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Attaché gestion de l'information et des archives (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : NCO001
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Mettre en œuvre et faire le suivi de la stratégie de gestion de l'information et des archives
afin de
réaliser une gestion efficace des documents et une gestion durable des archives conformément au contexte légal, aux besoins de l'organisation et aux développements actuels.
Finalités
En tant quegestionnaire de l'information
- organiser et coordonner les activités des services dans le domaine de la gestion de l’information
afin de
- garantir la disponibilité et l’accessibilité de toutes les informations ayant une valeur administrative et juridique pour le service.
Exemples de tâches
- configurer des systèmes de gestion documentaire dans le but d’assurer une collaboration, une gestion des flux de travail, une gestion des métadonnées, ...
- rédiger des directives pour la gestion de l’information, p.ex. concernant le nommage/la description, les métadonnées, les formats, les supports, ...
- conseiller et soutenir les services à organiser efficacement les informations sur support papier et au format numérique (préparer et mettre en œuvre de plans de gestion et de classement de l'information)
- collaborer avec les Archives de l'État pour la création et/ou la mise à jour des tableaux de tri des archives qui déterminent les délais de conservation et le sort final des documents
- superviser la gestion de l’information des services
En tant que
archiviste
- accompagner et contrôler l’acquisition d’archives
afin de
- garantir leur conservation durable (lisibilité, intégrité et authenticité), ainsi que leur mise à disposition des collaborateurs et leur transfert aux Archives de l'État dans la phase statique.
Exemples de tâches
- élaborer et faire valider des procédures et des directives relatives au transfert, à la description et à l'accessibilité des archives sur papier et au format numérique durant la phase intermédiaire
- apporter un appui pour le tri et le transfert des archives aux Archives de l’Etat
- veiller aux conditions de stockage dans les locaux d'archives: emballage, conditions climatiques, ...
- proposer et mettre en œuvre des directives et des mesures pour la pérennité numérique
- contrôler le bon fonctionnement du système de gestion des archives et/ou du dépôt numérique
En tant que
facilitateur
- accompagner et soutenir les utilisateurs internes et externes
afin de
- faciliter leurs recherches et de ce fait l’exécution de leurs tâches.
Exemples de tâches
- superviser l'accès autorisé aux archives physiques et numériques conformément à la législation applicable, p.ex: la loi relative aux archives, la protection des données personnelles, la publicité de l'administration, la réutilisation des informations du secteur public, ...
- conseiller les utilisateurs internes et externes des archives et mener à bien les recherches
- répondre aux questions
En tant que
formateur/coach
- former des collaborateurs de l'organisation
afin de
- les familiariser avec les directives, les procédures et les outils.
Exemples de tâches
- sensibiliser les collaborateurs à une gestion adéquate des documents et des archives.
- collecter le matériel de formation disponible.
- développer des syllabus et des présentations sur mesure pour le groupe-cible
- donner des séances de formation
En tant que
gestionnaire des connaissances
- développer ses connaissances et se tenir informé de l’évolution dans le domaine
afin de
- proposer des améliorations concrètes au fonctionnement de l'organisation.
Exemples de tâches
- suivre la législation
- réaliser des études pour connaître les évolutions récentes sur le terrain et sur les méthodes de travail.
- suivre des formations
- participer à des journées d’études et à des groupes de travail/réseaux sur la gestion de l’information
Positionnement
La fonction est dirigée par
le conseiller gestion de l’information et des archives – Coordinateur ou le responsable du service.
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.