Identificatie van de functie

Functiecode : NCO005

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Aansturen en coördineren van de communicatiedienst

teneinde

de interne en externe klanten kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden wat betreft communicatie.

 

De beleidslijnen en de doelstellingen van de organisatie vertalen naar een globaal intern en extern communicatiebeleid en operationele communicatieplannen

teneinde

een doeltreffende communicatie uit te bouwen en zo zowel intern als naar de buitenwereld toe een professioneel imago over te brengen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

organiseren en coördineren van de activiteiten van de medewerkers binnen de communicatiedienst

teneinde

een optimale werking van de dienst te verzekeren en de doelstellingen van het communicatiebeleid van de organisatie te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• vertalen van het beleidsplan van de directie in concrete actieplannen

• prioriteiten stellen in de lopende communicatieactiviteiten

• plannen en coördineren van de verschillende taken binnen de afdeling

 

Als

communicatieverantwoordelijke

organiseren en coördineren van alle interne en externe communicatieactiviteiten van de organisatie

teneinde

een duidelijk, doeltreffend en samenhangend communicatiebeleid te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• nakijken van de finale versie van de interne en externe brochures, de website en het intranet

• kiezen van het meest gepaste medium (pers, e-mail, brochures) kiezen in samenwerking met de beleidsadviseur en de medewerkers

• nakijken van de persberichten

 

Als

deskundige

adviseren en ondersteunen van de organisatie bij hun interne en externe communicatie

teneinde

de inhoud en de vorm ervan te standaardiseren, af te stemmen op het communicatiebeleid en de impact ervan te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen en analyseren van informatie over communicatieacties

• adviseren en aanbevelingen geven aan verantwoordelijken en de directie van de organisatie

• inschatten van de haalbaarheid, het belang en de noodzaak van de verschillende projecten

 

Als

coach

leiden, ondersteunen en motiveren van de medewerkers

teneinde

de ontwikkeling, opleiding en opvolging van elke medewerker te ondersteunen en een optimale werking van de dienst te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• in kaart brengen van de opleidingsbehoeften en opleidingen geven

• stimuleren van de medewerkers via gerichte gesprekken

• voeren van evaluatiegesprekken

• motiveren, ondersteunen en coachen van de medewerkers

• zorgen voor een aangenaam werkklimaat en een motiverende teamgeest

 

Als

contactpersoon

uitbouwen van netwerken van communicatiespecialisten, leden van de pers en andere doelgroepen, zowel binnen als buiten de organisatie

teneinde

een samenhangend correct en actueel communicatiebeleid over te brengen

 

Voorbeelden van taken

• optreden als woordvoerder in overleg met de algemene directie om correct en snel te antwoorden op vragen van de media

• de organisatie vertegenwoordigen tijdens studie- en congresdagen

• in contact treden met verschillende instanties en personen, zowel formeel als informeel

 

Als

eindverantwoordelijke

waken over de praktische organisatie van de communicatieacties

teneinde

een vlotte en doeltreffende communicatie te garanderen zowel op intern als op extern niveau

 

Voorbeelden van taken

• waken over de organisatie en voorbereiding van persconferenties, themadagen en interne informatievergaderingen

• begeleiden van de sprekers tijdens persconferenties en informatievergaderingen

• ervoor zorgen dat alle presentaties en materialen beschikbaar zijn

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de recente ontwikkelingen op het vlak van communicatietechnieken en van de interne ontwikkelingen binnen de organisatie

teneinde

te zorgen voor een geactualiseerde communicatiestroom en een efficiënte werking van de communicatiedienst

 

Voorbeelden van taken

• bijwonen van opleidingen en seminaries

• op de hoogte blijven van de externe en interne ontwikkelingen via brochures, internet en het intranet

• deelnemen aan interdepartementale vergaderingen om ervaringen uit te wisselen

• opvolgen van de vakliteratuur

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke en mondelinge vragen	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	wekelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
cel beleidsvoorbereiding	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal, de stafdirecteur, de voorzitter

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• eigen werkorganisatie

• werkverdeling binnen het team

• communicatiebeleid

• keuze van de verspreidingsmiddelen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• extrabudgettaire uitgaven

• inhoud van de communicatie over gevoelige onderwerpen (perscommuniqués,...)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• instructies van het directiecomité aangaande de inhoud van de perscommuniqués

• algemene communicatierichtlijnen binnen de federale overheid

• interne richtlijnen

• wetgeving over de verspreiding van informatie en respect voor de persoonlijke levenssfeer

• ministeriële richtlijnen

• internationale, Europese en nationale regelgeving inzake privacy van gegevens, toegankelijkheid van informatie,…

 

Welke vernieuwingen

• verbetering van de communicatiemiddelen (internet, intranet, brochures,...)

• werk- en communicatieprocedures

• de vorm van de boodschap en van de informatie (grafische vormgeving, opmaak, beeldvorming,...)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke opleiding

• contacten, netwerken

• gespecialiseerde brochures, vakliteratuur

• internationale, Europese en nationale regelgeving inzake privacy van gegevens, toegankelijkheid van informatie,…

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.