Identification de la fonction

Code de la fonction : NBB005

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Assurer, en tant qu'intermédiaire entre le service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion (SE B&CG) et sa propre direction générale (DG), la coordination, le soutien et le contrôle de l'exécution des différentes tâches dans le cadre du processus budgétaire et comptable d'une part et du contrôle de gestion d'autre part

afin de

contribuer à l'élaboration du budget et des comptes du SPF ou de l'institution par le service B&CG.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire budgétaire décentralisé

élaborer le budget annuel de la DG et les comptes y afférents en concertation avec le service B&CG

afin de

contribuer à une gestion financière optimale de sa DG

 

Exemples de tâches

• collecter, auprès des collaborateurs, les données relatives aux recettes et dépenses effectuées au sein de la DG

• centraliser les données dans les programmes budgétaires au sein de la DG dans le cadre de l'établissement et du suivi du budget

• préparer des fiches budgétaires et des rapports budgétaires transmis au service B&CG, afin d'élaborer le budget centralisé de l'organisation

• assurer un suivi fréquent du budget dans le cadre du contrôle budgétaire au sein de la DG

• élaborer les propositions budgétaires et les projets d'ajustement budgétaire lorsque des écarts sont constatés

 

En tant que

conseiller interne

assurer un soutien, un accompagnement et un rapportage au responsable de la DG, relativement à tout ce qui concerne le budget et les dépenses de la DG

afin de

apporter un soutien dans la réalisation des objectifs stratégiques de la DG

 

Exemples de tâches

• utiliser le budget comme outil d'aide à la prise de décision et analyser l'impact budgétaire qu'il peut avoir sur les décisions stratégiques au sein de la DG

• appuyer le responsable de sa DG lors du développement des objectifs stratégiques

• accompagner les processus innovateurs lors de l'introduction du nouveau cycle budgétaire et du contrôle de gestion pour son domaine de compétence

• établir des rapports pertinents pour la politique de gestion

• assurer le rapportage auprès du responsable de la DG sur ce qui a été dit ou décidé au sein du service B&CG

 

En tant que

intermédiaire budgétaire

aider le service B&CG lors de l'élaboration et de la gestion du budget et des comptes annuels de l'organisation, en concertation avec le responsable de la DG

afin de

contribuer à une gestion financière optimale de l'organisation

 

Exemples de tâches

• rédiger tous les rapports et notes nécessaires à la demande du service B&CG

• justifier auprès du service B&CG toutes les questions budgétaires inhérentes à sa DG

• aider le responsable de sa DG et les responsables des différentes directions à chiffrer et justifier leurs besoins budgétaires

• participer aux réunions mensuelles des correspondants budgétaires organisées par le service B&CG afin d'assurer le transfert des informations budgétaires au sein de sa DG

• participer aux délibérations budgétaires qui ont lieu entre les responsables des DG et le service B&CG, afin de soutenir son directeur général lors de la défense des demandes budgétaires auprès du service B&CG

 

En tant que

support budgétaire interne/coach

apporter un support aux collaborateurs de la DG et les coacher

afin de

veiller à ce que ces derniers puissent remplir leurs tâches de manière motivée, conformément aux directives

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions des collaborateurs au sein du service (ex. : fournir des descriptions des procédures à appliquer,...) et si nécessaire, contacter d'autres services/organisations afin de trouver une réponse adaptée à leurs questions

• coacher les collaborateurs afin qu'ils remettent en temps voulu l'ensemble des dépenses qu'ils ont effectuées au cours de l'année, afin d'élaborer le budget

• transmettre les informations ou instructions du service B&CG aux collaborateurs afin que celles-ci soient appliquées au sein de la DG

• fournir un encadrement et un soutien aux collaborateurs (ex. : aider à remplir certains documents budgétaires) et les soutenir dans des dossiers difficiles (ex. : aller défendre avec le collaborateur le budget de celui-ci, auprès de l'inspecteur des Finances)

• diffuser de l'information budgétaire et fournir des informations pertinentes pour la constitution de dossiers corrects permettant l'engagement de crédits

 

En tant que

contrôleur

contrôler les dossiers introduits par les collègues de sa DG sur la légalité des dépenses et assurer le suivi du budget propre à sa DG

afin de

permettre une gestion prévisionnelle correcte dans le respect strict des engagements réalisés et des délais requis

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les recettes et les dépenses soient imputées correctement et qu'elles correspondent dès lors au budget de la DG, de même qu'en rendre compte à la hiérarchie

• tenir à jour les documents budgétaires dans les tableurs ou logiciels comptables, et les contrôler

• rédiger les propositions budgétaires et les adaptations connexes lors du contrôle budgétaire

• contrôler les dossiers introduits par les collègues sur l'exhaustivité, l'exactitude et la légalité des dépenses

 

En tant que

conseiller

remettre des avis à ses collaborateurs et au management dans le domaine de compétence

afin de

leur fournir des informations pertinentes et précises

 

Exemples de tâches

• répondre de manière détaillée aux questions des collaborateurs, du responsable de la DG,...

• donner des conseils techniques et proposer des mesures, au directeur général et aux collaborateurs, pour une meilleure gestion financière

• formuler des avis au service B&CG, à des entités externes (inspecteur des Finances, Cour des comptes, contrôleur des engagements) et aux autres correspondants des autres DG

 

En tant que

coordinateur

donner des instructions à un petit groupe de comptables et de gestionnaires de crédit

afin de

veiller à ce qu'ils effectuent le paiement des factures aux fournisseurs ou aux prestataires de services correctement et en temps voulu

 

Exemples de tâches

• donner des instructions à un petit groupe de comptables et de gestionnaires de crédit de manière fonctionnelle et non hiérarchique

• traduire et transmettre les directives du service B&CG sous forme de message clair

• vérifier le travail des collaborateurs

• donner des formations complémentaires aux comptables et aux gestionnaires de crédit afin de mettre en application les nouvelles directives, etc. (ex. : mettre en application la nouvelle codification des paiements au sein de la DG)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
SE B&CG	rapports, directives, questions, etc.	diverse	quotidien
DG	questions, conseils...	diverse	quotidien
collaborateurs	demandes	e-mail, contact personnel	quotidien
Insp. des Finances, Cour des comptes	questions, conseil	e-mail, contact personnel	mensuel
autres correspondants	questions,avis	e-mail, contact personnel	mensuel
organisations/entreprises	questions écrites	e-mail, rapport	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
SE B&CG	rapports, questions, etc.	diverse	quotidien
DG	informations budgétaires	rapport, contact, e-mail	quotidien
collaborateurs	questions, instructions	e-mail, contact personnel	quotidien
Insp. des Finances, Cour des comptes	questions, conseil	e-mail, contact personnel	mensuel
autres correspondants	questions, conseils...	e-mail, contact personnel	mensuel
contrôle interne	questions, validation de dossiers	rapport	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur de la DG (au niveau hiérarchique)

le responsable Budget du service B&CG (au niveau fonctionnel)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le signalement des problèmes et la proposition faite au responsable de la DG de refuser une dépense

• le contenu des avis et les conseils soumis

• l'organisation propre du travail

• le signalement des demandes budgétaires et des dossiers d'exécution en contradiction manifeste avec les instructions

• l'apport d'instructions relatives au travail quotidien récurrent des comptables et des gestionnaires de crédit

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• aspects politiques des dossiers

• tout ce qui découle de la délégation de pouvoir

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation et réglementation en matière de comptabilité publique, comptabilité générale et budgétaire

• réglementation en matière de contrôle budgétaire

• législation et réglementation sur les marchés publics

• législation spécifique de la DG concernée

 

Quelles innovations

• développer des outils de rapportage pertinents

• veiller à créer suffisamment de canaux de rapportage avec le service B&CG ou avec la DG

 

Sur base de quel cadre de référence

• propre expérience

• formations

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.