Identificatie van de functie

Functiecode : NCO001

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Implementeren en opvolgen van het informatie- en archiefbeleid

teneinde

een efficiënt document- en een duurzaam archiefbeheer te realiseren in lijn met de wettelijke context, de noden van de organisatie en de actuele ontwikkelingen.

 

Resultaatgebieden

Als

informatiebeheerder

het organiseren en coördineren van de activiteiten van de diensten op het vlak van informatiebeheer

teneinde

de beschikbaarheid en toegankelijkheid van alle informatie die administratief-juridische waarde heeft voor de dienst te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• configureren van bestaande documentbeheersystemen met het oog op samenwerken, het beheer van werkstromen, het beheer van metadata, ...

• richtlijnen opstellen voor het informatiebeheer bijv. over de naamgeving/de beschrijving, de metadata, de formaten, de dragers,…

• diensten adviseren en begeleiden bij het efficiënt organiseren van papieren en digitale informatie (opmaak en implementatie van ordenings- of informatiebeheersplannen)

• medewerking verlenen aan het Rijksarchief voor de opmaak en/of actualisering van archiefselectielijsten die de bewaartermijn en de definitieve bestemming van documenten vastleggen

• toezicht uitoefenen op het informatiebeheer van de diensten

 

Als

archivaris

begeleiden en controleren van de verwerving van archieven

teneinde

hun duurzame bewaring te waarborgen (leesbaarheid, integriteit en authenticiteit), evenals de ter beschikkingstelling aan de medewerkers en de overbrenging naar het Rijksarchief in de statische fase.

 

Voorbeelden van taken

• richtlijnen en procedures opstellen en laten valideren inzake de overbrenging, beschrijving en ontsluiting van papieren en digitale archieven tijdens de semi-dynamische fase

• ondersteuning bieden bij de selectie en de overbrenging van archieven naar het Rijksarchief

• toezien op de bewaarcondities in de archiefruimten: verpakking, klimatologische omstandigheden…

• richtlijnen en maatregelen voor digitale duurzaamheid voorstellen en implementeren

• toezien op de goede werking van het archiefbeheersysteem en/of het digitaal depot

 

Als

facilitator

interne en externe gebruikers begeleiden en ondersteunen

teneinde

hun opzoekingen en daardoor de uitvoering van hun taken te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken

• toezicht houden op de geautoriseerde toegang tot het fysieke en digitale archief in overeenstemming met de geldende wetgeving: bijv. archiefwet, persoonsgegevens, openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie, …

• interne en externe archiefgebruikers adviseren en opzoekingen in goede banen leiden

• vragen beantwoorden

 

Als

opleider/coach

vormen van de medewerkers van de organisatie

teneinde

hen vertrouwd te maken met de richtlijnen, procedures en tools.

 

Voorbeelden van taken

• het sensibiliseren van medewerkers voor een goed document- en archiefbeheer

• verzamelen van beschikbaar vormingsmateriaal

• ontwikkelen van syllabi, presentaties op maat van de doelgroep

• geven van vormingssessies

 

Als

kennisbeheerder

zijn/haar kennis ontwikkelen en op de hoogte blijven van de evolutie in het vakdomein

teneinde

concrete verbeteringen voor de werking van de organisatie voor te stellen.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de regelgeving

• verrichten van studiewerk om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen

• volgen van opleidingen

• deelnemen aan studiedagen en werkgroepen/netwerken rond informatiebeheer

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, e-mail	dagelijks
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge vragen	per brief, e-mail	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, e-mail, per brief	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen	informeel, e-mail, per brief, formele afspraak	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
particulieren/burgers, studenten, wetenschappers	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal	per brief, e-mail	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur informatie- en archiefbeheer – Coördinator of van de verantwoordelijke van de dienst.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• organisatie van het eigen werk

• de oplossing van dagelijkse problemen die zich voordoen bij de opvolging van de dossiers

• de adviezen aan diensten

• het didactisch materiaal aangeboden tijdens vormingssessies

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het vernietigen van archieven

• de aankoop van materiaal

• de implementatie van nieuwe richtlijnen en procedures

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 en de koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet

• Wet betreffende de openbaarheid van bestuur van 11 april 1994

• Algemene Verordening Gegevensbescherming en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens

• Bepalingen inzake elektronische archivering, ingevoegd in Boek XII, titel 2 van het Wetboek van Economisch Recht (WER) door de wet van 1 juli 2016 (‘Digital Act’)

 

Welke vernieuwingen

• Betere toegankelijkheid van de papieren en digitale dossiers

• Vernieuwing inzake de inrichting van archieven

• Nieuwe richtlijnen en procedures

• Aangepast cursusmateriaal

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Organisatiecontext

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.