Adviseur managementondersteuning - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NSA078
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Op een kwaliteitsvolle manier adviseren, ondersteunen en informeren van de manager op strategisch en operationeel gebied
teneinde
op inhoudelijk, organisatorisch en beleidsvlak een bijdrage te leveren aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Coördineren en aansturen van het team, belast met de ondersteuning van de manager op vlak van beleid en coördinatie
teneinde
de manager de mogelijkheid te bieden gefundeerde strategische doelstellingen te formuleren en te verwezenlijken.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorinstaan voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen de organisatie
teneinde
de manager te ondersteunen om een maximale efficiëntie en effectiviteit in de dienstverlening te bereiken
Voorbeelden van taken
- coördineren en opvolgen van de opdrachten en werkzaamheden die gezamenlijk door de verschillende diensten onder de manager worden uitgevoerd
- coördineren, overleg plegen met de verschillende diensten en de stafdiensten, alsook bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie,...
- opvolgen van projecten en werkgroepen rond de organisatie en het beleid van de organisatie
Alsbeleidsadviseuradviseren bij het uittekenen van het strategisch plan van de organisatie en bij de evaluatie van operationele acties en mogelijke bijsturingen
teneinde
ondersteuning te bieden bij de realisatie van de verbintenissen die opgenomen zijn in het managementplan of de bestuursovereenkomst
Voorbeelden van taken
- coördineren van het overleg voor concrete actieplannen ter invulling van de strategische doelstellingen
- voorstellen doen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie
- voorstellen doen van verbeteringsprojecten binnen de organisatie op basis van de analyse van de al dan niet bereikte doelstellingen in het managementplan of de bestuursovereenkomst
Alsleidinggevendeleiden, aansturen en opvolgen van een team medewerkers dat instaat voor ondersteuning op het vlak van het beleid en de coördinatie en (eventueel) de administratieve ondersteuning van de manager
teneinde
een efficiënte werking van het team te verzekeren via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker
Voorbeelden van taken
- stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers
- verzekeren en stimuleren van de samenwerking tussen de teamleden
- verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers
- plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan
- motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers
Alsverantwoordelijke interne communicatieverzorgen van de interne communicatie met en de afstemming tussen de verschillende diensten binnen de organisatie
teneinde
consistentie en samenwerking te verzekeren bij de operationele acties die worden ondernomen om het strategisch plan te realiseren
Voorbeelden van taken
- vertalen van het beleid (top-down) via interne vergaderingen, dienstnota's en onderrichtingen
- instaan voor de organisatie en coördinatie van het intern overleg tussen de verschillende diensten
- instaan voor de rapportering aan de manager
Alschange agentopvolgen van verbeterings- en vernieuwingsprojecten die aansluiten bij het strategisch plan
teneinde
ervoor te zorgen dat deze projecten kaderen binnen het strategisch plan
Voorbeelden van taken
- opvolgen van de projectdoelstellingen en het projectplan
- opvolgen van de resultaten van de projectmedewerkers
- opvolgen van de voortgang van het project en bijsturen indien nodig
- evalueren van de projecten in functie van het bereiken van de doelstellingen
Alsintern raadgever/adviseuradviseren van het management en andere betrokkenen wat betreft de eigen specialisatie
teneinde
het management in staat te stellen een beslissing te nemen op basis van een gefundeerd advies
Voorbeelden van taken
- ondersteunen van het management met concrete adviezen
- beantwoorden van interne en externe vragen, parlementaire vragen,...
- behandelen van specifieke dossiers die bestemd zijn voor de manager
Alsvertegenwoordigervertegenwoordigen van de manager (voorzitter, administrateur-generaal of directeur-generaal) bij interne en/of externe instanties
teneinde
het standpunt van de organisatie te verduidelijken en te verdedigen
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan interne coördinatievergaderingen
- deelnemen aan externe vergaderingen om het standpunt van de organisatie te verduidelijken
- deelnemen aan seminaries, congressen, symposia,...
- fungeren als contactpersoon voor verschillende formele en informele netwerken
Alsbeheerderbijstaan van de manager bij het dagelijks beheer van de directie-generaal/de stafdirectie
teneinde
bij te dragen tot een optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel, ICT en logistiek) die ter beschikking worden gesteld van de directie-generaal/stafdirectie
Voorbeelden van taken
- beheren van de werkingsbudgetten van de directie-generaal/stafdirectie
- oriënteren en controleren van de uitvoering van het personeelsplan van de directie-generaal/de stafdirectie
- organiseren van de logistieke omkadering van de medewerkers
- organiseren van de evaluatiecyclus
- goedkeuren van de aanvragen van de diensten voor kleinere aankopen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonljik contact
|
dagelijks
|
management
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
maandelijks
|
Interne diensten
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact, vergadering
|
dagelijks
|
Interne diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
externe instanties
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
en tant que dossier
|
wekelijks
|
Interne diensten
|
mondelinge adviezen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
Interne diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke adviezen en nota's
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
externe instanties
|
schriftelijke adviezen en nota's
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur-generaal / de administrateur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- beleidsadviezen aan het management
- voorstellen voor verbeterings- en/of vernieuwingsprojecten
- organisatie en werkverdeling binnen het eigen team
- operationele beslissingen in het kader van de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden
- beantwoorden van interne en externe vragen
De functie moet autorisatie vragen voor
- bijsturen van verbeterings- en vernieuwingsprojecten
- formele administratieve en financiële beslissingen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de regelgeving gekoppeld aan de specificiteit van de organisatie
- de regelgeving binnen verschillende domeinen (budget, begroting, evaluatiecycli, BPR,...)
Welke vernieuwingen
- voorstellen voor verbeterings- en/of vernieuwingsprocessen
- verbeteringen van de interne werkprocessen en procedures
- voorstellen doen inzake de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie
Gebaseerd op welk referentiekader
- het managementplan en de strategische doelstellingen van de organisatie
- beslissingen van het directiecomité en de manager
|