Identificatie van de functie

Functiecode : NCO010

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het ontwikkelen en het coördineren van de implementatie van een informatie- en archiefbeleid

teneinde

een efficiënt document- en een duurzaam archiefbeheer te realiseren in lijn met de wettelijke context, de noden van de organisatie en de actuele ontwikkelingen.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsexpert

uitwerken van een informatie- en archiefbeleid

teneinde

de doeltreffendheid en de duurzaamheid van het documentbeheer en van de archivering te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van behoefte- en risicoanalyses

• uitwerken van een visie die in lijn ligt met het wettelijk kader, met de ruime, veranderende omgeving en de relevante internationale standaarden, in samenwerking met andere diensten binnen de organisatie

• vastleggen van de visie in een beleidsplan of strategisch meerjarenplan dat ter goedkeuring wordt vastgelegd aan het management; formuleren van beleidsadviezen

• uitwerken van actieplannen om het beleidsplan te operationaliseren

• het informatie- en archiefbeleid organisatiebreed communiceren en verdedigen, en rapporteren over de resultaten

 

Als

coördinator informatiebeheer

het organiseren van de activiteiten op het vlak van informatiebeheer

teneinde

de beschikbaarheid en toegankelijkheid van alle informatie die administratief-juridische waarde heeft voor de dienst te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het opzetten van een governancestructuur om rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie te definiëren en te bewaken

• meewerken aan een informatiearchitectuur

• het managen van projecten gericht op informatiebeheer

• opzetten en opvolgen van een intern netwerk van informatiebeheerders binnen de organisatie

• het informatiebeleid operationeel ondersteunen via het opstellen van richtlijnen en het ontwikkelen van procedures en workflows

 

Als

coördinator archiefbeheer

het organiseren van de duurzame bewaring van documenten (d.w.z. met behoud van leesbaarheid, integriteit en authenticiteit)

teneinde

deze beschikbaar te stellen van de medewerkers gedurende de volledige levenscyclus en ze na het verstrijken van de bewaartermijn over te maken aan het Rijksarchief.

 

Voorbeelden van taken

• uitbouwen van een fysieke archiefinfrastructuur, die veilig is en toegankelijk voor personeelsleden en eventuele bezoekers

• uitbouwen van een digitale archiefinfrastructuur (archiefbeheersysteem, e-depot…), in samenwerking met interne of externe IT-expertise en overeenkomstig de wettelijke verplichtingen

• het afstemmen van bestaande informatiebeheersystemen met het archiefbeheersysteem

• het opstellen van procedures en richtlijnen inzake de overbrenging, beschrijving en ontsluiting van papieren en digitale archieven

 

Als

coach

aansturen, begeleiden en motiveren van medewerkers

teneinde

een optimaal werkklimaat te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van taakverdeling voor de personeelsleden in functie van hun specifieke deskundigheid

• organiseren van de werving en selectie van nieuwe medewerkers

• begeleiden van de personeelsleden in de uitbouw van hun loopbaan

• opvolgen, bijsturen en stimuleren van de medewerkers

 

Als

kwaliteitsverantwoordelijke

diensten ontwikkelen en opvolgen

teneinde

een efficiënte en optimale dienstverlening te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een reglement van dienstverlening rekening houdend met de relevante wetgeving (archiefwet, persoonsgegevens, openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie…)

• uitwerken van het dienstverleningspakket met de nodige procedures

• opvolgen van de kwaliteit van de dienstverlening

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, per brief, e-mail ...	dagelijks
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, per brief, e-mail, formele afspraak	wekelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, per brief, per e-mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge adviezen	e-mail, formele afspraak	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	wekelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal	per brief, e-mail ...	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke van de dienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• verdelen van de taken onder de medewerkers en stellen van prioriteiten

• de actieplannen voor het informatie- en archiefbeleid

• interne communicatie over het informatie- en archiefbeleid

• de inrichting van het archief

• richtlijnen en procedures inzake informatie- en archiefbeheer

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• budgettaire uitgaven

• de vervanging/aankoop van document- en archiefbeheersystemen

• deelname aan externe colloquia

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 en de koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet

• Wet betreffende de openbaarheid van bestuur van 11 april 1994

• Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 en de koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet

• Bepalingen inzake elektronische archivering, ingevoegd in Boek XII, titel 2 van het Wetboek van Economisch Recht (WER) door de wet van 1 juli 2016 (‘Digital Act’)

 

Welke vernieuwingen

• Vernieuwing inzake de inrichting van archieven

• Het opzetten van een geïntegreerd informatiebeheersysteem

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Organisatiecontext

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.