Identificatie van de functie

Functiecode : DSA062

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bijstaan van de chef van de afdeling "Coördinatie van de buitendiensten" in het beheer van de afdeling en de coördinatie van de buitendiensten

teneinde

bij te dragen tot het op een optimale manier bereiken van de doelstellingen die voor de afdeling en de buitendiensten vastgelegd zijn.

 

Het uitvoeren van de opdrachten met respect voor de instructies van de afdelingschef en de directie, door de beschikbare budgettaire, menselijke en materiële middelen zo goed mogelijk aan te wenden

teneinde

de goede werking van de afdeling en de buitendiensten te verzekeren, evenals hun interactie met de andere diensten.

 

Resultaatgebieden

Als

adjunct-chef van de dienst

plannen en coördineren van de activiteiten in overleg met de dienstchef

teneinde

de doelstellingen en normen van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het bijstaan van de dienstchef in het operationeel beheer van de buitendiensten

• het garanderen van een identieke toepassing van alle reglementaire en administratieve bepalingen (zowel met betrekking tot de opdrachten als tot het beheer van de instelling) in de 3 gewesten van het land

• het voorleggen van de aanbevelingen van de regionale coördinatoren over de personeelsverdeling tussen de buitendiensten aan de dienstchef en het formuleren van standpunten

• het opstellen van een planning, het bepalen van prioriteiten, het organiseren en opvolgen van taken

• het op de hoogte brengen van de directe medewerkers, de regionale coördinatoren en de buitendiensten van de concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden; het vernieuwen, bijsturen en opvolgen van de resultaten; het bieden van ondersteuning aan de ondernomen acties; actief meewerken aan het formuleren van de strategie van de dienst en de implementering ervan; het vertalen van de strategie op operationeel niveau

 

Als

adjunct-chef van de dienst

vervangen van de dienstchef tijdens zijn/haar afwezigheid

teneinde

de continuïteit van de werking van de dienst te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van de dagelijkse taken van de dienstchef

• het leiden van vergaderingen

• het verzekeren van de communicatie binnen de dienst

• het doorgeven van de informatie aan de medewerkers, regionale coördinatoren, buitendiensten en andere afdelingen

 

Als

intern adviseur

samenwerken met de dienstchef

teneinde

de organisatie van het werk en de strategie van de dienst op te stellen, zodat de dienst optimaal kan functioneren

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de stromen en de interne processen van de dienst

• nadenken over mogelijke verbeteringen van de organisatie en van de strategie en deze aan de adviseur voorleggen

• het trekken van conclusies uit de analyses en het definiëren van de strategie van de dienst

• het aanwenden van deze organisatorische en strategische verbeteringen

 

Als

bemiddelaar en contactpersoon

onderhouden van de interne communicatie binnen de dienst, evenals de communicatie met de andere diensten

teneinde

de overdracht van informatie naar de andere afdelingen en buitendiensten toe te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan de overlegvergaderingen; het doen overeenstemmen van de planning van zijn/haar dienst met de andere diensten en met de prioriteiten die door de hiërarchische meerderen werden vastgelegd

• het opvolgen van dienstmededelingen, nieuwe regels en procedures, ...

• toezien op de logistieke ondersteuning van de buitendienst (het zoeken van oplossingen voor problemen op het vlak van personeel, informatica, financiën, materiaal, ...)

• het verzekeren van de opvolging van de werkloosheidswetgeving en van de andere sociale wetgevingen, in het bijzonder op het vlak van haar weerslag op de werking van de buitendiensten en op de relaties tussen de buitendiensten en de sociaal gerechtigden

• erop toezien dat de logistieke afdelingen van het hoofdbestuur de opdrachten die toevertrouwd zijn jegens de buitendiensten correct uitvoeren; het verstrekken van de nodige informatiedragers aan de buitendiensten en aan de sociaalgerechtigden; het verstrekken van reglementair advies aan de buitendiensten

 

Als

coach

alles in het werk stellen en het geven van adviezen aan de leden van de dienst

teneinde

bij te dragen aan hun ontwikkeling en hen zoveel mogelijk vooruitgang te laten boeken

 

Voorbeelden van taken

• het vastleggen van de te bereiken doelstellingen voor de dienst

• het evalueren van de verwezenlijking van deze doelstellingen

• het voeren van persoonlijke gesprekken met de medewerkers en het bepalen van de concentratiepunten en de aanwezige en te ontwikkelen vaardigheden

• het begeleiden, ondersteunen en stimuleren van elke persoon in zijn/haar vooruitgang

• het geven van zowel positieve als negatieve, opbouwende feedback over hun manier van werken; het doen toenemen van hun inzicht in de eigen sterktes en zwaktes; als vertrouwenspersoon het formuleren van oplossingen voor persoonlijke situaties

 

Als

medewerker van de regionale coördinators

ondersteunen en coördineren van hun opdrachten en taken

teneinde

de werking van de buitendiensten (uitbetalingsbureaus) te optimaliseren en uniform te maken

 

Voorbeelden van taken

• met de hulp van de regionale coördinatoren toezien op de toepassing van de nieuwe werkmethoden.

• het ontwikkelen van initiatieven ter verbetering van de dienstverlening, lokale opleidingsplannen, actieplannen voor de preventie van onterechte betalingen en voor de recuperatie van de uitkeringen

• het regelmatig bezoeken van de buitendiensten om vertrouwd te raken met hun werkmethoden, hun concrete werking, hun problemen en het zoeken naar oplossingen

• het opvolgen van de boordtabellen in samenwerking met de regionale coördinatoren: het analyseren van de resultaten, het zoeken naar oplossingen voor de vastgestelde problemen, het verbeteren van de indicatoren, ...

• deelnemen aan de vergaderingen van de regionale coördinatoren met de verantwoordelijken van de uitbetalingsbureaus

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het afdelingshoofd "Coördinatie van de buitendiensten"

 

De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.