Identificatie van de functie

Functiecode : NSA077bis

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Coördineren en leiden van de medewerkers, advies en ondersteuning verlenen aan de manager op organisatorisch, inhoudelijk en beleidsvlak en bij het bevorderen van de relaties tussen diensten, voornamelijk binnen de organisatie

teneinde

de manager toe te laten de doelstellingen van het managementplan te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

dossiercoördinator

plannen, coördineren en opvolgen van de opdrachten en dossiers bestemd voor de manager, uitgevoerd binnen de dienst(en) van de manager

teneinde

te verzekeren dat deze opdrachten en dossiers worden afgewerkt volgens de vooropgestelde richtlijnen, tijdsplanning en kwaliteitsvereisten.

 

Voorbeelden van taken

• coördineren en opvolgen van opdrachten die gezamenlijk door de verschillende diensten of cellen onder de manager worden uitgevoerd en zorgen voor de onderlinge communicatie en afgestemde actie

• dossiers centraliseren, verspreiden en voorbereiden

• plannen van de opdrachten en de behandeling van dossiers, uitschrijven van richtlijnen en toezicht houden op de termijnen, procedures, vorm,...

• overleg plegen en bevorderen van de samenwerking met verschillende horizontale diensten

• informeren van en rapporteren aan de manager/medewerkers/diensten

 

Als

leidinggevende

aansturen, motiveren en begeleiden van een team van medewerkers

teneinde

een efficiënte werking van de dienst te verzekeren door de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker.

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers

• plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan

• motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers

• informeren, begeleiden van de medewerkers, hun ontwikkeling ondersteunen,...

• ontwikkelen van een teamgeest

 

Als

strategisch adviseur

advies verlenen bij en meewerken aan het opstellen van het managementplan en/of de actieplannen, en beantwoorden van vragen die gericht zijn aan de manager

teneinde

de manager via een gefundeerd advies en een concrete ondersteuning in staat te stellen beleidskeuzes te maken en de doelstellingen te bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• advies verlenen op vergaderingen en aan de manager en antwoorden op parlementaire vragen

• ondersteunen van de manager bij de invoering van nieuwe methoden en technieken

• opvolgen van de relevante reglementering en/of andere technische aspecten

 

Als

kennisbeheerder

verzamelen, bewaren en beheren van informatie die relevant is voor de dienst en de interne en externe communicatie bevorderen

teneinde

alle relevante documenten ter beschikking te stellen en informatie intern en extern te verspreiden.

 

Voorbeelden van taken

• informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen binnen de dienst

• fungeren als aanspreekpunt voor verschillende diensten

• instaan voor de interne en externe communicatie

• informatie verschaffen of coördineren voor internet en het intranet

• projectverantwoordelijke zijn binnen projecten voor informatieverspreiding of -bewaring

 

Als

kwaliteitsbeheerder

opvolgen van de kwaliteit van de correspondentie, de dossiers en de werkprocedures

teneinde

documenten en procedures te garanderen volgens de kwaliteitsrichtlijnen.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de kwaliteit van uitgaande stukken (de inhoud en de vorm ervan nagaan, bijsturen, valideren,...)

• evalueren en verbeteren van de eigen en andere werkprocedures (reactietijd, kwaliteit,...)

• evalueren en verbeteren van de communicatie

 

Als

raadgever

advies verlenen en ondersteuning bieden bij het voorbereiden en behandelen van dossiers

teneinde

een efficiënte behandeling en uitwerking ervan te garanderen op basis van een gefundeerd advies.

 

Voorbeelden van taken

• dossiers behandelen vanuit de eigen expertise, meestal in samenwerking met anderen

• deelnemen aan werkgroepen, symposia, congressen...

• opvolgen van technische aspecten, checken van technische dossiers, antwoorden op parlementaire vragen,...

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	vragen	mondeling of schriftelijk	dagelijks
medewerkers	vragen	mondeling of schriftelijk	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	adviezen	mondeling of schriftelijk	dagelijks
mederwerkers	adviezen	mondeling of schriftelijk	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De directeur-generaal / De voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• correcties op bepaalde activiteiten (dossiers, correspondentie,...) van andere medewerkers of andere diensten

• dagelijkse werking van de dienst

• voorzitten van bepaalde vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een budgettaire impact

• strategische en politieke problematieken

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering

• instructies van de manager

 

Welke vernieuwingen

• optimaliseren van werkprocessen

• verbetering van de werking van de dienst

• voorstellen betreffende het strategisch en operationeel plan

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen kennis en ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.