Medewerker/Medewerkster archivering (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : VBFBCO003
Niveau: D
Functiefamilie : Productbewerkers Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Gegevens invoeren en documenten ordenen
teneinde
te zorgen voor de optimale toegang tot informatie en documenten voor de diensten van de organisatie.
Resultaatgebieden
Alsontvangerdossiers en andere documenten verzamelen, selecteren en vernietigen
teneinde
de basis te leggen voor een kwaliteitsvolle ordening van informatie.
Voorbeelden van taken
- de administratieve procedure volgen m.b.t. de verwerving van de documenten
- dossiers en documenten verwerven
- teruggekomen dossiers en documenten ontvangen en terugplaatsen
- oude dossiers en andere documenten volgens de instructies vernietigen
- verwijderen van dubbele gegevens
Alsdocumentatiebeheerderde dossiers en documenten labelen en indelen
teneinde
te zorgen voor een gemakkelijke toegang tot de informatie.
Voorbeelden van taken
- de administratieve procedure volgen m.b.t. de indeling
- toezien op de toegankelijkheid van de indeling (labels aanbrengen, inhoudsopgave…)
- regelmatig documenten en dossiers ordenen en opschonen volgens de instructies
Alsgegevensinvoerdergegevens importeren in de geautomatiseerde bestanden
teneinde
het latere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken.
Voorbeelden van taken
- gegevens binnen de afgesproken termijn invoeren
- lijsten met ingevoerde gegevens bewaren
- ingevoerde gegevens controleren
- de databestanden bijwerken
- verwijderen van dubbele gegevens
Alscontactpersoon toezien op de overdracht van juiste gegevens
teneinde
het voor alle diensten van de organisatie mogelijk te maken om over noodzakelijke informatie te beschikken.
Voorbeelden van taken
- antwoorden op vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van de interne en externe klanten
- de nodige informatie opvragen en/of de documenten verifiëren om de klant te helpen
- de nodige documenten en dossiers bezorgen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
hiërarchische verantwoordelijke
|
instructies, procedures, concrete vragen
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
andere medewerkers
|
instructies, eenvoudige vragen
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
hiërarchische verantwoordelijke
|
dossiers, voorstellen tot oplossing voor gestelde vragen
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
andere medewerkers
|
antwoorden op vragen, stand van zaken
|
mondeling en schriftelijk
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de verantwoordelijke voor de archieven van de organisatie
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van zijn dagelijkse activiteiten in het kader van zijn verantwoordelijkheden
- de inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden aan interne en externe gesprekspartners in het kader van zijn verantwoordelijkheden
De functie moet autorisatie vragen voor
- de activiteiten die niet binnen zijn verantwoordelijkheidsdomeinen vallen
- vernietiging van dossiers
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- procedures en werkmethoden
- FAQ op website van het Rijksarchief
Welke vernieuwingen
- suggesties m.b.t. de aanpassing en de verbetering van de procedures en werkmethoden
Gebaseerd op welk referentiekader
- procedures en werkmethoden
- FAQ op website van het Rijksarchief
|