coordination des collaborateurs

afin de

réaliser les objectifs opérationnels de son bureau / service et de remplir les missions de l'institution au niveau local.

 

Exemples de tâches

• organiser le travail des collaborateurs (accueil des visiteurs, accueil téléphonique, paiement,…) et assurer la continuité du travail en cas d’absence

• orienter les collaborateurs et les services vers l'objectif à atteindre; donner des directives claires et des objectifs précis à chaque membre de l'équipe

• adapter l’organisation du bureau aux nouvelles circonstances

• analyser et résoudre les problèmes du bureau, faire remonter les bonnes pratiques

• garantir la bonne application des circulaires et réglementations de l'institution et des décisions de la Direction générale

 

En tant que

conseiller

conseiller ses collaborateurs relativement aux matières spécifiques et opérationnelles et gérer de façon interdisciplinaire des dossiers complexes et vastes

afin de

accroitre l’efficience et l’efficacité du travail au sein de l’Institution et en particulier l’organisation de son bureau ou service régional

 

Exemples de tâches

• collaborer à un ou plusieurs projets transversaux de l'institution.

• se montrer disponible pour chercher les réponses aux questions spécifiques à caractère opérationnel

• analyser, tirer des conclusions, exprimer des avis, faire des propositions

• conseiller la cellule formation afin de mieux orienter les diverses formations en fonction des attentes sur le terrain

• soumettre des suggestions d’amélioration à son coordinateur régional, afin d’attirer l’attention sur les difficultés pratiques rencontrées dans le quotidien

 

En tant que

coach

accompagner et soutenir ses collaborateurs dans leur développement

afin de

contribuer au développement de leurs compétences et à la réalisation optimale des résultats.

 

Exemples de tâches

• conduire des entretiens de fonction, de planification, de fonctionnement et d'évaluation dans le cadre des cercles de développement

• détecter les besoins en développement des collaborateurs et proposer des actions adaptées

• accompagner les collaborateurs dès leur intégration dans l'équipe et lors de l'apprentissage de nouvelles tâches; former et responsabiliser les collaborateurs

• procurer du feed-back constructif au sujet de leur fonctionnement, tant positif que négatif

• intervenir en cas de problèmes ou conflits liés aux relations de travail ou au fonctionnement de l'équipe

 

En tant que

représentant du service

entretenir les relations avec les utilisateurs et partenaires internes et externes

afin de

refléter la vision et les valeurs de l'organisation et du service.

 

Exemples de tâches

• représenter le service à l'extérieur de l'institution

• collaborer avec les autres services publics fédéraux et régionaux

• répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes

• élaborer un réseau de contacts

• participer aux réunions avec les autres responsables de bureau, ainsi qu’aux réunions internes relatives à des projets et autres groupes de travail

 

En tant que

coordinateur de projet

gérer un ou plusieurs projets d'amélioration transversaux de l'institution

afin de

moderniser l'institution et en particulier l'organisation des bureaux ou services régionaux.

 

Exemples de tâches

• planifier, exécuter et suivre les actions

• assurer, le cas échéant, le suivi des activités des consultants externes

• participer et faire rapport au groupe de pilotage et de projet, ainsi qu'à la hiérarchie

• participer à des réunions et des projets horizontaux

• soutenir éventuellement dans leur travail les collaborateurs de projet dans le cadre des parties de projet qui leur ont été attribuées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics fédéraux	décisions, questions écrites, législation	en tant que dossier, par lettre, email	ad hoc
management, chef de service , coordinateurs	conseils écrits, conseils oraux, décisions, législation, questions orales, questions écrites	En tant que dossier, informel, par lettre, e-mail, contact personnel, réunion, groupe de pilotage	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites, questions orales	contact personnel, par lettre, e-mail	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites, questions orales	informel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics fédéraux	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management, chef de service , coordinateurs	conseils écrits, conseils oraux, décisions, législation, questions orales, questions écrites	contact personnel, informel, par lettre, e-mail, réunion, groupe de pilotage	ad hoc, quotidien, hebdomadaire, mensuel
particuliers/citoyens	conseils écrits, conseils oraux	contact personnel, informel, par lettre, e-mail	ad hoc
organisations/entreprises	décisions, questions orales, questions écrites	contact personnel, par lettre, e-mail	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Coordinateur Régional

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• missions confiées de la gestion quotidienne de son bureau/service

• organisation de son propre travail

• décisions opérationnelles de routine

• avis opérationnel aux clients

• propositions de nouveaux outils, procédures, etc. ou de leur amélioration

• décisions ayant un impact sur l’organisation et la planification du travail au sein de son bureau / service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des autorisations collectives

• tout ce qui s’écarte des procédures normales et directives spécifiques de la fonction

• décisions opérationnelles complexes

• modifications des priorités stratégiques

• modifications des procédures imposées ou de leur amélioration

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives hiérarchiques

• législation

 

Quelles innovations

• améliorations du travail dans son bureau / service

• amélioration de son propre travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• relations institutions externes

• règlementation et instructions au sein de l'institution

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.