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Assistant/Assistante accueil de première ligne (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : VBFBSA002
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Accueillir le public, les clients, les collaborateurs, les renseigner et les accompagner dans leur démarche
afin de
proposer un service qualitatif et donner une bonne image du service et de l’organisation.
Finalités
En tant quereprésentant
- assurer un accueil efficace et qualitatif et être à l’écoute du public, des clients et des collaborateurs
afin de
- comprendre au mieux leur démarche et donner une bonne image de l’organisation/du service.
Exemples de tâches
- réagir rapidement aux sollicitations, aux demandes et accueillir professionnellement le public, client ou collaborateur
- effectuer l'accueil des visiteurs de manière orientée clients
- fournir et répertorier des badges, tickets ou laissez-passer
- guider le public, les clients ou collaborateurs vers le lieu (immatériel) recherché
En tant que
personne de contact
- répondre dans les meilleurs délais aux demandes, questions ou plaintes simples
afin de
- soutenir les clients dans leur démarche.
Exemples de tâches
- traiter les demandes, questions et plaintes simples ou de routine suivant les procédures ou règles en application
- transmettre les questions et plaintes complexes aux personnes ou services spécialisés
- indiquer les démarches à suivre
- écouter et/ou lire attentivement les demandes du public, des clients ou des collaborateurs
En tant que
collaborateur administratif
- réaliser plusieurs activités administratives et organisationnelles
afin de
- soutenir l’organisation et le service dans les différentes activités.
Exemples de tâches
- gérer les courriers entrants et sortants au sein de l'organisation afin de garantir une circulation aisée du courrier
- rapporter les problèmes ou les incidents rencontrés
- prendre des rendez-vous dans un ou plusieurs agendas
- gérer les salles de réunion afin d'obtenir des réservations correctes et d'éviter les surréservations
En tant que
gestionnaire de données
- encoder, adapter et/ou classer des documents, des dossiers ou d’autres informations pertinentes
afin de
- mettre à la disposition de l’organisation et du service des informations correctes et structurées.
Exemples de tâches
- enregistrer les demandes et données des clients et des collaborateurs dans des banques de données
- mettre à jour les banques de données
- rechercher des informations et les transmettre au service demandeur
Positionnement
La fonction est dirigée par
le chef d’équipe
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.