Identificatie van de functie

Functiecode : NSD001

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Aansturen en leiden van een team van medewerkers van een Backofficeproces

teneinde

de operationele resultaten te bereiken in overeenstemming met de strategische doelstellingen die verband houden met dit Backofficeproces.

 

Het coördineren, optimaliseren en onderhouden van een proces

teneinde

de activiteiten die verband houden met het proces zo efficiënt mogelijk te realiseren in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke

het uitvoeren van de operationele plannen die verband houden met het Backofficeproces dat onder zijn/haar verantwoordelijkheid valt alsook coördineren van de verschillende teams, eventueel verspreid over de verschillende werkplekken van de entiteit, die dit proces uitvoeren

teneinde

de normen en jaarlijkse operationele doelstellingen die werden vastgelegd voor dit Backofficeproces te behalen.

 

Voorbeelden van taken

• de operationele doelstellingen toelichten aan de teamchefs en medewerkers

• meewerken aan de ontwikkeling van het operationeel plan van de entiteit samen met het management

• de teamchefs ondersteunen bij de implementering van de punten van het operationeel plan die verband houden met de backofficeprocessen die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen

• toezien op en regelmatig de stand van zaken opmaken van het operationeel plan dat onder zijn/haar verantwoordelijkheid valt

• concrete acties voortvloeiend uit de strategische projecten verduidelijken aan de teamchefs en de medewerkers

 

Als

procesbeheerder Backoffice

op een professionele en uniforme manier een Backofficeproces implementeren door rekening te houden met de aanbevelingen vanuit de coördinatie en de akkoorden die werden afgesloten met de Procesbeheerder(s) Frontoffice van de entiteit

teneinde

kwaliteitsvolle prestaties af te leveren naar de interne en/of externe klanten toe, die beantwoorden aan de normen en doelstellingen die werden vastgelegd voor dit proces.

 

Voorbeelden van taken

• het werk (kwalitatief en kwantitatief) op geregelde tijdstippen opvolgen

• de adviseur, de adjunct van de directeur en/of de directeur-generaal van de entiteit op geregelde tijdstippen informeren

• de adviseur, de adjunct van de directeur en/of de directeur-generaal van de entiteit tijdig verwittigen bij het niet halen van de doelstellingen/normen

• proactief omgaan met de boordtabellen en andere beheersinstrumenten

• deelnemen aan de netwerkvergaderingen met de procescoördinator en met de andere nationale procesbeheerders backoffice
  
  

 

Als

kwaliteitsverantwoordelijke

de performantie meten en de nodige verbeteringsacties implementeren op operationeel niveau, in overeenstemming met de richtlijnen die werden gegeven door de procescoördinator

teneinde

een uniforme en coherente toepassing te garanderen van het Backofficeproces binnen de entiteit, alsook kwaliteitsvolle, snelle en gebruiksvriendelijke prestaties aan te bieden aan de klanten.

 

Voorbeelden van taken

• de kwaliteitsindicatoren opvolgen

• de verbeteringsopportuniteiten op operationeel niveau identificeren

• de medewerkers betrekken bij de kwaliteitsopvolging van het backofficeproces

• elk probleem en elke mogelijke verbetering doorspelen aan het management van de entiteit en aan de coördinatie

• de verbeteringsprojecten leiden en opvolgen
  
  

 

Als

coach

het motiveren en begeleiden van de teamchefs bij hun dagelijkse activiteiten inzake het beheer van de productie en het aansturen van hun teams

teneinde

de aanwezige kennis, vaardigheden en attitudes optimaal te gebruiken en ze te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• de functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatiecyclus

• constructieve feedback geven en wijzen op de verbeteringspunten van de medewerkers

• zorgen voor de technische en reglementaire vorming van de medewerkers op de werkplek

• de medewerkers responsabiliseren

• tussenkomen bij problemen of conflicten die te maken hebben met de arbeidsverhoudingen of met de werking van het team

 

Als

intern raadgever/adviseur

de leden van de teams die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen, betrekken bij de reflectie over de realisatie van de jaarlijkse operationele doelstellingen

teneinde

oplossingen en verbeteringen te formuleren naar de procescoördinatoren

 

Voorbeelden van taken

• correct, coherent en objectief informeren van de teamchefs en de medewerkers

• constructieve feedback geven over de resultaten, de reglementering, de werkmethodes, de human resources en het management

• de reflectie van de medewerkers stimuleren over de continue verbetering van de backofficeprocessen en de organisatie van het werk

• luisteren naar de opmerkingen en suggesties van de teamchefs en de medewerkers over de resultaten, de reglementering, de werkmethodes, de human resources en het management

• advies geven aan de adjunct van de directeur en de directeur-generaal van de entiteit over de resultaten, de reglementering, de werkmethodes, de human resources en het management

 

Als

contactpersoon

het beheren van de relaties met interne klanten/partners en externe klanten/partners

teneinde

een goede samenwerking met de stakeholders te kunnen garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• beschikbaar zijn als contactpersoon voor de interne en externe klanten of partners in derde lijn

• relaties onderhouden en beheren met interne en externe klanten/partners

• onderhouden van de contacten met collega-procesbeheerders en het netwerk
  
  

 

Als

kennisbeheerder

gespecialiseerde kennis over het proces waarvoor hij/zij verantwoordelijk is verwerven, onderhouden en uitbreiden

teneinde

te kunnen optreden als referentiepersoon voor dat proces.

 

Voorbeelden van taken

• opleidingen volgen

• waken over de reglementering betreffende de materies die worden behandeld in de processen die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen

• kennis uitwisselen met de andere procesbeheerders

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directeur van de entiteit of zijn adjunct	Onderrichtingen	Nota, e-mail, mondeling	ad hoc
Procescoördinatoren	Instructies, informatie, documenten	Nota, e-mail, mondeling	wekelijks
Procesbeheerders	Informatie, vragen	E-mail, mondeling	ad hoc
Frontofficeprocesbeheerders	Informatie, vragen	E-mail, mondeling	dagelijks
Medewerkers	Dossiers, informatie	Nota, e-mail, mondeling	dagelijks
Klanten	Informatie, vragen, documenten	Papier, e-mail, mondeling	dagelijks
Partners	Informatie, vragen, documenten	Papier, e-mail, mondeling	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directeur van de entiteit of zijn adjunct	informatie	Nota, e-mail, mondeling	ad hoc
Procescoördinatoren	Informatie, vragen	E-mail, mondeling	wekelijks
Procesbeheerders	Informatie, vragen	Elektronisch, mondeling	ad hoc
Procesbeheerders Frontoffice & support	Informatie, vragen	Électronique, oral	dagelijks
Medewerkers	Dossiers, informatie	E-mail, mondeling	dagelijks
Klanten	Dossiers, informatie	Papier, e-mail, mondeling	dagelijks
Partners	Dossiers, informatie	Papier, e-mail, mondeling	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de entiteitsdirecteur

de adjunct van de directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de interne werking van de dienst: coördinatie van de activiteiten en verdeling van het werk

• de affectatie van het personeel en de taakverdeling binnen de Backoffice

• de toekenning van het ter beschikking gestelde materiaal

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de aanwerving en de vervanging van personeel

• materiële behoeften

• financiële middelen

• de organisatie van externe opleidingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en reglementering die verband houden met de door het frontoffice behandelde materies

• statuut van het personeel

• deontologische code

• handvest van de sociaal verzekerde

 

Welke vernieuwingen

• de deelname aan of de leiding van strategische projecten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• bestuursovereenkomst van de entiteit

• visie, missie, strategie van de entiteit

• managementcultuurmodel van de entiteit

• operationeel plan van de entiteit

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.