Identificatie van de functie

Functiecode : NBB005

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Als bemiddelaar tussen de stafdienst Budget en Beheerscontrole (dienst B&BC) en zijn eigen directoraat-generaal (DG) het verzekeren van de coördinatie, de ondersteuning en de uitvoeringscontrole van de verschillende taken in het kader van het budgettair en boekhoudkundig proces en van de beheerscontrole

teneinde

bij te dragen tot de uitwerking van het budget en de uitgaven van de FOD of de instelling door de dienst B&BC

 

Resultaatgebieden

Als

gedecentraliseerde budgetbeheerder

uitwerken van het jaarlijks budget van het DG en de bijhorende uitgaven in overleg met de dienst B&BC

teneinde

bij te dragen tot een optimaal financieel beheer van zijn/haar DG

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van de gegevens bij de medewerkers m.b.t. de inkomsten en uitgaven binnen het DG

• centraliseren van de gegevens in de budgettaire programma's binnen het DG in het kader van de opstelling en de opvolging van het budget

• voorbereiden van budgettaire fiches en verslagen die aan de dienst B&BC overgedragen worden om het gecentraliseerde budget van de organisatie uit te werken

• regelmatig opvolgen van het budget in het kader van de budgettaire controle binnen het DG

• uitwerken van de budgettaire voorstellen en ontwerpen inzake budgettaire aanpassing wanneer er afwijkingen vastgesteld worden

 

Als

intern adviseur

instaan voor de ondersteuning, begeleiding en rapportering bij de verantwoordelijke van het DG over alles wat betrekking heeft op het budget en de uitgaven van het DG

teneinde

ondersteuning te bieden bij het behalen van de beleidsdoelstellingen van het DG

 

Voorbeelden van taken

• gebruiken van het budget als hulpmiddel bij de besluitvorming en het analyseren van de budgettaire gevolgen die het kan hebben op de beleidsdoelstellingen binnen het DG

• ondersteunen van de verantwoordelijke van zijn/haar DG in de ontwikkeling van de beleidsdoelstellingen

• begeleiden van de vernieuwende procedures tijdens de invoering van de nieuwe budgettaire cyclus en de beheerscontrole voor zijn/haar competentiedomein

• opmaken van rapporten die relevant zijn voor het managementbeleid

• uitbrengen van verslag bij de verantwoordelijke van het DG over wat gezegd of beslist werd binnen de dienst B&BC

 

Als

budgettaire bemiddelaar

ondersteunen van de dienst B&BC tijdens de opmaak en het beheer van het jaarlijks budget en de jaarrekening van de organisatie in samenspraak met de verantwoordelijke van het DG

teneinde

bij te dragen tot een optimaal financieel beheer van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van alle nodige rapporten en nota's op vraag van de dienst B&BC

• verantwoording geven aan de dienst B&BC over alle budgettaire vragen binnen zijn/haar DG

• bijstaan van de verantwoordelijke van zijn/haar DG en de verantwoordelijken van de verschillende directies om hun budgettaire noden in te schatten en te rechtvaardigen

• deelnemen aan maandelijkse vergaderingen van budgettaire correspondenten die door de dienst B&BC georganiseerd worden om de overdracht van de budgettaire informatie binnen zijn/haar DG te verzekeren

• deelnemen aan de budgettaire besprekingen die plaatsvinden tussen de verantwoordelijken van de DG's en de dienst B&B om zijn/haar directeur-generaal bij te staan tijdens de verdediging van de budgettaire aanvragen bij de dienst B&BC

 

Als

interne budgettaire ondersteuner/coach

ondersteuning bieden aan en coachen van de medewerkers van het DG

teneinde

ervoor te zorgen dat deze laatste hun taken gemotiveerd en overeenkomstig de richtlijnen kunnen uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op vragen van medewerkers binnen de dienst (bv. beschrijvingen geven van de toe te passen procedures, enz.) en indien nodig, contacteren van andere diensten/organisaties om een gepast en correct antwoord te vinden

• coachen van de medewerkers om tijdig alle uitgaven die ze tijdens het jaar hebben gedaan te overhandigen teneinde het budget op te stellen

• overhandigen van de informatie of instructies van de dienst B&BC aan de medewerkers opdat deze binnen het DG toegepast worden

• begeleiding en ondersteuning geven aan de medewerkers (bv. helpen om bepaalde budgettaire documenten in te vullen) en hen bijstaan bij moeilijke dossiers (bv. samen met de medewerker het budget van deze laatste bij de inspecteur van Financiën gaan verdedigen)

• verspreiden van budgettaire informatie en geven van relevante informatie voor de samenstelling van correcte dossiers om kredieten vast te leggen

 

Als

controleur

nakijken van de dossiers van collega's van zijn/haar DG op de legaliteit van de uitgaven alsook het opvolgen van het budget eigen aan zijn/haar DG

teneinde

een correct vooruit gepland beheer mogelijk te maken met de strikte naleving vastgelegde afspraken en de vereiste termijnen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor de correcte berekening en rapportage aan de hiërarchie van de inkomsten en uitgaven en de overeenstemming met het budget van het DG

• actueel houden en controleren van de budgettaire documenten in spreadsheets of boekhoudsoftware

• opmaken van de budgettaire voorstellen en de bijbehorende aanpassingen tijdens de budgettaire controle

• nakijken van de dossiers die door de collega's ingediend zijn wat betreft de volledigheid, correctheid en legaliteit van de uitgaven

 

Als

adviseur

verlenen van advies aan zijn/haar medewerkers en aan het management in het domein waarvoor hij/zij bevoegd is

teneinde

hen de meest relevante en accurate informatie te bezorgen

 

Voorbeelden van taken

• gedetailleerd antwoorden op de vragen van medewerkers, de verantwoordelijke van het DG,...

• technisch advies geven en maatregelen voorstellen voor een optimaal financieel beheer aan de directeur-generaal en de medewerkers

• formuleren van advies aan de dienst B&BC, externe entiteiten (inspecteur van Financiën, Rekenhof, Controleur van de vastleggingen) en de andere correspondenten van de andere DG's

 

Als

coördinator

instructies geven aan een kleine groep boekhouders en kredietbeheerders

teneinde

ervoor te zorgen dat ze de betaling van facturen aan leveranciers of dienstverleners correct en tijdig uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• op een functionele en niet-hiërarchische manier instructies geven aan een kleine groep boekhouders en kredietbeheerders

• vertalen en omzetten van de richtlijnen van de dienst B&BC in een duidelijke boodschap

• nakijken van het werk van de medewerkers

• geven van bijkomende opleidingen aan de boekhouders en kredietbeheerders om de nieuwe richtlijnen toe te passen, enz. (bv. binnen het DG de nieuwe codificatie van de betalingen toepassen)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
dienst B&BC	verslagen, richtlijnen, vragen	divers	dagelijks
DG	vragen, advies	divers	dagelijks
medewerkers	vragen	e-mail, persoonlijk contact,	dagelijks
Insp. van Fin., rekenhof	vragen , adviezen	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
andere correspondenten	vragen, adviezen	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	e-mail, verslag	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
dienst B&BC	verslagen, vragen enz.	divers	dagelijks
DG	budgettaire informatie	verslag, contact, e-mail	dagelijks
medewerkers	vragen, instructies	e-mail, persoonlijk contact	dagelijks
Insp. van Fin., rekenhof	vragen , advies	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
andere correcpondenten	vragen, advies	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
interne controle	vragen, validatie van dossiers	verslag	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

hiërarchisch: de directeur van het DG

functioneel: de budgetverantwoordelijke van de dienst B&BC

 

De functie leidt : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het signaleren van de problemen en voorstellen om een uitgave te weigeren aan de verantwoordelijke van het DG

• de inhoud van de ingediende adviezen en raadgevingen

• de eigen werkorganisatie

• het signaleren van de budgettaire aanvragen en de uitvoeringsdossiers die duidelijk in strijd zijn met de instructies

• het geven van instructies in verband met het dagelijks terugkerend werk van de boekhouders en van de kredietbeheerders

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de politieke aspecten van de dossiers

• alles wat voortvloeit uit de delegatie van bevoegdheid

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en reglementering inzake overheidsboekhouding, algemene en budgettaire boekhouding

• reglementering inzake budgettaire controle

• wetgeving en reglementering aangaande de overheidsopdrachten

• specifieke wetgeving van de betrokken DG's

 

Welke vernieuwingen

• ontwikkelen van relevante instrumenten voor rapportering

• zorgen voor de invoering van voldoende kanalen voor rapportering met de dienst B&BC of met het DG

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

• opleidingen

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.